Určitě už jste někdy zažili tu otravnou situaci, kdy se musíte účastnit úplně zbytečné pracovní porady. Bohužel, pro některé lidi to není jednorázový problém, ale skutečná noční můra. A nový průzkum ukazuje, že snahy o zlepšení této situace v postpandemické době selhaly naprosto. Právě naopak, situace se ještě zhoršila!
Zbytečné debaty a prázdné řeči se slyší ze všech stran, a to i více než dřív. Je to frustrující pro všechny, kteří si uvědomují, jak cenný čas takhle proplýtvává.
Žvaníš ty, žvaním já
V průzkumu mezi, který provedlo Future Forum zabývající se pracovními tématy vedoucí pracovníci uvedli, že podle jejich názoru je téměř polovina, tedy až 46 %, týdenních porad v podstatě totální ztrátou času. To je značná část jejich rozvrhu, vezmeme-li v úvahu, že tito vedoucí pracovníci stráví každý týden přibližně 25 hodin na nejrůznějších schůzkách, od aktualizací produktů až po videohovory.
Možná si říkáte, že je to ku prospěchu věci, vše řádně probrat a dát úkolům jasný směr. Jenže ono to tak ve skutečnosti není. Vedoucí pracovníci v průzkumu uvedli, že se těchto schůzek účastní především proto, že od nich očekávají užitečnost a produktivitu, ale že v mnoha případech by stejné informace mnohem efektivněji předal mimo jiné e-mail.
Proč se scházet?
Manažeři a zaměstnanci si odjakživa stěžovali na dlouhé a neproduktivní schůzky. Špatné řízení schůzek a jejich organizace poškozuje angažovanost a podle některých výzkumů dokonce zvyšuje pravděpodobnost, že zaměstnanec dá výpověď. Dokonce se odhaduje, že neproduktivní schůzky stojí firmy miliony korun ročně. Ale vzhledem k rostoucí závislosti firem na online schůzkách a nyní i k oslabující ekonomice mnozí personalisté doufali, že vedoucí pracovníci budou pečlivě zkoumat, zda jejich postupy nejsou neefektivní.
Strach z nemluvení
Manažeři se na jedné straně snaží snížit počet těchto neproduktivních schůzek, ale zase na opačné straně se obávají možného potlačení týmové spolupráce. Asi jsme slyšeli prohlášení manažerů velkých firem, že vlastně nikdo dnes nemá plnou kontrolu nad tím, jak se ve firmě komunikuje. To mohu potvrdit i ze svých auditových zjištění. Ano, nějak se komunikuje, ale ve většině s tím jak, zaměstnanci nejsou spokojení.
Schůzky potřebujeme
Vědci, odborníci, poradci a koučové se shodnou, že schůzky jsou účinné. Schůzky jsou totiž srdcem byznysu a pokud jsou správně vedeny, dokáží být důležitým nástrojem pro zapojení zaměstnanců a vytěžení jejich přispění. Schůzky prohlubují naše vztahy a ověřují naše zjištění, případně směřují naše cesty.
Není porada jako porada
Porada není jen tak obyčejné setkání. Existuje celá řada triků a nových postupů, které mohou pomoci zvýšit produktivitu porad. Zkrácení délky na maximálně 20 minut a omezení počtu účastníků jsou jen některé z doporučení. Důležité je také mít jasně stanovený program a následně sdělit shrnutí klíčových bodů, termínů a přiřazených úkolů.
V dnešní době se však manažeři musí naučit i nové dovednosti, a to především umění vést produktivní rozhovory během schůzek. Proto by měli zabránit situacím, kdy se schůzka protáhne nekonečně a nic se neřeší, nebo se účastníci ztrácí v nekonečných debatách a nic se neřeší konkrétně.
Co se musí manažeři v dnešní době naučit především je však změnit strukturu těchto schůzek. Vedoucí porad se musí naučit vést během schůzek produktivnější rozhovory. Tedy nedopouštějte se tohoto:
„Komu není shůry dáno, svolá denně poradu.“
