V aktuálním článku se podíváme na pět běžných problémů na dnešních pracovištích optikou personálního managementu a jak mohou personalisté tyto problémy proměnit v příležitosti. Zaměstnanci se často setkávají s problémy, které mohou vyústit v chyby na pracovišti.
Ačkoli jsou tyto chyby neobvyklé, mohou ovlivnit výkonnost jednotlivců, narušit soudržnost týmu a bránit celkovému úspěchu vaší organizace. Všechny tyto výzvy nám však zároveň slouží jako cenné příležitosti k učení a růstu a k produktivním rozhovorům o tom, jak se z nich v budoucnu poučit.
Pět přihlížených problémů personálního managementu
Odborníci na HR – lidské zdroje hrají významnou roli při včasné identifikaci těchto problémů a zavádění strategií, které pomáhají zaměstnancům a jejich přímým nadřízeným je překonat. Tím, že personální oddělení zasáhne cílenými zásahy a podporou, může potenciální neúspěchy proměnit ve zkušenost s učením.
Problém č.1: IT bezpečnost
Nedávný průzkum IT poradenských firem odhalil deset nejčastějších chyb v oblasti kybernetické bezpečnosti, kterých se v našich kanceláři dopouštíme:
- Používání pracovních zařízení k osobním činnostem.
- Opakované používání nebo sdílení hesel.
- Připojování k internetu bez sítě VPN na veřejných místech.
- Odpovídání na neznámé zprávy.
- Přístup na nevhodné webové stránky.
- Klikání na neznámé odkazy nebo stahování příloh.
- Volání na neznámá telefonní čísla.
- Povolení neautorizovaného přístupu.
- Nahrávání citlivých údajů do neprověřených cloudů třetích stran.
- Poskytování pověření nedůvěryhodným zdrojům.
Podle průzkumu se uživatelé dopouštěli tohoto rizikového chování z několika důvodů, přičemž nejčastější motivací bylo pohodlí, úspora času a naléhavost.
Zajímavé je, že pouze menšina 2,5 % jednala z pouhé zvědavosti. Klíčovým závěrem je, že problém není v nedostatečném povědomí o bezpečnosti. Spíše jde o to, že mnoho lidí zná rizika, ale přesto dávají přednost pohodlí nebo jiným okamžitým potřebám před bezpečností.
Pokud zaměstnanci neúmyslně ohrozí kybernetickou bezpečnost, mohou personalisté sehrát proaktivní roli prostřednictvím následujících iniciativ firmy:
- Zaveďte školicí programy s reálnými scénáři vaší firmy, abyste zaměstnancům ukázali možné důsledky rizikového chování a zdůraznili důležitost dodržování bezpečnostních protokolů. Je třeba podporovat takovou kulturu, která si ve svém základu cení bezpečnosti a upřednostňuje ji, pravidelným informováním o důležitosti dodržování bezpečnostních zásad a o potenciálním dopadu „zvědavého“ jednání na organizaci.
- Zkuste techniky gamifikace, aby bylo učení o kybernetické IT bezpečnosti poutavé, pomocí interaktivních a náročných her nebo simulací zvyšujících povědomí o bezpečnosti, které mohou rozptýlit zvědavost kontrolovanějším a informovanějším způsobem.
- Omezte přístup k citlivým informacím a systémům, abyste omezili příležitosti ke zkoumání na základě zvědavosti, a zajistěte, aby zaměstnanci měli přístup pouze k datům a nástrojům nezbytným pro jejich role.
- Pravidelně, i když to může ode mě znít monotónně, zasílejte upomínky o osvědčených postupech v oblasti kybernetické bezpečnosti a rizicích spojených s akcemi vedenými zvědavostí, abyste zdůraznili, že je důležité mít bezpečnost na paměti.
Problém č.2: Nesoulad kultur
Ke kulturnímu nesouladu dochází, když existuje nesoulad mezi hodnotami, chováním nebo stylem práce zaměstnance a převládající kulturou organizace. Tento nesoulad může mít dopad na spokojenost s prací, výkonnost a celkovou dynamiku týmu. Pokud organizace dává přednost spolupráci a zaměstnanec preferuje samostatnou práci, může tento nesoulad vyvolat napětí.
Prakticky každá organizace mohou mít specifické normy chování nebo očekávání, například v oblasti komunikace nebo rozhodovacích procesů, a výrazné rozdíly mezi chováním zaměstnance a těmito normami mohou vést k nedorozuměním.
Zaměstnanec zvyklý na rigidní strukturu může mít problémy v pružnějším prostředí nebo v prostředí, kde se spolupracuje, pokud existují rozdíly v přístupu k rovnováze mezi pracovním a soukromým životem, k řízení času nebo k hierarchickým a plochým organizačním strukturám.
HR může kulturní nesoulad řešit následujícími způsoby:
- Zajistěte, aby náborový proces hodnotil nejen dovednosti a kvalifikaci kandidátů, ale také jejich soulad s vaší organizační kulturou. Zajistěte důkladný onboarding, který pomůže novým zaměstnancům pochopit firemní kulturu a hodnoty a přizpůsobit se jim. To může zahrnovat kulturní orientační sezení a mentoringové programy.
- Pravidelně zjišťujte zpětnou vazbu od zaměstnanců o jejich zkušenostech a vnímání firemní kultury. Personální oddělení by mělo tuto zpětnou vazbu využít k řešení kulturních nesouladů a k provedení nezbytných úprav.
Problém číslo.3: Nedisciplinovanost
Nedisciplinovanost označuje chování nebo jednání, které se odchyluje od zavedených pravidel, směrnic nebo očekávání v rámci organizace. Často narušuje pracovní procesy, ovlivňuje morálku týmu a může mít dopad na celkovou produktivitu. Zde je rozdělení nekázně a jejích důsledků:
Patří sem časté nebo neomluvené absence v práci, které narušují provoz a představují další zátěž pro kolegy. Pravidelné pozdní příchody do práce nebo na schůzky, které mohou ovlivnit časový plán a produktivitu týmu. Nedodržování firemních zásad nebo postupů, jako jsou bezpečnostní protokoly, pravidla oblékání nebo zdravotní a bezpečnostní předpisy.
Také sem můžeme zařadit chování, které je považováno za neprofesionální nebo rušivé, například nevhodné (toxické) chování, neuctivá komunikace nebo konflikty s kolegy. Odmítání dodržovat přiměřené pokyny nadřízených nebo nevhodné napadání autority. Soustavné nedodržování výkonnostních standardů nebo termínů, které může mít dopad na cíle týmu a výsledky projektu.
Důsledky nedisciplinovanosti
Nedisciplinovanost může vést k přerušení pracovních procesů a ovlivnit celkovou produktivitu. Pokud někteří zaměstnanci nedodržují normy, může to demoralizovat ostatní, kteří pravidla dodržují. Nedodržení předpisů nebo zásad může organizaci vystavit právním rizikům nebo sankcím ze strany regulačních orgánů. Nakonec přetrvávající nekázeň může vést k nespokojenosti zaměstnanců, což může mít za následek vyšší míru fluktuace.
Pro řešení různých forem nekázně by personální oddělení mělo stanovit jasný kodex chování a sdělit všem zaměstnancům očekávání. V případě výskytu problémů může personální oddělení zasáhnout nabídkou poradenství nebo koučování, aby pochopilo příčiny a pracovalo na nápravných opatřeních.
V případě závažnějších přestupků by personální oddělení mělo postupovat podle spravedlivého a důsledného disciplinárního postupu, aby bylo zachováno respektované a spořádané pracoviště.
Problém č.4: Neschopnost komunikace
Tento problém personálního managementu se se týká nedostatku pravidelných a účinných informací o stavu probíhajících projektů, což může vést k několika problémům v týmu nebo organizaci:
- Nedostatek pravidelných aktualizací ztěžuje včasnou identifikaci možných zpoždění v projektech, což vede k nedodržení termínů a ovlivňuje celkový harmonogram projektu a jeho výsledky.
- Nedostatečná komunikace, kterou považuji za jednu z klíčových témat personální práce o průběhu projektu ztěžuje sledování individuálních příspěvků a brání tomu, aby členové týmu nesli odpovědnost za své povinnosti. Neinformování o pokroku v projektech může vést k nevyřešeným problémům nebo překážkám, takže včasná identifikace problémů je zásadní pro jejich včasné řešení a předcházení eskalaci.
Vedoucí lidských zdrojů a manažeři lidí mohou podniknout následující kroky v boji proti neinformování o pokroku v projektech:
- Zavést a podporovat používání specifických nástrojů a platforem pro aktualizaci projektů a zajistit, aby všichni věděli, kde a jak mají hlásit pokrok a vývoj. Naplánujte pravidelné schůzky nebo aktualizace stavu za účelem přezkoumání pokroku projektu, řešení problémů a nového nastavení cílů, čímž podpoříte prostředí nepřetržité komunikace.
- Vytvořte a sdělte jasné pokyny, jak a kdy by měl být hlášen pokrok, včetně typu požadovaných informací a formátu aktualizací. Podporujte kulturu transparentnosti, v níž se členové týmu cítí pohodlně při sdílení aktuálních informací a vznášení obav bez obav z následků.
Problém č.5: Práce s vlastní energií zaměstnance
Tzv. Energetický management zaměstnanců na pracovišti zahrnuje vyvážení pracovních požadavků s osobní pohodou, aby se zvýšila produktivita a zabránilo se jejich vyhoření. Efektivní řízení energie pomáhá zaměstnancům udržet si vysokou úroveň výkonnosti a zároveň chránit jejich duševní a fyzické zdraví.
Zde je několik způsobů, jak mohou personalisté a jejich vedoucí pracovníci pečovat o zaměstnance a jejich energii:
- Podporujte zaměstnance v pravidelných, plánovaných přestávkách, aby si odpočinuli a načerpali novou energii. Krátké přestávky během dne mohou zlepšit koncentraci a zabránit únavě. Podporujte ty postupy, které podporují rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, jako je pružná pracovní doba nebo možnost práce na dálku, abyste zaměstnancům pomohli lépe zvládat hladinu energie. Poskytněte zdroje pro podporu duševního zdraví, jako jsou poradenské služby, semináře o zvládání stresu.
- Vytvořte takovou pozitivní a podpůrnou pracovní kulturu, v níž se zaměstnanci cítí ceněni a motivováni, což může zvýšit celkovou energii a produktivitu. Podporujte otevřenou komunikaci mezi zaměstnanci a vedoucími pracovníky, abyste mohli řešit problémy spojené s pracovní zátěží a v případě potřeby jim poskytnout podporu.
Zaměřením se na tyto aspekty mohou personalisté a manažeři pomoci zaměstnancům efektivněji hospodařit s vlastní energií, což povede ke zlepšení výkonnosti, snížení míry vyhoření a ke zdravějším a angažovanějším zaměstnancům.
Závěrem
Při řešení těchto běžných problémů na pracovišti, od kybernetických bezpečnostních rizik po řízení naší vlastní energie, je zřejmé, že proaktivní opatření a podpůrné pracovní prostředí jsou klíčové. Zavedením vašich účinných strategií, jako jsou pravidelná školení, jasné komunikační protokoly a wellness programy, mohou personalisté a vedoucí pracovníci podpořit produktivnější a harmoničtější pracoviště.
Vytvoření prostředí, v němž mají zaměstnanci možnost uspět a cítí se podporováni, je v konečném důsledku přínosem nejen pro jednotlivce, ale i pro celou organizaci. Nechte se těmito mými pěti problémy inspirovat a snažte se jim předejít, stojí nemalé náklady a mají někdy velký dopad na organizaci jako celek.
