Pozor na růžovou práci. Jednou vaši firmu zlikviduje!

1600

Proč růžová, šedá a bílá práce likviduje vaše firmy?

Abych to s tou růžovou barvou uvedl na pravou míru. Do kategorie růžové práce patří ty činnosti, o nichž si sami zaměstnanci myslí, že jsou neužitečné a ani produktivní. Ubírají čas a ničemu nepřispívají. Zaměstnanci takovou práci považují za bezcennou, berou jí však jako nutné zlo. Proč Meredith Belbin tyto činnosti popsal jako růžové? Protože symbolizují představu růžových slonů nebo panterů, co je narážka na imaginární přínos tohoto typu aktivit.

„Jedná se o práci, která prací není!“

Studie zkoumající pracovní pozice ukazují, že lidé mají v nejmenší oblibě zaměstnaní, v nichž mají málo práce. Pokud nemáme, co na práci, vykonáváme činnosti, které dojem pracovitosti alespoň vyvolávají. Jedná se o jakýsi program, který nás nutí, alespoň něco předstírat.

Obraz vytíženosti

Zaměstnanci jsou tak v předstírání zdatní, že jim jejich nadřízení pracovitost věří. Celkový obraz vytíženosti může mít ještě vyšší level, když takto předstírá celá skupina. Majitel je v tomto případě zcela vydán na pospas této pekelné cesty.

Zcela jiná situace nastává, když na existenci růžové práce poukazují sami zaměstnanci. Ve skutečnosti právě oni si stěžují, že plýtváno je především jejich časem. Jak mi jistě dáte za pravdu, tento typ se nevidí zcela tak často.

Možná se ptáte proč. Protože na to, aby zaměstnanci identifikovali a ochotně sdíleli, že se jedná o růžovou práci, by museli cítit pevnou půdu pod nohama. Tedy jejich image je, že to s firmou myslí dobře.

To, co bývá často výstupem zprávy z personálního auditu je, že na řadě míst a v různých situacích jsou zaznamenány neefektivní pracovní činnosti. Reakce majitelů, vrcholových manažerů a personálních ředitelů o plýtvání časem, o nichž doposud vedení firmy nevědělo, bývají někdy dramatické tak, že vyvolávají potřebu rychlých organizačních změn.

I když proces personálního auditu dokáže odlišit různé druhy růžové práce, jsme schopni definovat typy evidentní a typy opakující se. Některé se dají identifikovat rychle, u některých to vyžaduje delší zkoumání.

Pozor na šedou práci

Aby to nebylo tak jednoduché, můžeme se setkat také s šedou prací, prosím nesouvisí s šedou ekonomikou. Šedá barva je sice neurčitá, ale vytváří však vhodné pozadí pro zřetelnější barvy. Tedy v případě šedé práce se jedná o činnost, která je sice vykonávána v nejlepší vědomí a svědomí, ale není předmětem náplně práce zaměstnance.

„Jedná se o práci, ale není v pracovní náplni zaměstnance!“

Asi nejhezčí příklad je ten, když výrobní dělník potřebuje vstupní materiál, a tak se iniciativně vydá hledat a shánět a obvolávat dodavatele apod. Zaměstnanec myslí, že jeho krok bude přínosný a má pocit, že tato činnost je součástí jeho práce.

Bílá práce je také nepřítel

Bílá barva byla zvolena, protože zde se vychází z tématu, že na počátku je na stole čistý list papíru, na nějž lze zaznamenat novou ideu. V praxi se jednoduše jedná o zlepšovák. Něco zjednodušit, utřídit, vylepšit, nastavit, ale z vlastní vůle a bez znalosti toho, co zlepšení může v celém systému práce způsobit.

Jedná se o práci, která se tváří jako vylepšená práce!“

Příkladem budiž pracovní postup, který bílá práce promění na přeskočení dvou kroků, které mají za následek chybějící úkon, který má omezující dopad na některou z funkcí výrobku.

7 typů růžové práce

Dle teorie Mereditha Belbina existuje sedm typů růžové práce. Tyto typy zaměstnanci sami rádi identifikují a spadají do těchto sedmi opakujících se kategorií.

Shromažďování nadbytečných informací

„Dostal jsem tyto údaje také z jiného zdroje.“

Požadování informací, které nebudou nikdy využity.

„Napište o tom zprávu. Mimochodem jsem celý měsíc na dovolené.“

Neplánované prostoje

„Už to mělo dávno být.“

Prázdná gesta

„Můžete tento způsob vyzkoušet, ale já stejně vím, jak oni rozhodnou.“

Zbytečná cesta

„Nejspíše je pošlu na služební cestu tak jako tak.“

Schůze a porada

„Tolik jsme toho probrali a nic z toho.“

Pojďme více do podrobností, abych vám nastínil, jak taková růžová práce v jednotlivých typech funguje ve vašich firmách. Ano, vždy se najde nějaká růžová práce!

Shromažďování nadbytečných informací

Jedná se o informace, které jsou k dispozici v různých zdrojích nebo je někdo pořizuje souběžně. Obvykle toto jednání nalezneme u různých IT a datových služeb, kdy existuje papírová verze databáze, ale i elektronická verze, a dokonce pak ještě starší elektronická verze. Zaměstnanec pak vše zadává s kolegou na tři různá místa.

Nejčastějším důvodem je, že zaměstnanec nevěří novému systému, rád vykonává růžovou práci a také vytváří práci pro práci.

Požadování informací, které nebudou nikdy nevyužity

Asi se všichni shodneme, že když nás někdo požádá o tvorbu zprávy, zabere to poměrně dlouhý čas, něco smysluplného vytvořit, pod co se podepíšeme. Ale stane se, že k rozhodnutí dojde ještě před tím, než zprávu dokončíte nebo s ní manažera seznámíte. Nebo v dalším případě manažer nemá žádnou osobní nebo časovou kapacitu, ke studiu také zprávy.

Takové zprávy se v mé praxi vyskytují poměrně dost často. Přemýšlel jsem, co stojí často za důvodem požadování takových elaborátů. V řadě případů je za tím nikoli zralé a uvážené rozhodnutí manažera mít k dispozici odborný pohled podřízeného kolegy, ale snaha o jakousi kontrolu zaměstnance a někdy až jeho šikanu nebo ukázku dominance.

Neplánované prostoje

Jsou to časté momenty ve výrobní praxi. Dalo by se říct, že patří ke koloritu našich firem. Prostoje, kdy se čeká na dodávku materiálu, spuštění služby, rozhodnutí manažera apod. Tyto prostoje patří k růžové práci a stojí za krachem nejrůznějších firem.

Nepřítelem prostojů je plánování a koordinace. Když nastavuji měkké kompetence zaměstnancům ve firmách, vždy se u našeho sezení nad tímto heslem pozastavují: „Schopnost koordinovat? Schopnost plánovat? Co to je?“

Prázdná gesta

Shrnu do oblastí procesů, postup, procedur a činností, které nevedou ke smysluplnému výsledku. Jedním z typických příkladů je inzerce volných míst. Kde firma ať již sama nebo prostřednictvím personální agentury někoho hledá, aby měla dobré image, že aktivně koná.

Obsazení pozice proběhne skrytě interně, ale pro ostatní zaměstnance bude dobré, když si budou myslet, že nakonec nikdo z venku nebyl dost dobrý. Upřímně na toto téma bych mohl napsat knihu.

Zbytečné cestování

Jednou z mých dalších činností je auditování lidí v terénu. Máte možnost nahlédnout do práce obchodního cestujícího, obchodního zástupce, reprezentanta apod. Věc se má asi takto. Obchodní KPI obchodníka jsou nekompromisní, počty schůzek apod. Jenže jejich nesplnění se trestá.

Z povinnosti pak musí mrhat palivem, časem, zdroji. Obchodník by měl být motivován obchodními výsledky a systematickou a produktivní prací o svůj kmen. Bohužel jsou schůzky často klíčovým parametrem hodnocení, a tak se občas stávají růžovou prací.

Schůze a porada

Až 80 % manažerů, účastníků z dotazování považuje porady za růžovou práci. Zaměstnanců, kteří aktivně stojí za svými stroji versus počet manažerů, kteří je řídí je skutečně málo. Počet výkonných pracovníků je ve firmách čím dál méně. Potřeba manažerů roste. Vzniká tak skvělé místo pro růžovou práci.

Porada je o aktivním zapojení. Pokud se nepodaří účastníka porady zapojit, je to porada v módu růžové práce. Úspěch porady závisí na tom, kdo je na ni pozván. Zase na obranu porad, neexistuje žádná zázračná formule. Tématem porad se aktivně zabýval i Thomas Gordon v celé kapitole. Jedním z řešení porad je rozlišovat skupinové a týmové, ale o tom někdy příště.

Tak co, našli jste nějakou růžovou prácičku?

Další zdroje:

Photo by Jarrod Reed on Unsplash

- Reklama -