Bolesti malých firem – HR
Když vstoupíte do nové malé firmy, první osobou, se kterou se obvykle setkáte – pokud to není přímo majitel – je někdo z oddělení financí, ekonomiky nebo v lepší případě lidských zdrojů. Často to bývá asistentka, která má na starosti administrativní úkony. Někdy to ale může být i účetní nebo někdo, kdo byl jednoduše pověřen touto rolí, a to i bez předchozích zkušeností v oblasti HR.
Tento první kontakt je pro nového zaměstnance klíčový, protože se jedná o chvíli, kdy se nastavují první dojmy o firemní kultuře a organizační struktuře. A právě na tomto místě často začínají vyvstávat problémy, zejména v malých firmách, kde může být personální oddělení neformální, přetížené nebo zcela neexistující.
Výhody práce v malé firmě
Práce v menší společnosti může na první pohled působit jako výzva, zejména pokud jde o omezené HR zdroje. Pro mnoho lidí je však právě tento typ prostředí ideální. Češi jsou v tomto ohledu rozděleni – zatímco jedna polovina preferuje přehlednost a blízkost týmů v malých firmách, druhá dává přednost robustní a často nepřehledné struktuře velkých korporací.
Proč tedy někteří zaměstnanci aktivně vyhledávají práci v menších organizacích? Důvodem je především unikátní firemní kultura. Možná vy, co v takových firmách pracujete nebo je přímo vlastníte víte ještě lépe, v čem je jejich přidaná hodnota.
Malé firmy totiž často nabízejí otevřenější a pružnější pracovní prostředí, kde si zaměstnanci mohou lépe přizpůsobit práci svým potřebám. Tato kultura spíše podporuje spokojenost a pomáhá udržovat zdravý poměr mezi prací a osobním časem. Ačkoli každé pracovní prostředí má své klady i nevýhody, výběr záleží na tom, co je pro vás skutečně důležité. Malá firma vám může nabídnout blízkost, prostor pro růst a prostředí, které vás může naplňovat.
Téma lidí v malých firmách
Budování důvěry v organizaci je nejen vhodné, ale i zásadní. Jádrem tohoto poslání je oddělení lidských zdrojů. Personalisté řídí dynamiku vztahů mezi zaměstnavatelem/ majitelem a zaměstnanci, a tak ztělesňují určité hodnoty, jako jsou transparentnost, spravedlnost nebo spolehlivost. Je to však upřímně složitý tanec, náchylný ke střetům zájmů a lidským chybám.
„Podle průzkumu z roku 2023 mělo až 39 % malých firem problém obsadit volná pracovní místa, přičemž hlavními důvody byly nedostatek kvalifikovaných uchazečů a nedostatečné dovednosti, zejména měkké dovednosti.“ (zdroj)
Mnoho firem se snaží vybudovat si spolehlivé HR „personální oddělení“ – pokud vůbec nějaké specializované oddělení mají. Nedávný průzkum menší společnosti zjistil, že až 87 % zaměstnanců pracovalo ve firmě, která neměla HR oddělení, což podle více než poloviny dotazovaných může přispívat k nedobrému až toxickému prostředí na pracovišti.
Společnosti, které personální oddělení mají, na tom nemusí být o mnoho lépe. Mnohé z nich jsou dle dotazovaných neprofesionální 48 %, nedůvěryhodné 32 % a že zaměstnanci mají pocit, že se nemají kde svěřit, když je problém 43 %.
Proč malá firma potřebuje HR
Když mají zaměstnanci pocit, že se nemají kam obrátit, je opravdu mnohem méně pravděpodobné, že ve vaší společnosti zůstanou dlouhodobě. Vybudování personálního oddělení jako skutečného zdroje podpory a zodpovědnosti pro zaměstnance má velký vliv na zlepšení komfortu, morálky a udržení zaměstnanců.
„19 % malých podniků říká, že nábor a udržení zaměstnanců je jejich největší výzvou pro rok 2024.“ (Zdroj)
I když ne všechny malé firmy čelí problémům v oblasti lidských zdrojů, ale mnoho z nich bojuje s výzvami, které mohou působit neprofesionálně. Podle průzkumů téměř polovina zaměstnanců v menších firmách považuje personální strukturu své společnosti za neorganizovanou nebo neodbornou. Důvodem jsou často omezené zdroje, nedostatek specializovaného personálu a nedostatečné procesy, které by zajišťovaly hladký chod HR operací.
Jsou tu i další klíčové problémy, které tyto menší firmy a podniky mají:
- Dezorganizace, protože chybí jasně definované procesy, což může vést ke zmatkům a chybám, kumulaci práce atd.
- Špatná komunikace, kdy se informace se často šíří neefektivně, což zvyšuje riziko nedorozumění a s tím rostoucí napětí.
- Neschopnost řešit konflikty, protože nedostatečně vyškolený HR personál často nezvládá základní mezilidské problémy.
Celá kombinace těchto tří oblastí dokáže z malých organizací udělat přes noc ještě menší.
Bez kvalitního HR zázemí může firma také zaostávat v oblastech, jako je nábor zaměstnanců, jejich adaptace a další rozvoj, ale i dodržování pracovněprávních předpisů, vedení dokumentace nebo řešení konfliktů na pracovišti.
To vše se ještě dále komplikuje, pokud je ve firmě jediná osoba zodpovědná za HR a ta musí k tomu zvládat ještě další pracovní povinnosti – což je běžná situace pro 75 % respondentů. Ještě složitější je situace, kdy HR operace řídí přímo manažer nebo majitel, což potvrzuje osm z deseti zaměstnanců. Taková situace často vede k přehlížení dalších a dalších důležitých aspektů.
Konflikty a jejich řešení
HR má být neutrálním bodem, kam se zaměstnanci mohou obracet s problémy. V malých firmách je však běžné, že HR povinnosti přebírá šéf firmy. To může vytvářet nepříjemné prostředí, kde se zaměstnanci obávají řešit problémy otevřeně. Navíc i tehdy, když šéf neřídí celé firmě zapojení do personálních operací, to vadí 65 % zaměstnanců. Každý je zkrátka specialista na něco a všichni všechno nezvládnou, i když toto je nešvar především českých firem. Ačkoliv malé firmy čelí specifickým výzvám, profesionální přístup k HR může zásadně ovlivnit jejich úspěch a spokojenost zaměstnanců.
HR outsourcing: Optimální řešení pro malé firmy
Pro malé firmy, které čelí omezeným zdrojům a kapacitám v oblasti HR, představuje outsourcing lidských zdrojů ideální řešení. Externí HR služby umožňují přístup ke zkušeným odborníkům, aniž by bylo nutné zaměstnávat plnohodnotného HR specialistu. Tím se snižují náklady, zvyšuje efektivita a eliminuje riziko neprofesionálního přístupu.
HR Outsourcing navíc pomáhá firmám zvládat složitou personální agendu, od náboru a administrace zaměstnanců až po dodržování právních předpisů, a poskytuje klid, že důležité procesy jsou v rukou expertů. Tímto způsobem se vedení firmy může plně soustředit na své klíčové obchodní cíle, zatímco HR zůstává na vysoké úrovni.
S čím bojují malé HR ve firmách?
Navázání důvěryhodných vztahů ve firmě je klíčové nejen pro každodenní provoz, ale i pro dlouhodobý úspěch. Pokud máte v současné době problémy se svým personálním oddělením nebo ho potřebujete vytvořit, mohou vám tyto strategie posloužit jako praktický plán, který lze snadno přizpůsobit jedinečné kultuře a potřebám každé organizace.
Transparentní komunikace
Jasný, konzistentní a transparentní komunikační vzorec zahrnuje otevřené, upřímné a obousměrné dialogy mezi personálním oddělením a zaměstnanci. Znamená to pravidelné sdílení relevantních informací o fungování společnosti, jejích cílech, změnách a rozhodnutích, což snižuje nejistotu, spekulace a nedorozumění. Zahrnuje to také poskytování konstruktivní individuální zpětné vazby, informování zaměstnanců o zásadách a postupech a vytváření platforem pro vyjádření jejich myšlenek a obav.
Vedení příkladem
Odborníci na lidské zdroje by měli praktikovat to, co hlásají. Jděte příkladem, abyste ukázali, jaké chování od svých zaměstnanců očekáváte. To znamená důslednost mezi slovy a činy, důsledné dodržování zásad a postupů, projevování profesionality a poctivé, spravedlivé a respektující jednání s každým.
Politika otevřených dveří
Politika otevřených dveří podporuje zaměstnance, aby se podělili o své nápady, obavy a zpětnou vazbu bez obav z negativních důsledků. Poskytnutí prostoru zaměstnancům k diskusi o jakémkoli problému, ať už se jedná o pracovní výzvu, inovativní návrh nebo osobní problém ovlivňující jejich práci, dává vašim zaměstnancům jistotu, že jejich hlas je vyslyšen a ceněn. Pomáhá to také přispět k celkově empatičtější firemní kultuře.
Spravedlnost a respekt
Spravedlivé zacházení se všemi úrovněmi vašich zaměstnanců, bez ohledu na jejich pracovní zařazení nebo funkci, ujišťuje každého, že je ceněn a respektován. To znamená poskytovat rovné příležitosti ke kariérnímu růstu a nestrannému hodnocení výkonu, rovnoměrně rozdělovat výhody nebo odměny a pohotově řešit konflikty. Zahrnuje také zásady proti zvýhodňování, diskriminaci a jakékoli formě předsudků na pracovišti.
Rozvoj důvěry
Personální oddělení má obvykle přístup k velkému množství osobních informací o zaměstnancích, proto je nezbytné zajistit, aby personalisté brali své povinnosti vážně. Vaši zaměstnanci by měli mít plnou důvěru, že jejich soukromí nebude narušeno a že jejich citlivé informace jsou v bezpečí a je o ně postaráno.
Pamatujte, že důvěra není luxus – je to nutnost. To, jak moc vám zaměstnanci důvěřují, má přímý vliv na produktivitu, spokojenost zaměstnanců a vaše hospodářské výsledky. Ať už teprve začínáte, nebo obnovujete svůj personální proces, zavedení strategií pro budování důvěry je konkrétním krokem k udržitelnému úspěchu.
Závěrem
Pokud z důvodu nákladů nebo nemožnosti sehnat odborníka na hlavní pracovní poměr, vždy je tu řešení. HR outsourcing může být ideálním řešením. Externí HR služby přinášejí odborné znalosti, technologie a procesy, které zajistí nejen dodržování právních předpisů, ale i bezpečnost údajů zaměstnanců.
Díky outsourcingu mohou tak malé firmy získat přístup k profesionálním HR specialistům, aniž by musely investovat do rozšiřování interního týmu nebo tuto roli kumulovat na někoho jiného.
Tento váš krok jako majitele umožňuje soustředit se na růst a rozvoj firmy, přičemž personální agendu i správu dat necháváte v rukou expertů. Outsourcing HR tedy představuje efektivní způsob, jak zvýšit kvalitu personálních procesů, aniž by firmy musely obětovat flexibilitu nebo kontrolu nad svými operacemi.
Držím vám palce.
