Pro tzv. efektivní firmu musíte mít dobrou a propracovanou strategii. Zde je několik kroků, které můžete podniknout, abyste efektivně zvýšili efektivitu podniku, ve kterém pracujete.
- Zvažte a rozhodněte se pro automatizaci nebo zkrátka hledejte místa, systémy, procesy, které lze významně zjednodušit nebo zkrátit.
- Podporujte otevřenou, osobní a pravidelnou komunikaci.
- Omezte přerušování při výkonu úkolů.
- Zaveďte pravidelné a kratší schůzky.
- Zvolte správný čas pro změnu procesů.
- Využívejte software pro správu úkolů.
- Automatizace a zjednodušování úkolů.
Jedním z nejjednodušších a nejrychlejších způsobů, jak usnadnit efektivnější pracovní prostředí, je přijmout automatizaci monotónních procesů a úkolů. Automatizací některých úkolů můžete lépe využít čas každého člena týmu a umožnit mu soustředit se na věci, které jsou produktivnější a vyžadují lidský přístup nebo schopnost kritického myšlení. Ačkoli automatizace procesů může být zpočátku nákladná, obvykle má velkou návratnost, protože vám umožní zvýšit efektivitu podniku snížením budoucích nákladů.
Je důležité si uvědomit, že i když lze mnoho podnikových procesů automatizovat, nemusí to být pro vaši firmu ideální volba. Vyhodnoťte, co lze a co by mělo být automatizováno pro rozvoj podniku, a to tak, že získáte zpětnou vazbu od ostatních zaměstnanců před a po zavedení nového aspektu automatizace.
Zavádějte pravidelné a kratší schůzky
Celopodnikové a celofiremní porady a porady jednotlivých oddělení jsou z několika důvodů nezbytné, ale někdy mohou trvat déle, než by měly, a monopolizovat většinu pracovního dne. Můžete zkusit zavést pravidelné každodenní desetiminutové porady, abyste eliminovali zbytečné schůzky a udrželi efektivní chod firmy.
Podporujte otevřenou a osobní komunikaci
Ujistěte se, že se zaměstnanci cítí pohodlně, když nabízejí zpětnou vazbu a vyjadřují své obavy. Kromě vytvoření spokojenější pracovní síly může otevřená komunikace mezi odděleními zlepšit efektivitu podniku, protože omezuje nedorozumění, umožňuje sdílení nápadů a podporuje zpětnou vazbu, která by mohla pomoci vedení uvědomit si příležitosti ke zlepšení. Zaměstnanci, kteří znají svou roli a oddělení, snáze rozpoznají procesy, které by mohly být zefektivněny, nebo identifikují další oblasti ve firmě, které by mohly být efektivnější.
Kromě podpory komunikativnějšího prostředí můžete zvýšit efektivitu tím, že zaměstnancům pomůžete rozpoznat hodnotu osobní komunikace, když se snaží získat vysvětlení, řešit otázku nebo najít řešení problému. Některým problémům může prospět rychlý osobní rozhovor namísto rozsáhlého e-mailového vlákna. Nalezením zdravé rovnováhy mezi online a osobní komunikací můžete lépe usnadnit výměnu informací a dosáhnout optimální efektivity.
Omezte přerušování při výkonu úkolů
Poskytnutí nerušené pracovní doby zaměstnancům může zlepšit jejich soustředění a efektivitu. Jednou z účinných strategií, jak omezit počet přerušení pracovního dne, je naplánovat více schůzek na určitý den v týdnu namísto jejich rozptýlení do více dnů. Schůzky mohou velmi narušovat pracovní proces, takže jejich sloučením můžete zaměstnancům poskytnout více dní bez tohoto rozptýlení.
Kromě toho zvažte použití nástroje, který omezuje určité typy oznámení v určitých částech dne. Tím, že dáte zaměstnancům možnost pracovat bez rozptylování, můžete zlepšit celkovou efektivitu podniku.
Podporujte jednotlivé úkoly
Jako je to i u tématu produktivity, multitasking může být považován za efektivní využití času, ale může mít také svůj opačný efekt. Soustředěním se na jeden úkol v daném okamžiku můžete dosáhnout více a snížit pravděpodobnost, že dokončení projektů bude trvat déle, než je nutné. Návrat do stavu naprostého soustředění může trvat i několik desítek minut. Hlubokou prací také dochází k větším inovacím a nižší zmetkovitosti.