Personální audit

Služba personálního auditu představuje účinnou a efektivní formu sběru cenných informací, které následně a efektivně využijete při vašich rozvoji lidských zdrojů a při optimalizaci a standardizaci procesů ve vaší organizaci.

Personální audit

HR – Lidské zdroje jsou nejcennějším zdrojem ve vašem podnikání. Efektivní využívání lidských zdrojů přináší rozvoj společnosti a omezuje tak selhání vaší firmy, protože lidé nejsou stroje. Zmapování procesů, efektivní řízení, nastavení komunikačních toků, delegování pravomocí a určení povinností je základním problémem mnoha organizací, zvláště při přechodech z jednotlivých etap vývoje vaší organizace.

Personální audit ve firmě

Cíl personálního auditu

Klíčovou podmínkou správnosti provedení personálního auditu je volba vhodného personálního auditora. V žádném případě by se nemělo jednat o interní zaměstnance firmy. Mezi hlavní důvody k externímu zajištění personálního auditu patří:

  • Objektivita, kdy auditor pochází z prostředí mimo auditovanou firmu si lépe zachová svou objektivitu, než člověk, který je součástí auditované organizace.
  • Důvěryhodnost, kdy personální audit provedený externí poradenskou firmou má nejen u zaměstnanců dané firmy, ale i u partnerských firem větší důvěru než kdyby byl vypracován interními zaměstnanci.
  • Náklady, kdy na první pohled vysoké náklady auditorské firmy se auditované organizaci vyváží rychlejším a snazším akceptováním výsledků auditu. Navíc si nevyžádá pracovní čas žádného zaměstnance firmy.

Důkladné zmapování personální situace. Podrobná analýza stavu organizace a činností či procesů souvisejících s personální a sociální oblastí.

  • Odborné posouzení, zda jak profesní struktura, tak i kompetence zaměstnanců všech kategorií odpovídají definovaným firemním potřebám, strategii a cílům.
  • Objevování a nalezení dalšího potenciálu rozvoje zaměstnanců.
  • Odborné posouzení a zjištění vytíženosti zaměstnanců.

Pokud řešíte personální audit ve vaší firma, přečtěte si můj další článek: Personální audit a jeho vývoj. O čem je dnešní HR audit

Příklady personálních auditů z firem

  • Majitel rodinné firmy řešil neustálé odchody lidí, přitom byl stále ujišťován, že je vše v pořádku, že pouze HR nedělá dobře svou práci a že kandidáti jsou nová generace, která nemá o práci žádný zájem.
  • Majitelka měla pocit, že firma není výkonná, firmu měla již 20 let a v poslední době docházelo ke zpomalení kampaní, objemů prodeje, dodávek a také ke zvýšeným reklamacím.
  • Tato firma se potýkala s neustálými konflikty mezi manažery, které měli častou absenci ve vyšším vedení a nárůst papírové byrokracie, včetně zpomalování v rozhodování.
  • Majitel řešil záležitost, kdy se obával, že hlavní manažer předává některé zakázky externí firmě, svého bratra.
  • Atd.

Chcete vědět, jako to dopadlo a co personální audit zjistil? Kontaktujte mne.

Další možné oblasti pro personální audit

  • Analýza problémů fluktuace zaměstnanců.
  • Sběr dat o aktuálním stavu kultura a motivace vašich zaměstnanců.
  • Analýza vnitrofiremního prostředí z pohledu vztahů a celkové komunikace.
  • Zhodnocení stávajících zaměstnanců z hlediska jejich osobnostních charakteristik a požadavků na danou pozici.
  • Klasifikace pracovní vytíženosti na jednotlivých pracovních pozicích a v návaznosti na to doporučení optimalizace počtu zaměstnanců.
  • Zachycení využívání pracovních nástrojů a pracovního času.
  • Další možná témata na klíč a k řešení personálních problémů.
  • Analýza kariérního plánování a rozvoje jednotlivých zaměstnanců.

Metody používané při personálním auditu

  • Posuzování aktuální pracovní náplně auditovaných osob.
  • Kontrola pracovních podmínek – hodnocení, vzdělávání, pracovní doba atd.
  • Procesní mapy, popis prováděných procesů do 1 úrovně, v případě procesního auditu se pokračuje až do 3 úrovně.
  • Podrobná SWOT analýza – klíčová analýza, která vede k odhalení silných a slabých stránek, příležitostí a rizik=hrozeb v prostředí, kde firma nebo organizace působí.
  • Řízené párové rozhovory, které slouží ke zjištění a validaci informací. Rozhovory mají pevnou strukturu obsahující otevřené a cílené otázky včetně křížového ověření odpovědí u dalších zaměstnanců. Schopnost křížového ověřování je klíčové pro objektivnost informací z personálního auditu.
  • Snímek pracovního dne v organizacích slouží k získání objektivních údajů o využití pracovního času.
  • Pozorování na pracovišti doplňuje metodu denních snímků a řízených rozhovorů.
  • Pozorování na pracovišti může být zvolena metoda mystery shoppingu nebo stínování na pracovišti zaměstnance. Obě tyto metody slouží ke zjištění kvality i kvantity prováděných pracovních činností.
  • Mystery shopping – „Utajený nákup“ provádí personální auditor, který se vydává za zákazníka nebo klienta společnosti a provádí fiktivní nákup nebo poptává službu, řeší reklamaci apod.
  • Stínování – personální auditor je přítomen na pracovišti a pozoruje pracovníky při práci. Zapisuje si časové údaje jednotlivých činností a aktivit, popřípadě kvalitu poskytovaných služeb směrem k zákazníkovi nebo klientovi ať osobně nebo po telefonu, případně emailem.

Přečtěte si dále o personálním auditu v mém článku: Jdu po manažerech, ti mohou za neefektivní zaměstnance, říká personální auditor

Personální audit krok za krokem

V personálním auditu je třeba sledovat to, co ostatní nevidí, netuší nebo již dávno vytěsnili. Za A je třeba přistupovat k tématu personálního auditu ve firmě, jako k porouchanému vozu, personální auditor touží najít problém, navrhnout opravu nebo doporučit opravení. Také je důležité disponovat schopností vhledu, což znamená identifikovat a sledovat to, co ostatní přehlížejí, znát a rozumět fungování nejrůznějších organizací od vrchu dolů, od různých oddělení a druhu práce, obchodních modelů, souvislostí, vztahů, pracovních náplní, podoby procesů, problémů, zákulisních a mocenských her atd. Pomyslné Z nakonec je vhled a intuice tato vítězná dvojka je neméně důležitá pro úspěšnost každého personálního auditu.

Personální audit dle jeho zaměření

Personální audit může být běžný, tedy vyvolán na základě zjištěného nedostatku nebo odchylky, případně úplný, kde se jedná o komplexní kontrolu za dané období a celého pracoviště a poslední je cílená, který je zaměřen na konkrétní problematiku:

  • Kontrola stávajícího personálního a mzdového systému
  • Ochrana daného systému organizace
  • Možnosti zneužití systému organizace
  • Chyby daného systému organizace
  • Minimalizace škod
  • Optimalizace a efektivnost systému

Další články na téma personální audit:

Účelu provedení personálního auditu

Lze personální audit rozdělit na audit typu

Vyhovění (Compliance)

Zde je proveden zpětný monitoring personální činnosti a mzdového účetnictví. Zahrnuje všechny oblasti ve vztahu k legislativě, součástí je plný mzdový audit, účetnictví a další vztahy k firmy nebo k úřadům.

Ochrana (Protector)

Je zaměřen na ochranu systému. Jeho cílem je eliminace možností chybovosti systému v oblasti personální a mzdové práce a možnosti zneužití slabých míst v těchto systémech s cílem zdokonalení systému.

Kontrola (Control)

Je zaměřen na personální a mzdovou činnost zaměstnanců, analyzuje potřeby a možnosti organizace, plánovaný vývoj a předpokládaný rozvoj, a staví jej do srovnání s analýzou lidských zdrojů s důrazem na personální a mzdové zázemí. Hlavní smysl tohoto auditu spočívá v optimalizaci personální struktury a ve vytváření její výkonné organizační struktury s ohledem na další rozvoj.

Metody využívané při zpracování výstupů z personálního auditu

  • Analytická metoda personálního auditu – metoda zkoumání složitějších skutečností rozkladem na jednodušší.
  • Syntetická metoda personálního auditu – metoda, která sjednocuje několik jednodušších informací do jednoho celku.
  • Deduktivní metoda personálního auditu – metoda využívaná při formulaci návrh řešení a doporučení.
  • Paretova metoda personálního auditu – metoda pro určení priorit, na které je třeba se především zaměřit při analýze informací. Metoda vychází z logiky, že uspořádává položky podle zvoleného kritéria a analyzuje pouze položky znamenající 80 % celkové hodnoty zvoleného kritéria všech položek.

Metody a nástroje personálního auditu

Rozhovor s pracovníky, a to buď volný nebo pevně strukturovaný.

Analytické metody personálního auditu

  • Interní dokumentace
  • Organizační struktura
  • Popis pracovních pozic
  • Pravomocí a odpovědnosti pozic
  • Personálního plánování
  • Kariérní plány
  • Procesu výběru, přijímání a propouštění zaměstnanců
  • Procesu rozvoje a vzdělávání, vzdělávacích plány, náklady na vzdělávání zaměstnanců
  • Způsobilost a kompetence pro výkon pracovní pozice
  • Hodnocení a zpětná vazba
  • Odměňování a měření individuálního výkonu
  • Motivace a systém benefitů
  • Metodika průzkumu spokojenosti zaměstnanců
  • Interní a externí komunikace

Dynamické metody personálního auditu

  • Assessment centrum AC
  • Development centrum DC
  • 360 zpětná vazba

Postup a činnosti, řešení při tvorbě personálního auditu

Metodika personálního auditu je založena na několika vzájemně se podporujících prvcích. Obvykle jsou realizovány tyto činnosti personálního auditu:

  • Řízené rozhovory s manažery a s jednotlivými zaměstnanci.
  • Vedenérozhovory s manažerem, jejichž cílem je určit hlavní pracovní činnosti s výstupem, rozložení kapacit podřízených zaměstnanců na jednotlivé hlavní pracovní činnosti, způsob řízení a kontroly činností zaměstnanců, měření individuálního výkonu.
  • Strukturované rozhovory se zaměstnanci, jejichž cílem je detailní rozpis hlavních pracovních činností na jednotlivé pracovní operace a přiřazení potřebného času na vykonání celé hlavní činnosti, popřípadě potřebného času jednotlivých fází hlavní pracovní činnosti.
  • Popis hlavních pracovních činností a úkonů s jasně určeným výstupem.
  • Snímek pracovního dne, jehož cílem je stanovit čistý čas, kdy se zaměstnanec věnuje hlavním pracovním činnostem a úkolům.
  • Stínování, jehož cílem je ověřit a případně korigovat časové dotace potřebné pro výkon určitých fází hlavní pracovní činnosti určené zaměstnancem v rámci řízeného rozhovoru.
  • Statistiky firmy, KPI pozice nebo organizace, pracovní pozice za zvolené období, cílem je kvantifikovat identifikované výstupy hlavních pracovních činností za zvolené období.

Personální audit a jeho průběh

Základem našeho odborného i osobního posouzení jednotlivých účastníků auditu zpravidla formou strukturovaných osobních rozhovorů vedené mými konzultanty, odborníky na personální audit. Podstatou jejich práce je většinou řešení určitých zadání a problémů charakteristických pro jednotlivé pracovní pozice, například řešení případových studií, a jednání v určitých uměle navozených sociálních či řídících situacích, sběr aktuálních dat o organizace a jejím řízení lidských zdrojů.

Personální audit a jeho výstup

Podrobná zpráva s konkrétními kroky k řešení, včetně identifikace problémů, překážek a rizik v řízení a rozvoji lidských zdrojů vaší společnosti. V případě obsáhlejších personálních nebo procesních problémů se nadále konzultačně podílíme na jejich řešení.

Personální audit, jehož cílem je zjištění využití lidských zdrojů organizace, bez souvislosti k firemním procesům neposkytuje managementu potřebné informace k efektivnímu řízení společnosti. Kvalifikovaná rozhodnutí v oblasti využití lidských zdrojů vyžadují informační podporu na základě dobře zpracovaných procesních map, které v sobě zahrnující nejen organizační strukturu firmy ve formě klasifikace pracovních rolí lidských zdrojů a jejich podílu na realizaci jednotlivých aktivit, ale i metodiku měření procesů. Opravdu kvalifikovaná rozhodnutí v oblasti využití lidských zdrojů předchází analýza dopadu plánovaných změn průběhu procesů.

Další odkazy a články na téma personální audit:

Reference

Reference dělení dle průmyslu a odvětví
Elektrotechnický průmysl E-commerce Neziskovky
EGSTON SYSTEM ELECTRONIC, spol. s r.o.. decoDoma, s.r.o. Středisko rané péče EDUCO Zlín z.s.
Informační systémy Bankovnictví, finance a pojišťovnictví Obce a města
Versino CZ, s.r.o. Europ Assistance s.r.o. Obec Zašová
Lehký průmysl Zdravotnictví a technika Maloobchod
Pavliš a Hartmann, spol. s r.o. – Požární technika Arjo Czech Republic s.r.o. HECHT MOTORS s.r.o.
Strojírenství a obrábění kovů Logistika a doprava Elektrotechnický průmysl
Ammann Czech Republic a.s. DHL Express (Czech Republic) s.r.o. Siemens Česká republika
Papírenský a polygrafický průmysl Sklářský a porcelánový průmysl Nábytkářský průmysl
Tiskárna H.R.G. LASVIT s.r.o. Amirro s.r.o. – Sklo a zrcadla
Automotive Informační technologie Výroba  
Ammann Czech Republic a.s. sledovanitv.cz s.r.o LINDE + WIEMANN SE & Co. KG
Polygrafický průmysl Energetický průmysl Potravinářský průmysl
Westrock Packaging Systems Svitavy, s.r.o. NET4GAS, s.r.o. Nate – nápojová technika a.s.
Státní firmy Řetězce a retail
Velkoobchod
Společnost Dopravní podnik hl. m. Prahy, a.s. Tesco Stores ČR a.s OTTO Office (CZ) s.r.o.

 

Čím se odlišujeme od konkurence

Jak to chodí u nás… Jak to chodí u konkurence…
Naše zkušenosti Již od roku 2010 poskytujeme poradenství a konzultace v personálním řízení firem, skrze naše indidivuální řešení a unikátní poradenství. Zeptejte se nás…
Náš přístup Pracujeme na klíč a vždy k problematice zakázky přistupujeme individuálně. Máme originální výstupy, přímo pro potřeby vašeho podnikání. Vše děláme podle šablon, jejich obsahu často klient nerozumí.
Naše praxe Za 10 let jsme prošli různými organizacemi s různou úrovní problémů a překážek. Vždy jsme nakonec našli řešení a vyřešili problém našeho klienta. Nestabilní týmy konzultantů vedou k různým výstupům kvality práce. Z důvodů flukutace konzultantů poradenských firem, konzultují problémy často poradci bez znalosti oboru a řádné praxe.
Naše realita Výstup naší práce musí být účelný a funkční, aby všichni ve firmě věděli, co a jak mají s výstupy následně dělat. Hodně cizích lov, nepoužitelných matic a složitých systémů dalších kroků utržených od reality firmy.
Naše strategie Řekneme vám, co máte dělat a na co se máte v rozvoji vaší firmy zaměřit. Některé poradenské společnosti berou výstup poradenství jako manuál, ale do hloubky problému nevstupují a neřeší kvalitu a efektivitu svého výstupu.
Naše propojení To, co vymyslíme pro klienta také následně realizujeme a klient nás dle výstupu hodnotí. Děláme výstupy, které jsou praktické, dají se zrealizovat a je u nich rychle vidět efekt. Vzdušná a krásná, ale obecná a prázdná teorie výstupu. Firma neví, co přesně má dělat. Nebo to ne zcela realizovat.
Naše výsledky Chceme, aby se vám naše výstupy brzy a úspěšně uplatnily v praxi. Poradenská firma není odpovědná za své výsledky. Dělejte si s tím co potřebujete…
Naše metody Za 10 let již máme přesný postup, jak se rychle dobrat k cíli. Proto je také cena pro vás dostupná. Zeptejte se a možná se budete i divit.
Naše inovace Do našeho výstupu spolupráce vkládáme množství našich konkrétních nápadů. V podstatě nás klienti platí za přinášení nápadů a inovací, pohledů a postojů. Inovace, nápady, kreativa často chybí.