Přečetl jsem si nové studie a průzkumy z vědeckých kruhů a zdá se, že se nic nového pod sluncem nestalo. Téma produktivity je zkoumáno stále a kupodivu nová zjištění velice napodobují ty, která byla známa o 25 nebo 50 let dříve. Už před 25 lety ukázala výzkumnice z Harvardu Leslie Perlowová, jak zvýšit produktivitu práce o 65 %. Proč tuto metodu nepoužíváme všichni? Už v roce 1999 jsme již znali řešení naší produktivity. Proč to dnes nepoužívá více lidí?
Problémy s produktivitou ve firmě
Možná se mi v roce 2000 jevil můj život příliš pomalu a klidně, byl jsem o 24 let mladší, s dvacítkou na krku. Když se ohlédnu zpět, může se zdát, že můj tehdejší způsob života a život mnoha dalších lidí byl také dost klidný. Ale vědci se už tehdy aktivně zabývali tím, že neustálé vyrušování připravuje pracovníky o schopnost být produktivní v práci. Produktivita je pro kapitalismus přece naprostou nutností.
V té době jsem pracoval v továrně na výrobu nábytku a sledoval, jak kdo pracuje a jak kvalitní práci odevzdává, má práce byla totiž také hodnocena, a to jak úkolem, tak časem. Už tehdy jsem si všiml, že někteří zaměstnanci byli v práci vysoce koncentrovaní a pak tam byli tací, kteří stále někam odbíhali a jejich výkon tomu také odpovídal, byli totiž často vtahování do „odpojování od práce“.
Protokol odpojování
Dobrou zprávou je, že už tehdy se vědělo, že když se odpojíte od rozptylování můžete radikálně zvýšit množství práce, kterou jste schopni v práci udělat – a je to jednoduchý protokol, který by mohl fungovat v roce 2023 stejně dobře jako v roce 1999. Špatnou zprávou je, že většina z nás ho stále nepoužívá. Řekl bych, že téma odpojení bude jednou velké téma.
Hlad po čase
Hlad po čase vede ke koloběhu spěchu a neefektivity, což má dopad na kvalitu práce a přispívá ke stresu zaměstnanců. Inženýři ve výrobě nábytku měli již tehdy pocit, že na svoji skutečnou práci nemají nikdy dostatek času. Místo toho byli neustále vtahováni do nejrůznějších improvizovaných rozhovorů s kolegy, hašení drobných požárů nebo podávání zpráv o stavu vývoje výroby nebo kontroly. Myslím, že lze s jistotou říci, že dnešní moderní nástroje, sítě a aplikace tento hlad po čase jen umocnily.
Zaveďte tichý protokol
Já vím, že se to takto lehce napíše a že je to jednoduché, ale o to těžší je to reálně zavést v praxi. Stejně jako já doporučuji a mám v praxi s mými klienty ověřeno, ochotně tento protokol doporučuji, protože pokud chcete být skutečně vy a vaše týmy více produktivní, musíte kromě protokolu odpojení zavést také protokol ticha – „Tichý protokol“.
„Cílem tichého protokolu je zmírnit nedostatek času vytvořením nepřerušovaných časových úseků pro soustředěnou práci a pomoci zaměstnancům efektivněji zvládat jejich úkoly v rámci dostupného času. Je to organizovaná metoda, která umožňuje zaměstnancům hluboce se ponořit do jejich nejdůležitějších úkolů bez překážek v podobě častého vyrušování, ať už prostřednictvím e-mailů, improvizovaných schůzek nebo náhodných vstupů do kanceláře.“
Tichý protokol, jehož koncepci vypracovala Leslie Perlowová z Harvard Business School, představuje strategickou odpověď na problémy „časového hladu“ a „časových konfet“ na pracovišti. Tento inovativní přístup vznikl na základě podrobného výzkumu Perlowové z konce 90. let, kdy pozorovala tým inženýrů na Michiganské univerzitě, který se potýkal s neustálým vyrušováním.
Jak zavést tichý protokol ve firmě?
Leslie Perlowová navrhla a otestovala jednoduché řešení. Vzala své inženýry v týmu a stanovila zásady klidného času – žádné vyrušování v úterý, čtvrtek a pátek před polednem. Pětašedesátiprocentní nadprůměrná produktivita. Nemyslím si, že by na těchto konkrétních časech bylo něco magického.
Pondělí, středa, pátek by fungovaly stejně dobře, pokud se celý tým zaváže dodržovat jakýkoli dohodnutý harmonogram. Práce Perlowové pouze ukazuje, že blokování času pro celý tým, kdy se můžete soustředit na nejdůležitější úkoly bez rozptylování, může přinést obrovský nárůst produktivity.
Jak zavést tichý protokol pro sebe?
Pokud pracujete na home office můžeme se vám hodit tento postup. Zavedení a dodržování tichého protokolu na individuální úrovni zahrnuje několik osobních strategií a postupů. Jednotlivci mohou tento protokol dodržovat tak, že:
Plánování a stanovení priorit úkolů
Každý by si měl naplánovat svůj pracovní den tak, aby dodržoval období klidového protokolu. To zahrnuje identifikaci úkolů, které vyžadují hluboké soustředění, a jejich naplánování na tuto nepřerušovanou dobu. Stanovení priorit úkolů zajistí, že nejdůležitější nebo nejnáročnější práci bude věnována pozornost v době minimálního rozptylování.
Minimalizace osobních rozptylujících faktorů
Během období klidu je pro jednotlivce zásadní aktivně minimalizovat vlastní zdroje rozptýlení. To může zahrnovat vypínání oznámení na telefonech a e-mailu, zavírání nepotřebných karet prohlížeče a používání nástrojů nebo aplikací, které omezují přístup k rozptylujícím webovým stránkám.
Vytvoření příznivého pracovního prostředí
Významně může pomoci nastavení pracovního prostředí, které podporuje soustředěnou práci. To může znamenat používání sluchátek s potlačením hluku, uspořádání pracovního stolu tak, aby se snížil nepořádek, nebo vyvěšení nápisu „Nerušit“, pokud se nacházíte ve sdíleném prostoru.
Komunikace o nedostupnosti
Měli byste informovat své kolegy a možná i klienty a další zúčastněné strany o svých obdobích klidového protokolu. Stanovení očekávání ohledně dostupnosti a doby odezvy během těchto období může pomoci minimalizovat přerušení práce.
Sebereflexe
To nejtěžší je dodržovat vlastní kontrolu dodržování protokolu klidu a přemýšlet o jeho účinnosti. To může zahrnovat sledování úrovně produktivity v době klidu a její porovnávání s jinými obdobími nebo prosté hodnocení toho, jak se cítí při práci a jaká je úroveň stresu.
Stejně jako jednotlivci očekávají, že bude respektována jejich doba klidu, měli by respektovat i dobu klidu svých kolegů. Tento vzájemný respekt pomáhá vytvářet příznivé prostředí, v němž mohou všichni těžit ze soustředěných pracovních chvil.
Tak proč jste to ještě nezavedli?
Nepochybně to některé osvícené organizace udělaly, ale není jich tolik, aby se výzkumníci necítili nadále nuceni opakovat různé verze experimentu. Právě v loňském roce studie sepsaná v MIT Sloan Management Review ukázala, že ve společnostech, které zavedly tři dny bez porad týdně, stoupla produktivita o ještě působivějších 73 %.
