Obecně audity lidských zdrojů mohou pomoci určit, zda jsou konkrétní oblasti firmy nebo procesy oddělení lidských zdrojů přiměřené, účinné, bezpečné a také legální. Výsledky získané z tohoto přezkumu mohou pomoci identifikovat mezery v HR praktikách a firma pak může tyto mezery upřednostnit ve snaze minimalizovat rizika, ale i možné krize.
Návod: Jak na personální audit?
Proces provedení personálního auditu je zásadní, protože získáte podklady pro správné řízení lidských zdrojů a také pro optimalizaci využití pracovních sil – lidských zdrojů ve firmě. Zde je návod pro personální audit. Krok za krokem, jak na personální audit:
Úvodní fáze
- Stanovte si cíle a rozsah – definujte si, co chcete personálním auditem dosáhnout. Zaměřte se na oblasti jako nábor, udržení zaměstnanců, rozvoj dovedností a strategické plánování pracovních sil nebo na problematické oblasti, manažerské řízení, procesy, pravidla atd.
- Připravte se – shromážděte veškeré potřebné informace, jako jsou organizační struktury, podklady pro oblast lidských zdrojů, výkazy a další relevantní dokumenty. Vytvořte také harmonogram a plán auditu.
- Analyzujte současnou situaci – zhodnoťte stávající stav ve firmě. Posuďte klíčové ukazatele zaměstnanců, identifikujte oblasti s nedostatky a silné stránky atd.
- Sbírejte data – proveďte sběr dat. Lze využít dotazníky, rozhovory, další metody se zaměstnanci a manažery. Sledujte kvantitativní, ale i kvalitativní informace.
Fáze zpracování
- Analýza dat – analyzujte sesbíraná data a identifikujte klíčové trendy, vzory a problémy. Porovnejte současnou situaci s definovanými cíli personálního auditu.
- Vypracujte zprávu – sestavte podrobnou a srozumitelnou zprávu obsahující zjištění, doporučení a akční plán pro zlepšení. Zpráva by měla být strukturovaná a snadno čitelná pro management.
- Prezentujte výsledky – prezentujte výsledky svého auditu vedoucímu týmu nebo managementu a vysvětlete klíčové zjištění, doporučení a navrhněte další akční kroky.
Fáze rozvoje
- Implementace a mentoring doporučení – začněte realizovat a mentorovat navržené změny a opatření ve spolupráci s vedením a týmy.
- Sledujte pokrok – revidujte plán, pokud je to nutné, s tím je spojené monitorování a vyhodnocování. Pravidelně monitorujte a hodnoťte implementovaná opatření. Sledujte, zda se situace zlepšuje a reagujte na případné nové výzvy.
- Opakujte audit pravidelně – pracujte s tématem personálního auditu periodicky, abyste měli neustálý přehled o stavu lidských zdrojů ve firmě a mohli provádět potřebné úpravy a optimalizace.
Sledování tohoto návodu vám pomůže efektivně provést personální audit a získat ucelený obraz o stavu lidských zdrojů ve vaší firmě, podniku nebo organizaci.
Co idetifikuje personální audit?
Rizika, která personální audit dokáže identifikovat jsou následující:
- Celá HR oblast, nábory, adaptace, rozvoj, motivace, angažovanost, odchody atd.
- Vztahové problémy a konflikty, management, podřízení atd.
- Nefunkční procesy, efektivita, produktivita atd.
- Nedobrá firemní kultura, značka zaměstnavatele atd.
- Porušení předpisů, BOZP, PR firmy, úniky dat atd.
Pozadí personálního auditu – Co organizace dělá dobře?
Kromě identifikace oblastí rizik jsou audity často navrženy tak, aby společnosti poskytovaly informace o konkurenceschopnosti jejích personálních strategií tím, že zkoumají postupy ostatních zaměstnavatelů v daném odvětví.
Personální audit v podstatě zahrnuje identifikaci problémů a nalezení řešení problémů dříve, než se stanou nezvládnutelnými. Je to pro vás skvělá příležitost posoudit, co organizace dělá dobře, a také jak se věci dají dělat jinak, efektivněji nebo za snížené náklady.
V dnešním konkurenčním prostředí fungují organizace v mezích silně regulovaného zaměstnaneckého prostředí. Tato výzva zahrnuje řešení nesčetných složitých předpisů. Rozsah funkce lidských zdrojů zahrnuje zavedení a správu řady politik a postupů, z nichž mnohé významně ovlivňují produktivitu a ziskovost podniku.
Zaměření personálního auditu – Co měřit v personálním auditu?
Audit lidských zdrojů společnosti zahrnuje intenzivní práci ve smyslu získání objektivního pohledu na personální politiku, postupy a strategie organizace na ochranu organizace, stanovení nejlepších postupů a identifikaci příležitostí ke zlepšení. Objektivní přezkum současného stavu zaměstnavatele může pomoci HR posoudit, zda jsou konkrétní oblasti praxe přiměřené a účinné. Výsledky mohou vašim manažerům poskytnout informace nezbytné k rozhodnutí, které oblasti je třeba okamžitě zlepšit.
Hodnocení provozních personálních zásad, postupů a procesů organizace se zaměřením na klíčové oblasti poskytování personálních oddělení, jako je například nábor – interní i externí, udržení zaměstnanců, kompenzace, zaměstnanecké výhody, řízení výkonu, vztahy se zaměstnanci, školení a rozvoj zaměstnanců.
Přehled současných ukazatelů lidských zdrojů, jako je například počet neobsazených pozic, doba potřebná k obsazení nové pozice, fluktuace, spokojenost zaměstnanců, vnitřní stížnosti a problémy, počet právních stížností, míra absence atd.
Proč dělat personální audit
Neustále se měnící povaha řízení lidských zdrojů vyžaduje, aby se odborníci v oblasti lidských zdrojů účastnili a plně přispívali svým organizacím jako skuteční strategičtí obchodní partneři. Personální audit pomáhá organizaci pochopit, zda její personální praktiky pomáhají nebo brání nebo jaký mají dopad na její obchodní cíle. Audity mohou také pomoci organizaci dosáhnout a udržovat praktiky lidských zdrojů na celkově vyšší úrovni.
Druhy personálních auditů
Personální audit může být strukturován tak, aby byl komplexní nebo specificky zaměřený v rámci časových, rozpočtových a personálních požadavků. Existuje několik typů auditů a každý je navržen tak, aby splňoval různé cíle.
Některé z běžnějších typů jsou:
Personální audit zaměřený na standard
Zde se audit zaměřuje se na to, jak dobře organizace dodržuje současné zákony a předpisy.
Personální audit zaměřený na postupy
Pomáhá organizaci udržovat nebo zlepšovat konkurenční výhodu porovnáním jejích postupů s postupy společností, u nichž byla zjištěna lepší praxe v dané oblasti.
Personální audit zaměřený na strategii
Zaměřuje se na silné a slabé stránky systémů a procesů a určuje, zda jsou v souladu se strategickým plánem oddělení lidských zdrojů a organizace.
Specifický personální audit
Zaměřuje se na konkrétní oblast ve funkci HR, například platy, řízení výkonu, GDPR apod.
Personální audit krok za krokem – průvodce
Na co se zaměřit v personálním auditu
Rozhodnutí o tom, co auditovat závisí do velké míry na vnímaných slabinách v personálním prostředí organizace, na typu auditu, o kterém se rozhoduje, a samozřejmě na dostupných zdrojích. Organizace jsou však v určitých oblastech zvláště zranitelné. Většinu problémů lze vysledovat v oblastech řízení výkonu, motivace lidí, nebo u exit interview.
Kdy dělat personální audit
Vzhledem k potřebným zdrojům pro komplexní personální audit nebude většina organizací chtít projít tímto procesem více než jednou ročně. Mini personální audit, který umožňuje korekci kurzu, však lze provést bez přílišné bolesti v oddělení přibližně každých šest měsíců. Plánování ročních kontrol za účelem zachování disciplíny pravidelného přezkumu je vhodnější než občasné nebo nárazové panické audity. Další strategií je provedení auditu po jakékoli významné události, například nové plány, změny řízení, start nového projektu apod.
Co očekávat od personálního auditu
Komplexní personální audit je časově náročný a intenzivně zaměřený projekt, který může vyžadovat velkou osobní účast zaměstnanců, revizi četných dokumentů a politik, jakož i vyžádání zpětné vazby od zaměstnanců lidských zdrojů, vybraných zaměstnanců a manažerů z jiných oddělení. Množství času a požadované úsilí závisí na velikosti a typu organizace, typu informací, které organizace doufá získat, rozsahu auditu a počtu osob v auditorském týmu.
Kolik stojí personální audit
Skutečné náklady na audit lidských zdrojů závisí na rozsahu kontroly, počtu osob, s nimiž byl rozhovor veden, a na velikosti auditorského týmu. V důsledku toho se náklady v jednotlivých situacích velmi liší. Postačí však říct, že náklady na provedení jakéhokoli úplného personálního auditu dodržování lidských zdrojů budou mnohem nižší než obhajoba nebo ztráta klíčových lidí, případně řešení rizik s inspektorátem práce, nebo významného propadu produktivity.
Kdo dělá personální audit?
Odborníci na HR/ lidské zdroje v organizaci mohou provádět svůj interní audit, pokud mají odborné znalosti, čas a ochotu objektivně uznat nedostatky stávajících postupů. Bohužel takový audit nebývá příliš přínosný a důvěryhodný.
Pokud má však firma oprávněné obavy ohledně toho, co může personální audit odhalit ohledně nedodržování různých zákonů, předpisů, personálních problémů, konfliktů atd. měla by dodržovat personálně auditorské postupy a protokoly a při provádění auditu by měla zvážit najmutí externího personálního auditora.
Jak se připravit na personální audit?
Obecný postup provádění personálního auditu zahrnuje 5 klíčových kroků, z nichž každý je podrobněji popsán níže:
- Určete rozsah a typ personálního auditu.
- Popište problematické oblasti a cíle.
- Poskytněte vhodnou zpětnou vazbu o výsledcích.
- Vytvořte akční plán.
- Rozvíjejte témata, na které audit upozornil.
Jak vypadá zpráva – výstup z personálního auditu?
Závěr auditu by měl být jakýmsi manuálem pro vaše vedení firmy. Vaše vedení se musí angažovat v neustálém sledování a neustálém zlepšování zásad, procesů a postupů organizace tak, aby se organizace nikdy nepřestávala zlepšovat. Tím bude zajištěno, že vaše společnost dosáhne a zachová si svou konkurenční výhodu. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je nepřetržité monitorování oblasti HR externími specialisty – externími personálními auditory.
Stejně tak by vaše organizace měla sledovat výsledky auditu a provedené změny, obrat zaměstnanců, stížnosti, problémy, aby s předstihem identifikovaly trendy v záležitostech organizace souvisejících se zaměstnáním. Identifikace problematických problémů, oblastí růstu nebo upadajících problémových míst může pomoci při rozhodování o tom, kam v budoucnu zaměřit pozornost, náklady a čas.
Rozcestník personální auditu
- Jaké jsou oblasti analýzy personálního auditu?
- Jak probíhá personální audit
- Jaké jsou hlavní činnosti personálního auditora?
- Jaký je výstup práce personálního auditora?
- Jak se pozná dobrý personální auditor?
- Jaká jsou rizika provedení personálního auditu?
- Personální audit a oblasti analýz
- Jaká je obvyklá cena personálního auditu?
- Jak vybrat personálního auditora?
- Co je audit personálních a manažerských rizik
- Kdo je personální auditor
