Vedoucí pracovníci se vždy snaží zvýšit produktivitu zaměstnanců a samozřejmě někteří z nich se snaží zvýšit i tu vlastní. Až příliš často se však tato snaha nedostane dál než na školení o time managementu, které poskytuje jejich personální oddělení. Jenže hledání svatého grálu produktivity, netkví v těchto pseudo školeních, která přinášejí základní poučky pro lepší osobní produktivitu.
Žádný productivity hack se nekoná
Vzhledem k tomu, že lidé jsou stále zahlceni prací, zahlceni neustálými e-maily a online rozhovory a prakticky neschopni soustředit se na kritické priority, můžeme s jistotou říci, že tyto hacky na produktivitu prostě nefungují. Nikdo mě to nevymluví.
Jde o to, že většina lidí nepracuje izolovaně. Pracují ve složitých organizacích definovaných vzájemnými závislostmi mezi lidmi, a právě tyto vzájemné závislosti mají často největší vliv na osobní produktivitu. Tedy nikdy nebudete dost rychlí na to, abyste se vypořádali se vší příchozí komunikací.
Stejně tak se vaše osobní kategorie naléhavé nebo důležité dle Eisenhowerovy matice se ihned rozpadnou, když vás ředitel požádá, abyste přestali dělat to, co děláte, a okamžitě něco vyřídili, zcela mimo vaši odpovědnost a znalosti reality toho na čem zrovna děláte.
Produktivita stojící na systému
Osobní řešení mohou být užitečná, ale nejúčinnější lék na nízkou produktivitu a neefektivitu nemůže být realizován na úrovni jednotlivce, ale na úrovni celého sytému.
Bohužel produktivita dnešních manažerů je odvislá od jejich vlastního pojetí toho, co pro ně znamená slovo produktivita. Tam se rozchází většina. Někteří vysedávají deset a více hodin v kancelářích a kontrolují, kdo poslední opustil budovu, následně i sami se vypnou. Někteří si myslí, že je to podle počtu meetingů a někteří dokonce podle toho, kolik toho nachodili kilometrů pro provoze.
Začneme hned u porad a skončíme u priorit.
Porady
Můžeme jim říkat třeba stupňovité porady. Existuje eskalační posloupnost pro všechny problémy firmy. První porada, kterou tvoří pracovníci v první linii, začíná na začátku pracovního dne. Další porada, kterou tvoří jejich nadřízení, následuje o 30 minut později. Po dalších 30 minutách se scházejí manažeři, po nich ředitelé, a nakonec tým majitele nebo majitelů. Problémy se tedy řeší od nejnižší po nejvyšší úroveň. Neprosto se eliminuje byrokracie a dalších možnosti generování zbytečných úkolů.
Tedy, když už fyzicky vložíte čas a energii do něčeho jako je porada, mělo by se z této příležitosti získat maximum, a tudíž těžiště úkolů a jejich dalšího delegování využít v této příležitosti.
Úkoly
Většina práce v kancelářském prostředí je neviditelná, je ukryta v počítačích nebo v hlavách lidí. V důsledku toho je obtížné zjistit, na čem lidé pracují nebo zda nejsou přetíženi a nemohou se věnovat dalším úkolům. Fyzické nebo virtuální nástěnky s úkoly, kde je každý úkol reprezentován kartičkou s uvedením, kdo jej řeší a jeho stavu, umožňují spravedlivější rozdělení práce. Prostě a jednoduše víte co kdo dělá a na čem.
Bohužel jsem strávil dost času s manažery, abych věděl, že časem ztrácí poměrně značný přehled o tom, kdo a na čem aktuálně pracuje. Rozumím pohledu manažera, který mi říká, že je to o samostatnosti a na každém individuálně, ale přesto to nemá nic společného s produktivitou. Nikdo totiž nemá takovou kapacitu, aby unesl sledování všech úkolů a činností jednotlivců.
Priority
Dalším tématem jsou priority. Většina komunikace se šíří po firmě jako virus a nikdo neví, jakou má prioritu. Často se však šíří něco, co by mělo patřit někam jinam. Bohužel většina organizací nemá podobný způsob, jak dát najevo, že se jedná o skutečně naléhavý problém. Bez dohody o tom, jaký komunikační kanál použít, jsou pracovníci nuceni kontrolovat všechny digitální platformy pro zasílání zpráv, aby se ujistili, že jim nic neunikne. Firmy mohou lidem usnadnit práci, pokud určí kanály pro naléhavé a nenaléhavé záležitosti.
Stačí chvíli sledovat druh sdělení a vytvořit modelové příklady, ušetříte spoustu času vašemu front officu.
Závěrem
Ač se zdá, že každá firma ve svém vlastním hodnocení je 100 % ve své produktivitě, má praxe mně velí to, že vždy je prostor pro zlepšování, někdy pouze kosmetické, někdy však poměrně hluboké. Není manažerskou ostudou zabývat se tím, jak se řídí produktivita ve vaší firmě. Jak jsou produktivní vaši lidé nebo jak produktivně řídíte vaši firmu.
Často je to pouze o znalosti toho, do reálně dělají vaši zaměstnanci…
