Včera jsem na setkání s řídícími manažery firmy obdržel informaci, že se musí společně dohodnout na tom, co je přednější investice, jestli stroj do logistického skladu nebo udělat personální audit. Nějak jsem nepochopil o čem se zde bavíme. Obě tato témata se prý dají považovat za investici, ale jde o to, jaké téma má prioritu, má okamžitý a případně dlouhodobý dopad a je součástí dalších proměnných.
Personální audit = komplexní rozvojové téma
To, že koupíte stroj si majitel dokáže představit ihned. Více zabalených výrobků, více peněz, rychlejší služba, další služba v portfoliu klienta, možná se i ušetří, protože stroj nahradí dva zaměstnance. Bohužel nebo možná bohudík, personální audit opravdu nemůžete porovnávat s touto investicí. Personální audit je totiž široké a komplexní téma, které má dopad na organizaci jako celek. Je vnitřním pohledem na takové množství procesů, postupů a oblastí, že značně převáží svůj dopad na produktivitu, efektivitu s přesahem na motivaci lidí, retenci a loajalitu s prokazatelnou úsporou nákladů v různých oblastech.
Chybné personální a manažerské řízení
Náklady na chybné personální a manažerské řízení rostou v dnešních firmách v desítkách procent. Firmy ztrácí klíčové zaměstnance, vlivem toxického, nerozvíjejícího, nebezpečného prostředí. Stále jim klesá produktivita, musejí stále a dokola investovat do náboru, náborářů a náborových kampaní. Ztrácí v zákaznickém skóre, mají vyšší zmetkovitost, reklamace, nižší kvalitu, časové prodlevy, komplikace v dodávkách atd. Dopady na značku zaměstnavatele a otrávenou firemní kulturu mají na konci číslo, které si myslím může být i do milionů.
Proč dělat personální audit
Podniky stále častěji zjišťují, že je nutné zlepšit návratnost investic, aby si udržely konkurenceschopnost. Řízení lidských zdrojů se však omezovalo pouze na mzdy a základní personálních administrativu a vše analyzovalo z hlediska tvorby rezerv a výdajů. V dnešním konkurenčním scénáři se však stalo nezbytným analyzovat činnosti v oblasti řízení lidských zdrojů a hodnotit jejich přínos systematičtějším a metodičtějším způsobem.
Konkurence, průmysl a postupně celý trh přijal různé inovativní systémy, jako je audit lidských zdrojů a vyvážený systém hodnotících ukazatelů, s perspektivou vyváženého řízení výkonnosti ve všech organizacích.
Audit lidských zdrojů
Audit lidských zdrojů není jen nástrojem pro hodnocení personálních činností organizace, ale také důležitým aspektem řízení lidských zdrojů celkově. Je mu věnována velká pozornost ze strany odborníků na lidské zdroje. V podstatě přezkoumává efektivnost všech postupů a nastavení v oblasti lidských zdrojů. Poskytuje zpětnou vazbu o personálních funkcích nejen manažerům, ale také personálnímu oddělení o tom, jak velmi dobře manažeři plní své personální povinnosti.
Personální audit také hraje velmi důležitou roli při analýze fungování personálního oddělení. Pomáhá při hodnocení výkonnosti zaměstnanců a rozvoji jejich vůdčích schopností. V případě potřeby pomáhá personální audit také při přepracování systému rozvoje personálního oddělení. Audit také pomáhá identifikovat silné a slabé stránky stávajícího systému. Pokud jsou ve fungování systému nějaké nedostatky, snaží se personální audit vyvinout techniky, kterými lze zvýšit produktivitu. Tyto pozitivní dopady se projevují také v oblasti základních procesů personalistiky, pracovních postupů, delegování a vyjasnění rolí a odpovědností.
Kdo a jak bude s výstupem pracovat?
Dalším problémem je to, že výstup a jeho analýza je práce a s výstupem se musí dále intenzivně pracovat. Audit lidských zdrojů by měl být dobrovolný a vedení by k němu mělo přistupovat proaktivně, stejně tak s jeho dalším zpracováním. Nemělo by existovat žádné nucení k provádění auditu lidských zdrojů, aby se usnadnilo vytváření spravedlivých a objektivních zpráv.
Pokud je však zpětná vazba neustále negativní, může se podnik nebo organizace stát vůči auditorům nepřátelským a někdy i agresivním. Poměrně často je neúspěch auditu rozvoje lidských zdrojů způsoben selháním při realizaci nápravných opatření na základě zpětné vazby. Existují případy, kdy je audit rozvoje lidských zdrojů využíván k negativním účelům, například k útoku na HR oddělení a k odvolání některých zaměstnanců nebo manažerů.
Volba personálního auditora
Objektivita a další potřebné dovednosti jsou pro auditory, kteří provádějí audit, nezbytné, aby bylo možné správně interpretovat shromážděné údaje. Absence objektivity brání provedení auditu. Na druhou stranu si dnes mnoho společností najímá externí personální auditory se znalostmi a dovednostmi v oblasti personálního auditu cíleně. Při provádění auditu by se však každá realizace měla vyvarovat některých běžných interpretačních chyb, které se mohou objevit při analýze výsledku stanoviska zaměstnanců.
Chyby v interpretaci výstupu personálního auditu
- provedení jediného nebo nedostatečného pozorování
- předpokládání závěru na základě názorů omezené skupiny osob
- odmítnutí pozorování bez provedení dalšího a hlubšího studia
- interpretace zpráv jako hodnotných, aniž by byly prozkoumány jejich důsledky
- předpokládání závěru na základě většinových názorů a nebrat v úvahu názory menšiny
- atd.
Personální audit = hrozba
Bohužel jako národ máme ze slova „zpětná vazba“ husí kůži. U nás se moc nenosí. Děláme vše přeci nejlépe, stejně jako naše vláda, že? Bohužel většina manažerů považuje personální audit za hrozbu. V některých organizacích mohou mít manažeři z personálního auditu pocit strachu. Je to proto, že manažeři si myslí, že budou přistiženi při nesprávném jednání, pokud nějaké provedli, a že budou za nesprávné jednání určitě potrestáni. Personální audit také využívají někteří neetičtí manažeři k tomu, aby u zaměstnanců vyvolali poslušnost.
Etika personální auditu
Organizace tento strach z auditu snižují tím, že výsledky auditu nepovažují za přímé hodnocení výkonu žádného manažera. Hodnocení manažera by tak mělo být prováděno s ohledem na provedení nápravných opatření ke snížení nesprávných postupů, procesů a akcí zjištěných během personálního auditu. V žádném případě by neměly být v důsledku personálního auditu udělovány žádné tresty.
Personální audit = vaše nejlepší možná investice
Nepíšu to proto, abych si tady přihřál svou polévku. Firma jsou lidé, lidé jsou síla! Tou silou je to, co pohání váš podnik nebo vaši organizaci směrem dopředu a naplňuje strategii. Níže se podívejte na část benefitů podporujících tvrzení, že personální audit je nejlepší investicí:
- zajištění správného přínosu personálního oddělení pro podnik, firmu nebo organizaci
- rozvoj profesionální image HR oddělení organizace
- snížení nákladů na lidské zdroje
- snížení nákladu na retenci/ udržení zaměstnanců
- snížení nákladů na nábor zaměstnanců
- zvýšení provozní efektivity
- optimalizace HR zdrojů
- nastavení efektivního systému manažerské a personální komunikace
- podpora administrativní efektivity
- nalezení problematických míst nízké produktivity
- rozvoj motivace pracovníků
- zjištění ke zlepšení procesu přijímání zaměstnanců a organizace výběrového řízení
- zlepšení procesu adaptace zaměstnanců
- analýza konkurenceschopnosti v oblasti mezd, platů, benefitů
- rozvoj firemní kultury
- podpora značky zaměstnavatele – snazší přilákání talentů
- zjištění problémů a jejich bezproblémové řešení
- včasné zajištění zákonných požadavků
- nastavení správného systému hodnocení výkonnosti – vyšší efektivita a produktivita
- systematická analýza pracovních míst – nadstav nebo podstav zaměstnanců
- rychlá analýza změn v organizaci – přijetí změn a adaptace na ně
- zlepšení bezpečnosti práce
- zlepšení kvality pracovního prostředí – ergonomie atd.
- získání významné konkurenční výhody – sběr zpětné vazby
Tak co myslíte, je personální audit dobrá investice nebo jsou to vyhozené peníze?
