Audit lidských zdrojů, někdy vyhledáván jako personální audit je dnes vnímán jako komplexní metoda objektivního a systematického ověřování stávajících postupů, dokumentace, politik a procedur, které převládají v systému lidských zdrojů ve vaší firmě nebo podniku. Pro svůj rozsah a využití je vnímán jako strategický dokument, který může mít významně pozitivně bussinessový dopad na vaši firmu nebo organizaci.
Současnost a budoucnost lidských zdrojů
Pokud je personální audit správně a odborně proveden pomáhá identifikovat potřebu zlepšení a zkvalitnění personální funkce a rovněž vede organizaci k udržení souladu s neustále se měnícími podmínkami trhu práce, ale i pravidel, norem nebo předpisů. Personální audit tedy pomáhá analyzovat rozdíl mezi tím, „jaká je současná funkce vašich lidských zdrojů“ a „jaká by měla být/mohla být nejlepší možná budoucí funkce vašich lidských zdrojů“ ve firmě.
Ačkoli je stále v naší zemi personální audit nepovinný oproti finančnímu auditu, přesto se organizace v dnešní době rozhodují pro pravidelné a opakované personální audity. Je zřejmé, že každý chce udržet krok s trhem práce, mít ty nejlepší talenty, produktivní personál a udržet krok s konkurencí.
Personální auditor není démon
Toto označení se skutečně v organizacích démonizuje. Je vnímán jako někdo, kdo hodnotí zaměstnance a stojí za odchody zaměstnanců, přitom hlavní role personálního auditora je analytická a psychologická ve svém závěru i podporná a aktivizující. Hlavní úlohou personálního auditora je analyzovat a doporučit stávající personální systém v souladu se vším co k tomu patří, politiky, postupy, procesy, strategie a cíle firmy nebo podniku.
Klíčovým přínosem personálního auditora je především přínos zcela nezaujatého pohledu na vaši firmu a doporučení toho nejlepšího know-how, které se v oboru může vyskytovat. Dobrý personální auditor ochotně sdílí a doporučuje to, co funguje u jiné organizace skvěle.
Úspěšná realizace auditu
Aby byl audit úspěšný, je nutné, aby vrcholové vedení jasně stanovilo podmínky a rozsah auditu. To zahrnuje přesné vymezení účelu auditu, tj. zkoumání souladu s právními požadavky a politikami organizace, identifikaci problémových oblastí, aby se předešlo krizovým situacím s vhodným plánováním, analýzu způsobů, jak lépe sloužit potřebám příslušných stran – zaměstnanců, partnerů nebo společnosti, měření pracovních procesů, hledání možností souvisejících s lidskými zdroji, které jsou v organizaci k dispozici, řešení situace fúzí a akvizic atd.
Důležité je také neopomenout oblasti, jako je dokumentace, popisy pracovních míst, personální politika, právní politika, nábor a výběr, vzdělávání a rozvoj, systém odměňování a zaměstnaneckých výhod, řízení kariéry, vztahy se zaměstnanci, proces měření a hodnocení výkonu, ukončení pracovního poměru, klíčové ukazatele výkonnosti a personální informační systémy atd.
Vše má v hodnocení personálního auditu své jasné místo. Samozřejmě řada menších firem nebo začínajících firem nemá řadu toho, co zmiňují výše, ale základní personální procesy, plánování a rozvoj musí mít nakonec každý, protože zaměstnanci je vyžadují.
Proces a realizace personálního auditu
Celý proces personálního auditu je rozdělen do následujících fází: informace před auditem, kontrola a analýza na místě firmy a závěrečná zpráva o auditu. První tři fáze zahrnují rozsáhlý sběr kvantitativních i kvalitativních informací. Způsob sběru informací závisí na velikosti cílové skupiny, časové dostupnosti a typu údajů, které je třeba shromáždit.
Fáze tzv. předauditních informací zahrnuje přezkoumání zásad organizace, příruček, postupů a zpráv atd. které tvoří základ práce v organizaci. Další analytická fáze zahrnuje prověrky na místě, zahrnuje dotazníky, rozhovory, pozorování, neformální diskuze a strukturované rozhovory, průzkumy nebo kombinaci těchto metod s cílem získat potřebné vstupy od všech členů firmy. Fáze prověřování záznamů vyžaduje podrobné zkoumání aktuálních záznamů o lidských zdrojích, složek zaměstnanců, statistik absencí a fluktuace zaměstnanců, výpovědí, žádostí o odměny, hodnocení výkonnosti atd.
Kontrolní seznam a hodnocení auditu
Na základě takto shromážděných údajů se vyplní kontrolní seznam lidských zdrojů, který je široce používanou metodou pro provádění personálního auditu. Při metodě kontrolního seznamu se postupně vytvoří seznam všech auditovaných systémových údajů, tj. zásad, postupů nebo praktik.
U každé konkrétní položky je uvedena skutečná praxe, kterou organizace dodržuje. Definovaná praxe a skutečná praxe se pak porovnávají, aby se zjistil soulad mezi nimi a analyzovala se odchylka od souladu. Na základě této analýzy je sestavena závěrečná zpráva o auditu s příslušnými závěry a doporučeními, která zdůrazňují silné a slabé stránky personální funkce spolu s potřebnými zlepšeními, jak je požadováno.
Správna praxe personálního auditu
Vždy existuje obecná praxe toho, jak se má personální audit řádně provést a realizovat. Četl jsem desítky auditových zpráv, v některých bylo skutečně o co se opřít, ale některé byly skutečně vyhozené peníze a čas všech zainteresovaných. Jak zmiňuji i ve své knize nebo v popisu služeb. Manažer nebo majitel, podnikatel je také jen člověk a potřebuje mít v ruce dokument, který ho změnou v řízení lidí provede, bude to akční, ale také strategický dokument, se kterým může dlouhodobě pracovat.
Personální audit nepřispívá pouze k nejlepšímu využití vnitřních zdrojů, ale má za cíl také doslova maximalizaci efektivity celého lidského kapitálu ve vaší firmě. Zároveň, a to nesmíme opomenout má významně bussinessovou úlohu, proto vás srovná s těmi nejlepšími praktikami, postupy a standardy ve vašem oboru. Důležité je se „personálního auditu nebát“, tedy upřesním, důležité je „nebát se zpětné vazby“.
Zdroje:
