Vše není vždy zalité sluncem, a tak je tu i druhá strana, problémy s výkonem, stížnosti kolegů, absence, reklamace, překážky atd. Jak se dát do rozhovoru s někým, kdo vyžaduje obtížný rozhovor? Podle nedávného průzkumu v oblasti zaměstnanosti je řízení výkonnosti v letošním roce hlavní prioritou pro více než čtvrtinu zaměstnavatelů.
Náročné rozhovory personalistů a manažerů
Jenže způsob, jakým personalisté řeší náročné rozhovory, ať už se týkají výkonnosti nebo jiných témat, jako jsou žádosti o cokoli, může ovlivnit udržení jejich zaměstnanců. Sám si pamatuji, když jsem pracoval v jedné personální agentuře, že to, co tato agentura nikdy neuměla byla právě práci s lidmi. Když došlo na hodnocení výkonu, tabulky byly hlavní dogma, ale právě tyto manažery „nezvládnuté rozhovory“ dovedly většinu mých kolegů k odchodu.
Jak zvládnout obtížné rozhovory na pracovišti?
Pokud se nepříjemný rozhovor týká výkonnosti, chování, absence nebo osobních záležitostí, je velmi pravděpodobné, že správnou osobou, která jej povede, bude přímý nadřízený. Ujistěte se, že vaši linioví manažeři jsou vybaveni školením, dovednostmi a informacemi, které potřebují k efektivnímu vedení těchto rozhovorů, a že vědí, kdy mají zapojit vyššího manažera nebo personální oddělení.
Proč je zvládnutí obtížných a náročných rozhovorů se zaměstnanci je zjevné. Nikdo nechce přijít o kvalifikované zaměstnance, talenty nebo odborníky. Každý z nás má výpadek ve výkonu, občas každý klopýtne v komunikaci s kolegou nebo se náš soukromý život nese cestou, která nám výrazně zasahuje i do pracovního života, tak to někdy je.
Zveřejněte, jak to děláte
Ujistěte se, že manažeři znají vaše interní postupy pro řešení problémů, jako jsou stížnosti, výkonnost nebo absence, které často vyžadují nepříjemné rozhovory. Tyto interní zásady a postupy pro řešení kázně a stížností nebo absence by měly být rámcem, který manažeři používají. Ujistěte se, že jsou dohledatelné, srozumitelné a aktuální.
Načasování je klíč
Může být lákavé nepříjemnou konverzaci odkládat, to se děje ve firmách nejčastěji, ale čím dříve ji povedete, tím méně bude obtížná a tím dříve narovnáte očekávání. Vyhýbání se rozhovoru, když se problém objeví poprvé, může být zavádějící, a tak se zaměstnanec může oprávněně domnívat, že problém neexistuje. Včasné nezakročení a vaše nekonání může také narušit morálku zaměstnanců a snížit produktivitu. Rychlé přijetí opatření může snížit stres a úzkost a zmírnit další potenciální problémy.
Příprava je zásadní
Linioví manažeři a další pracovníci, kteří vedou nepříjemný rozhovor, se musí správně připravit. Měli by zjistit fakta, zkontrolovat příslušné zásady organizace, v případě potřeby získat radu nebo podporu od vyššího vedoucího pracovníka nebo personálního oddělení a naplánovat schůzku a držte se not, jak postupovat. Nelze improvizovat nebo předpokládat, že takových rozhovorů máte za sebou stovky, to je čirá naivita.
Organizujte efektivní schůzky
Ujistěte se, že místo konání schůzky je vhodné. Nejlepší je osobní setkání a je třeba mít soukromí. Záleží na tom, kde budete sedět. Vždy zvolte správný přístup pro daný scénář. Ujistěte se, že vy i zaměstnanec máte dostatek času, včetně času na případnou přestávku.
Mějte to pod kontrolou
Klíčem ke zvládnutí obtížných rozhovorů je právě ona kontrola. To znamená, že přímý nadřízený kontroluje průběh schůzky a rozhoduje, zda a kdy si udělá přestávku a zda potřebuje změnit taktiku. Úspěšné schůzky začínají tím, že jasně stanovíte, jak bude schůzka probíhat, o čem se bude diskutovat a jaké jsou možné způsoby dalšího postupu. Zásadní je profesionální vystupování.
Důležitá je i znalost toho, co vaši zaměstnanci říkají a s čím nejsou spokojeni, to vám pomůže řešit problémy včas. Stanovte způsoby získávání zpětné vazby, například pomocí zástupců zaměstnanců. Porozumění problémům vám pomůže řešit potíže dříve, než se zakoření, zejména během organizačních změn nebo krizí.
