Krize je před branami, u některých podniků již prochází bránou a v některých se již naplno rozvinula. Majitelům však nedávají spát dvě otázky:
- Jak se připravit na krizi?
- Co bude podnik dělat, až to nastane?
Jak se připravit na krizi?
Obvykle se odpovědi dozvíte až poté, co k incidentu ve vaší firmě nebo podniku dojde. Jak tedy na tyto otázky odpovědět dříve, než dojde ke všem těm škodám, a jak zajistit, aby váš tým pro reakci na krizi nebo vy sám jako podnikatel dokázal poskytnout co nejlepší řešení, až se to vše rozjede a spustí?
„Pouze 32 % respondentů uvádí, že součástí jejich plánování reakce na krizi je simulace krize před jejím vznikem neboli war gaming, což je hraní scénářů v rolích.“ (Zdroj: Deloitte)
Toto je statistika zahraničních firem. V naší krajině toto zatím nenajdeme. U nás obvykle hasíme požáry, málokdy však krize předvídáme nebo dokonce se na ně připravujeme s předstihem.
Krizová zkušenost
Když krizi neznáte, netušíte, co nastane, nemáte její plán vývoje, musíte získat tzv. umělé zkušenosti. Jedná se tedy o war gaming, simulaci (hru) toho, když krize nastane. Jde tedy o podrobné probírání potenciálních scénářů, které se mohou v budoucnu vyskytnout, a následné procházení procesů a postupů, jak se s nimi vypořádat, umožňuje vám a vašemu personálu získat zkušenosti s tím, jak reagovat na krizové situace. Až dojde ke skutečnému problému, už jste si tím prošli mnohokrát, i když pouze v simulaci.
„Hry vyhrávají hráči, kteří se zaměřují na hřiště – ne ti, jejichž oči jsou přilepeny k výsledkové tabuli.“ – Warren Buffet
War gaming – „Hra na krizi“
Většina manažerů a majitelů má rámcovou představu o tom, co je to válečná hra, ale pravděpodobně mají na mysli buď lodě nebo jiné deskové hry. Tato příprava má však mnohem širší definici. Válečná hra je firemním a organizačním a také procesním cvičením, při kterém je předložen scénář.
Takže například dojde ke ztrátě klíčového partnera dodávajícího z Ukrajiny nebo Ruska nebo k neúnosnému navýšená ceny energií, známý je i výrazný zásah do personálního obsazení klíčových pozic managementu v době pandemie apod. Vaše krizová hra může být podpořena tabulí, figurkami a popsáním rolí, nebo to může být jen strukturovaná diskuse, ale je to simulace krize, je třeba ji brát vážně. Kdo to celé koordinuje? Odpovědí je „Manažer hry“, to je obvykle externí konzultant nebo poradce.
Průběh hry – simulace krize
V této krizové hře hráči procházejí procesem rozhodování o tom, jaké bezpečnostní kroky, procesy, úkoly udělat, jakou akci spustit, třeba i s omezeným rozpočtem a možnostmi, přičemž manažer hry představuje útočníka a vysvětluje hráčům výsledky jejich rozhodnutí. Hráči tak mnohem lépe pochopí, jaká rozhodnutí musí učinit, je to tedy krizový mentoring a krizový koučink v praxi.
Jste připraveni?
Ať už vaši organizaci nebo vás podnik postihne jakákoli událost, otázkou je:
- „Jste dostatečně připraveni?“
- „Na jaký scénář jste skutečně připraveni?“
Běžné postupy a myšlení z plánování kontinuity činností vám mohou pomoci vyhodnotit typická rizika pro vaši organizaci, jako je například riziko ohrožení. V mnoha odvětvích také existují předpisy, které vám umožní získat potřebné finanční prostředky a podporu, pokud se budete muset odvolat na rozpočet atd.
Válečná hra vytváří komunikační kruh, kde mají lidé zvenčí a vaši zaměstnanci povolení spolupracovat, přemýšlet o vaší organizaci zlomyslně a agresivně a upozorňovat na problémy dříve, než totéž udělají okolní vlivy nebo skuteční zločinci. Každý z vašeho podniku zná totiž slabiny vaší organizace nejlépe. Skvělé k zjištění slabin v oblasti HR prověří personální audit nebo hloubkový audit nějaké oblasti, rizik, procesů apod.
Trénink na krizi
Při řešení jakéhokoli incidentu je nejhorší, když organizace zjistí, že není připravena, až v jeho průběhu. Možná máte připravené příručky pro reakci a krizové scénáře a oprášíte je jednou ročně, když se koná nějaký ten audit. Poskytují však stále správné pokyny, když jsou skutečně potřeba?
Školení war gamingu
Shromážděte své zaměstnance na půl dne v zasedací místnosti. Nechte manažera hry vygenerovat potenciální scénář krize a vystupte v roli soupeře. Nebo si náhodně vyberte jeden z mnoha scénářů z předem připraveného seznamu, třeba inspirovaného nedávnými zprávami z úvodu mého článku. Jakmile však válečná hra začne, vysvětlete svým zaměstnancům počáteční scénář a dejte jim časový limit pro jejich reakci. Je třeba prokázat, že jejich reakce je možná ze strany vaší organizace. Vše si pečlivě zaznamenávejte, brainstormingy bývají opravdu rychlé a produktivní.
Probíhání úkolu v prostředí válečné hry může organizacím a jejich zaměstnancům pomoci vybudovat si jakousi svalovou paměť a zároveň vyžehlit případné problémy mezi teorií a praxí řešení krize. Až dojde ke skutečné události, budou připravení.
Hrou k řešení krize
Hraní se obvykle vykresluje jako opak práce, ale pravděpodobně nejdůležitějším aspektem úspěšné válečné hry je, že je poutavá a zábavná a že dokonce něco řeší. Je zde předpoklad, že nejefektivněji se učíme, když se u toho bavíme. Pokud se vy i vaši hráči zapojíte do procesu učení prostřednictvím nějaké válečné hry, získáte z toho všichni mnohem více, než kdybyste se učili tradičnějšími metodami. A mnohem efektivněji se vypořádáte s případným nadcházející krizí.
„Hra je radost. Učení při hře jest radostné učení.“ – Jan Amos Komenský
