🕓 6 min. čtení

Efektivní uspořádání kanceláří udržuje vysokou morálku zaměstnanců, umožňuje produktivitu a optimalizuje pracovní postupy, říká studie pracovního prostředí.

Kdysi dávno v každé firmě byly kanceláře. Nebyly ze skla, stejně jako konferenční místnosti v roce 2019, ale byly vyrobeny ze sádrokartonových desek a byly obvykle natřeny neutrální a nudnou barvou, jako mnoho zdí, které znáte. V průběhu času ale kancelářské zdi ustoupily do kójí. Pro mnoho kancelářských pracovníků jsou také kanceláře zcela bez zdí, a nakonec už zůstaly jen ty stoly a prostor kolem nich.

Více než jen umístění určitého počtu lidí do stejného prostoru, výběr prostor a jejich celkové rozvržení by mělo záviset na typu práce, pracovních postupech, ale také estetice, vybavení a v neposlední řadě komunikaci, a dokonce i značce zaměstnavatele.

Pokud se chystáte budovat kanceláře vaší společnosti, čtěte dál, abyste se dozvěděli o různých typech rozvržení kanceláří a jejich funkcích a především, abyste zjistili, která funkce je pro vaše podnikání nejlepší.

Osobně kladu důraz především na druh práce, proces úkolu, týmovou a projektovou komunikaci a celkový design podpořený značkou zaměstnavatele.

Open space  – otevřený prostor

S rozšiřováním startupů spolu s jejich zaměstnanci generací Z a dalších, jsou otevřené kanceláře populární volbou. Tyto kanceláře se vyznačují nedostatkem kójí a příček. Stoly jsou uspořádány v řadách nebo shlucích v otevřeném prostoru. Tento prostor je vhodný pro plochou hierarchickou organizaci, jako jsou startupy a technologické společnosti. Mezi výhody patří nedostatek bariér mezi zaměstnanci, což umožňuje komunikaci. To znamená v souhrnu, že rozhodnutí se dělají rychleji, což vede k rychlé akci a zvýšení efektivity práce.

Kancelář s otevřeným plánem je také cenově dostupnější, protože zde nejsou žádné příčky ani místnosti, které by se stavěly. Tímto způsobem může přirozené osvětlení proudit celou kanceláří a je zapotřebí méně umělého osvětlení a klimatizace.

Běžné chyby v tvoření open space uspořádání jsou, že nemají dostatek zasedacích místností ani soukromých prostorů. Mnoho startup kanceláří má živé otevřené rozvržení, která jsou hlučná, rušivá, a postrádají soukromí. Zatímco otevřené komunikace umožňují efektivní práci, zaměstnanci ale stále potřebují tiché a soukromé prostory a místnosti, aby mohli volat a vést diskuse s kolegy.

Otevřené kanceláře totiž ignorují některé základní prvky lidského psychologického vývoje. Když děláte duševní práci, budete to dělat lépe v prostředí, které je obecně méně energizující.

Osobní kanceláře – uzavřený prostor

Tento druh prostoru je vhodný pro ty, kteří vykonávají specifickou individuální práci nebo kteří mají časté individuální schůzky s klienty, jako jsou právnické nebo účetní firmy, zdravotníci. Mezi výhody patří to, že zaměstnanci mají své vlastní kanceláře, které si mohou dle svého vlastního uvážení upravit, dle svých profesních a osobních potřeb. Soukromí, klid a zaměření jsou hlavními výhodami těchto pracovních prostorů.

Běžné chyby u těchto kanceláří jsou pak především v izolaci. O to více prostoru je pak třeba ve vytváření míst a prostorů, kde je možná další spolupráce a interakce s kolegy. Snížení firemní komunikace může mít pak za následek nespočet různých bariér a komplikací ve vztazích mezi kolegy.

Kóje – polouzavřený prostor

Další frekventovaný kancelářský design je se stoly, které jsou určeny uvnitř vymezeného prostoru – kóje. Kóje mohou být dále uspořádány ve dvou rozloženích, nebo v řadě, kde jsou skříně uspořádány vodorovně přes místnost. Tento druh uspořádání je vhodný pro velké organizace s jednotlivci nebo týmy, které vyžadují určité soukromí jako banky, telemarketingové společnosti a auditorské firmy.

Výhody tohoto druhu prostoru jsou pak především v rovině ochrany soukromí. Umožňují rychlou a otevřenou komunikaci a zároveň nabízejí klid a zmírňující rozptýlení pro soustředěnou práci, telefonní hovory a citlivé dokumenty.

Běžným problémem je pak nevhodné uspořádání míst. Společnost může například umístit všechny své operační týmy na jedno patro a obchodní týmy na druhé. I když to má smysl v organizační struktuře, zabraňuje to pracovnímu postupu. Například manažeři z jednoho týmu musí úzce spolupracovat s prodejním týmem, takže je nejlepší uspořádat sezení podle pracovního postupu.

Příliš mnoho skříní do malého prostoru je další společnou chybou designu. Výsledkem jsou úzké chodníky, hlučné prostředí a nepořádek.

Klastr – zónový prostor

Se skříněmi nebo bez nich, je základem týmového uspořádání kanceláří seskupování týmů do klastrů a určených zón v kanceláři pro usnadnění komunikace a pracovního postupu. Pro organizace s více týmy, které mají velmi odlišné role, nebo týmy, které mají mnoho komunikačních vazeb, jako jsou třeba reklamní agentury. Výhodou je jednoznačně usnadnění komunikace v rámci týmů, zatímco lidé s podobnými rolemi a prací potřebují používat stejný prostor.

Nedostatky jsou pak v zanedbání významu zasedacích místností a soukromých míst za předpokladu, že lidé, kteří potřebují spolupracovat, už spolu sedí. Vyhrazené prostory pro seskupení jako jsou zasedací místnosti a jídelny jsou důležité pro podporu komunikace a posílení sociální interakce mezi zaměstnanci.

Závěrem

Dle mne je dobrou zprávou to je, že trendy se již odklánějí od otevřených kanceláří ve prospěch návrhů, které mají řadu typů prostor, včetně těch, které umožňují pracovníkům soukromí a úlevu od neustálé stimulace. Různé druhy prostor jsou vhodné pro pokrytí potřeb zaměstnanců a jejich pracovního postupů.

Vhodné pracovní uspořádání má pak za následek lepší spokojenost v práci, nižší fluktuaci, menší výskyt komunikačních problémů a celkově vyšší produktivitu firmy.

- Reklama -