Firemní zásady a principy se liší od poslání, vize a hodnotových prohlášení. Jsou vodítkem pro rozhodování, zejména v rozhodných okamžicích, a pomáhají společnostem vysvětlit jejich rozhodnutí zainteresovaným stranám.
Firemní zásady
„Chcete-li vytvořit zásady pro svou organizaci, identifikujte její jedinečné vlastnosti. Čerpejte poznatky z těchto klíčových rozhodnutí. Zapojte zaměstnance do navrhování a upřesňování zásad a slaďte je s cíli a strategiemi. “ Než se dáme do tématu zásad, projdeme si, jak to vypadat nemá.
Být vzorem
Pamatuji si majitele jedné společnosti, jeho firma měla vznosné zásady, jak se ohleduplně chovat ke společnosti a přírodě. Najednou po sociálních sítích kolovala fotografie, jak parkuje své BMW na ploše hřiště a zahrádky školky, „nebylo kde zaparkovat“, píše jako odpověď na negativní kritiku svého jednání. V kontextu jeho firmy a firemních zásad je to však něco, nad čím kolegové a zaměstnanci zakroutí hlavou. „Takové zásady jsou na nic, když je nedodržuje ani šéf!“ říkají.
Někdy tedy zásady mohou být skutečně falešné a někdy mohou firmu nutit k něčemu, co opravdu nechcete. Jako když zásadou je „hlavně prodat“, a maržovost produktů nebo etické chování prodejců je pryč. Nebo když cílem zásad je „chováme se zodpovědně“ a majitel na teambuildingové akci přes noc zničí v alkoholovém opojení své Ferrari na okruhu.
Už jsem viděl, slyšel a dokumentovat tolik omylů, nedostatků a chyb, že mám pocit, že firemní etika, kodex nebo řád, jsou pro management jen výsměch a primárně slouží hlavně pro řízení a organizaci podřízených, ale nemůžeme házet všechny do jednoho pytle.
Co je zásada nebo firemní princip
Mnoho firem, podniků a organizací používá termíny „hodnoty“ a „zásady“ zcela zaměnitelně. Jejich zaměňování vede k promarnění příležitosti. Hodnoty vyjadřují velice široký smysl toho, co organizace považuje za hodnotné. Etický kodex firmy například podporuje „poctivost“ nebo „integritu“ a „důraz na zákazníka“.
Hodnoty jsou důležitým východiskem pro vytváření firemní kultury a signalizují závazky organizace. Na rozdíl od principů však nejsou účinné při usměrňování jednotlivých rozhodnutí v rámci organizace, zejména pokud volby zahrnují důležité kompromisy nebo konkurenční priority. Hodnoty firmy tedy sdělují pouze aspirace, nikoli však strategie. Zásady jsou poučnější. „Neprodáme produkt, dokud bychom ho sami nepoužívali“, to je firemní princip.
Princip z lat. principium počátek, je základní a obecně uznávané myšlenkové východisko, zásada, pravidlo, zákon, které se nedokazuje, ale z něhož lze chápat nebo odvozovat další důsledky pro naše jednání nebo poznání. Zásada je interní soubor firemních pravidel. Zásady jsou často jedinečné pro danou organizaci a obvykle se značně liší od zásad konkurence.
Tak třeba společnost Lidl má následující zásady: „Jednáme tak, aby zákazník byl vždy spokojen“ nebo „Obklopujeme se schopnými zaměstnanci – v každé oblasti je zajištěna zastupitelnost.“ Nebo společnost Klüber má zásady „Naši zaměstnanci jsou naše síla.“ a „Jsme odpovědní za své produkty.“
Všechny tyto zásady na nejrůznějších webech zní silně, skvěle a výstižně, otázkou je, jestli firmy těmito zásadami skutečně žijí a prvky těchto zásada najdete v rozhovorech se zaměstnanci nebo zdali se odráží ve firemní kultuře, ale to není teď tématem článku.
Jak pevné jsou vaše zásady
Zásady by především neměly být sporné, protože někdy vedou k nevhodnému způsobu řešení nebo chování. Také by měly být přenositelné, aby je bylo možné aplikovat na více scénářů napříč odděleními a rolemi. Zde je několik obecných principů, které by měly být zahrnuty do firemních zásad:
- Etika a morálka
- Téma diskriminace
- Bezpečnost a zdraví
- Odpovědnost vůči okolí
- Kvalita a spokojenost zákazníků
- Odpovědnost vůči zaměstnancům, ale i dalším stranám
- Inovace, učení a rozvoj
- Důvěrnost, bezpečnost, respekt
- Společenská odpovědnost
- Kultura firemního chování
Tyto zásady by měly být především živým dokumentem, který se pravidelně aktualizuje a reflektuje měnící se potřeby a hodnoty firmy.
Jak mohou zásady zlepšit komunikaci
Kromě toho, že zásady zlepšují rozhodování v organizaci tím, že zaměstnancům nabízejí vodítka v klíčových zlomových okamžicích, pomáhají managementu sdělovat zákazníkům, zaměstnancům, investorům a dalším zúčastněným stranám důvody obtížných rozhodnutí. Špatně promyšlené a úzce definované zásady mohou vedoucím pracovníkům svazovat ruce.
Tři typy firemních zásad
Obecný rámec pro kategorizaci zásad. Podle tohoto rámce existují tři typy zásad:
- Zainteresované strany
- Provozní zásady
- Organizační zásady
Někdy se setkávám se zásadami zaměřenými více na jiné oblasti, jako etické zásady, obchodní zásady nebo zásady bezpečnosti a ochrany.
Zainteresované strany
Zásady vyjadřují osvědčené postupy ve vztahu k zákazníkům, zaměstnancům a investorům a mohou poskytnout jasnou představu o tom, jak upřednostnit zúčastněné strany, pokud jsou jejich zájmy v rozporu.
Provozní zásady
zásady poskytují vodítko pro každodenní činnosti v rámci celého podniku nebo firmy, od výzkumu a vývoje až po zákaznickou podporu. Často dávají zaměstnancům možnost samostatně rozhodovat a zároveň zůstat v souladu s posláním organizace.
Organizační zásady
Organizační zásady pomáhají utvářet kulturu, procesy a strukturu organizace, včetně způsobu, jakým proudí informace a jak se přijímají rozhodnutí. Zde je pojem organizace definován v nejširším slova smyslu.
Tvorba firemních zásad
Formální vytvoření zásad může být náročný úkol. Začněte tím, co vás odlišuje od konkurence.
Nastínění prvků organizace, které ji odlišují od jejích konkurentů, kolegů a ostatních členů odvětví, slouží nejen jako konkrétní výchozí bod, ale také vynáší na povrch důležité prvky strategie. Rozlišovací znaky mohou být zpracovány do podoby principů, které jsou přenositelné, definují společnost a jsou pronikavé, čímž kodifikují konkurenční výhodu organizace.
Zkoumání obtížných rozhodnutí a zlomových bodů z historie organizace vám může poskytnout zásadní informace o organizaci. Principy mohou zpočátku vyžadovat vysvětlení a příklady, aby členové týmu dokázali ocenit jejich nuance. Jakmile však organizace zakoření své zásady hlouběji, zaměstnanci si jejich význam pro firmu internalizují.
„Spojte vaše zaměstnance, aby společně formulovali a revidovali vaše firemní zásady.“
Zapojení zaměstnanců do pracovních skupin může vyústit v realističtější a použitelnější zásady a vytvořit větší podporu ze strany těch, kteří se na ně budou spoléhat. Někteří vedoucí pracovníci se rozhodnou přijít s počátečním souborem zásad s malou skupinou a poté uspořádat specializované zasedání nebo výjezdní zasedání – teambulding pro další upřesnění a širší přijetí.
Předejte písemný seznam hodnot a zásad společnosti každému zaměstnanci a novému zaměstnanci.
Nástup do zaměstnání představuje jedinečnou příležitost pro vštípení zásad. Doporučujeme uvést příklady toho, jak byly zásady použity při přijímání klíčových rozhodnutí v minulosti organizace. Příběhy jsou užitečné, ty nezapomenutelné se mohou stát folklórem organizace.
Dodávají zásadám platnost jako skutečnému nástroji, nikoliv jen slovům na zdi. Slaďte cíle, klíčové ukazatele a rozpočty s hodnotami a zásadami. To pomůže zajistit, aby strategické cíle firmy byly v souladu s jejími kroky, a zaměří taktické rozhodování zaměstnanců. Při rozhodování se vždy odvolávejte na zásady.
Závěrem
Zásady jsou více než abstraktní organizační koncept. Jsou praktickými firemními nebo podnikovými majáky pro rozhodování, napomáhají efektivní komunikaci a pomáhají aktivovat strategii společnosti. Vzhledem k tomu, že svět čelí celé řadě výzev, budou společnosti, které formulují a dodržují pevné zásady, lépe vybaveny k tomu, aby zvládly těžká rozhodnutí, kterým budou nevyhnutelně čelit.
Zdroj foto: https://stock.adobe.com/cz/
