Při nástupu nových zaměstnanců do vašeho podniku nebo organizace je důležité mít vypracovaný komplexní plán jejich nástupu a upozorňuji komplexní.
Adaptační plán = co + kde + kdo + jak + kdy
Přestože mnozí zaměstnavatelé doufají, že budou mít čas proškolit své zaměstnance o každém detailu, může dojít k nedopatření, ke kterým v 90 % vždy dochází. Proto jsou tak důležité kontrolní seznamy adaptačního procesu pro nástup nových zaměstnanců.
„Pokud se vám nepovede adaptace nového zaměstnance, ztrácíte investici do náboru uchazeče a investici kolegů, kteří čas do adaptace nového kolegy nebo kolegyně investovali také. Samozřejmě, čeká vás další investice do náboru a kolečko se opakuje. Myslím si, že toto není chování řádného hospodáře.“ – Petr Kmošek
Úspěšné zaškolení zaměstnance
Úspěšné zaškolení nového zaměstnance vede především v jeho udržení, mimo to, vede k lepšímu pracovnímu výkonu, hlubší spokojenosti zaměstnanců. Vytvoření kontrolního seznamu pro nástup nových zaměstnanců zajistí, že nevynecháte žádný z těchto důležitých kroků při seznamování nových zaměstnanců s novou společností.
Kontrolní seznam pro nástup je přínosný jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Často se jedná o úkoly, které může zaměstnanec provést sám, které může splnit s různými odděleními, nebo o úkoly, s nimiž může potřebovat vaši pomoc. Když budete mít vše na jednom místě, zajistíte, že nový zaměstnanec nevynechá žádný krok.
Adaptační plán
Etapa I
Před nástupem nového zaměstnance
Proces nástupu začíná poté, co jste se rozhodli přijmout nového zaměstnance. Budete se chtít ujistit, že tento proces bude co nejplynulejší, protože je to první dojem, který si nový zaměstnanec o vaší organizaci udělá. Měsíc před nástupem zaměstnance do práce zvažte následující kroky.
Nabídkový dopis a pracovní smlouvu. Ujistěte se, že váš zaměstnanec obdrží nabídkový dopis a má jasno skrze vaši nabídku. Za předpokladu, že je váš nový zaměstnanec v současné době zaměstnán jinde, musíte s ním vést rozhovor a dohodnout se na datu nástupu.
Bohužel i já to zažil, přijdete do kanceláře a tam nic, na chodbě vás nikdo nepoznává, nikdo neví, co tam děláte. Vybavení pro práci je sice samozřejmostí, ale přeci. Může stát, že se něco zpozdí, proto se ujistěte, že jste objednávky počítačů, stolů, vizitek a uniforem, montérek zadali s dostatečným předstihem před nástupem nového zaměstnance.
7 dní před nástupem zaměstnance
Nejlepším postupem je dát si zhruba týden na kompletní přípravu všech detailů, které musíte zvážit před nástupem nového zaměstnance do vaší společnosti. Nezapomeňte, že je důležité zajistit, aby se nový zaměstnanec cítil v týmu vítaný. To v konečném důsledku zlepší jeho celkovou morálku a výkonnost. Týden před nástupem zaměstnance zvažte jakékoli uvítací materiály.
Příručka pro zaměstnance je skvělý nástroj. Je dobré také zopakovat podrobnosti o jejich prvním dni, stejně jako veškeré informace o parkování nebo veřejné dopravě, a také stručný harmonogram jejich prvního dne, aby věděli, co mohou očekávat.
Ujistěte se, že personální oddělení má všechny informace, které potřebuje pro nástup nového zaměstnance, včetně jeho jména, adresy, kontaktních údajů, pozice, data nástupu, platu a všeho dalšího, co může potřebovat.
Ujistěte se, že jste připravili a odeslali zprávu s oznámením o nástupu nového zaměstnance do společnosti nebo příslušným členům týmu.
Etapa II
První den adaptačního procesu
První dny mohou být stresující jak pro zaměstnance, tak pro zaměstnavatele. Je skvělý nápad zvážit vaši aktuální agendu abyste jim mohli věnovat svou plnou pozornost. Zde je několik úvah, které byste měli zahrnout do svého kontrolního seznamu pro první den zaměstnance v kanceláři.
Přivítejte je. Nezapomeňte mu ukázat jeho pracovní prostor, jeho vybavení a veškeré zásady týkající se vstupu a výstupu z budovy a proveďte ho orientační prohlídkou. První den je také skvělým místem a příležitostí pro nastínění očekávání, která od nového zaměstnance očekáváte. Proberte s ním jeho pracovní povinnosti a definujte, jak vypadá úspěch jeho role.
Sedmý den adaptačního procesu
První týden bývá pro zaměstnance i zaměstnavatele často nejnáročnější. Váš kontrolní seznam však může pomoci udržet vás, váš tým i nového zaměstnance v obraze. Pokud váš zaměstnanec nastupuje do širšího týmu, zvažte možnost pozvat tým na oběd nebo uspořádat úvodní schůzku, kde se všichni navzájem poznají. Kromě toho s ním proberte další důležité členy společnosti, včetně vedoucího týmu, a jaké mohou být jejich individuální povinnosti.
Zadejte první projekty a úkoly. Váš nový zaměstnanec se bude těšit, až začne plnit některé ze svých prvních povinností, a není důvod čekat, až skončí jeho první týden. Zvažte, zda je nezačnete zaměstnávat na jejich prvních projektech a také s nimi proberete nadcházející termíny, společné akce nebo cíle, kterých chce tým dosáhnout.
První měsíc adaptačního procesu
Je skvělý nápad zkontrolovat nového zaměstnance po měsíci práce. Během této doby si již lépe zvykne na tým a společnost a bude mít lepší představu o tom, jak ve své práci uspět. Zhodnoťte předané úkoly a projekty. Zhodnoťte dosavadní práci zaměstnance a upozorněte na dobře odvedenou práci nebo na prostor pro zlepšení.
Proberte cíle zaměřené do budoucna. Proberte, jak role vašeho zaměstnance zapadá do celého týmu. Nezapomeňte se zaměstnancem probrat jeho pracovní povinnosti a očekávání a zeptejte se ho, zda má pocit, že jsou tyto věci dosažitelné. Stanovte nové projekty a cíle. Pokud váš zaměstnanec splnil vše, co mu bylo v tomto časovém rámci přiděleno, je čas určit nové projekty a stanovit nové cíle.
Etapa III
Tři měsíce adaptačního procesu a dále
První tři měsíce jsou obvykle časovým rámcem, ve kterém byste se měli vrátit k výkonu nového zaměstnance a probrat s ním případné obavy, které se v tomto období objevily. Hodnocení výkonu ve zkušební době. To je ideální čas pro zhodnocení aktuálního výkonu nového zaměstnance, diskusi o tom, zda splnil své cíle, a stanovení nových cílů do budoucna.
Zde vás zastavím. Pokud v této chvílí netušíte, jaký je výkon zaměstnance, jak zapadá do firemní kultury, jakou má přibližnou úroveň kompetencí a skutečných znalostí, adaptační proces ve skutečnosti nemáte. Bohužel je třeba toto téma vnímat pragmaticky. Nový zaměstnanec je především investice, a tak sledujte, jak se vám zhodnocuje.
V této době se váš nový zaměstnanec s největší pravděpodobností již rozkoukal a hlouběji a lépe rozumí své práci. Možná budete chtít využít této příležitosti a probrat s ním jeho dlouhodobé cíle a to, kde se vidí v budoucnu. Shromážděte zpětnou vazbu. Zeptejte se zaměstnance, jaký má pocit z procesu nástupu, a shromážděte zpětnou vazbu, abyste mohli svůj proces dále zlepšovat.
Moje zkušenost je taková, že někteří kandidáti se ukáží až po delší době, než jsou tři měsíce. Studie tvrdí, že 100% pokrytí pozice novým uchazečem zabere i klidně 24 měsíců, to samozřejmě nechceme.
Důležité jsou role v týmu a snaha týmu nového uchazeče dostatečně dobře adaptovat. Já doporučuji seznam těchto členů a jejich role a zodpovědnosti v týmu v průběhu adaptace.
Závěrem
Pokud se vám nepovede adaptační proces je celkem jedno, co bylo důvodem. Firma přišla o náklad ve stovkách tisíc korun a co bylo příčinou může být často jen jedna velká mlha. Skvělé je využít exinterview nebo najmout externistu pro tento typ rozhovoru, aby byla zpětná vazba co nejbohatší.
Za nábor a dobrou adaptaci zodpovídá každý ve firmě, jste tým a každý člen tvoří jeden dílek. Proto adaptaci zaměstnanců nikdy nepodceňujte má stejnou a někdy i větší důležitost jako ostatní HR činnosti ve vašem podniku nebo organizaci.
Zvažte firemního buddyho, i tato role dokáže s adaptací hodně pomoci a její návratnost je často významná. Na mém blogu i na toto téma najdete článek, použijte filtr a zadejte slovo buddy.
Přeji vám hodně štěstí v adaptaci nových zaměstnanců. Petr
