Vedoucí pracovníci se vždy snaží zvýšit produktivitu zaměstnanců, někteří, ale ne všichni také svou vlastní produktivitu. Až příliš často se však snaha o zvýšení produktivity nedostane dál než na školení o nakládání s časem a zábavným školením o time managementu, které pro tento rok poskytuje vaše HR oddělení. Jenže doba je tak jiná od té předchozí, že několik doporučení a sehraných situací a scének na školeních problém produktivity vašeho podniku jednoduše nevyřeší.
Když se snažíte změnit produktivitu podniku na úrovni jednotlivce, obvykle máte pramalou šanci toto dokázat. Chyba je totiž často daleko hlouběji a tkví v samotném systému vašeho podniku. Podnik má vnitřně nastavený systém, který je těžké obvykle změnit hned, případně díky kosmetickým úpravám.
Gramofonová deska podniku
Když sedím na prezentaci výstupu z personálního auditu, popisuji situaci firmy jako gramofonovou desku. Firma si pouští ty samé skladby a o existenci dalších skladeb a šíři pole desky nemá ani tušení. Možnosti rozvoje produktivity jsou tak skryty. 2/3 problémů dnešních podniků a možností ke zlepšení patří systému, nikoliv jednotlivci. Dovolím si tvrdit, že tam patří i většina hlavního tématu zlepšení produktivity. Osobní řešení mohou být užitečná a věcná, ale nejúčinnější lék na nízkou produktivitu a neefektivitu musí být realizován na úrovni systému, nikoliv na úrovni jednotlivce.
Ještě doplním, že to že zaměstnanec není produktivní ještě neznamená, že je viníkem produktivity, je obětí systému a manažerského řízení. Když změníte vnímání a doporučíte systém hodnocení, kontroly a rozvoje manažerské práce, musíte pracovat zároveň na systému jako celku a neukazovat prstem na jednoho zaměstnance. S jedním zaměstnancem se produktivita firmy nezvedá, rozumíme si?
Jak řídíte podnik?
Je to vlastně základní pohled do personálně auditové práce. Jak jste dobří manažeři? Jak jste skvělí vedoucí? Hned se zeptám, jak tady u vás komunikujete? Jedním z hlavních řešení v produktivitě je komunikace podniku. Mnoho vysoce produktivních podniků zavedlo systém efektivních stupňovitých každodenních porad s jasnou eskalační posloupností pro všechny problémy. Pokud nelze dosáhnout rozhodnutí, problém se eskaluje na další úroveň v řízení podniku.
Tento systém zlepšuje propojení mezi vedením a předními liniemi a urychluje rozhodování a co je možná nejdůležitější, zvyšuje produktivitu tím, že snižuje počet rozptýlené komunikace. To, jak efektivně komunikujete předurčuje to, jak budete produktivní. Proto, když vidím, že firma si posílá skrze své vnitřní řízení sms a maily, vše je chaotické a má různé priority, rozhodující manažeři vždy chybí nebo to celé postrádá systém a váhu, je jasné, že se budete potýkat s problémy s produktivitou, i když máte pocit, že „komunikujete“.
Jak vypadá vaše práce?
Další problém, které je v dnešních firmách patrný je, že manažeři nemají přehled o tom, co jejich zaměstnanci skutečně dělají. Ano, mají popis práce a někdo z horního patra to kontroluje, ale manažeři skutečně často nevědí, jak vypadá práce jejich podřízených a co víc, oni jejich práci ani nerozumí. Bohužel většina práce v kancelářském prostředí je zcela neviditelná. V důsledku toho všeho je velice obtížné zjistit, na čem lidé pracují nebo zda nejsou přetíženi a nemohou se věnovat dalším úkolům.
Je tedy důležité najít způsob, jak práci lidí zviditelnit, jak ji zprůhlednit, opět se tedy musí komunikovat o tom, co lidé dělají a jak, čemu čelí, co je omezuje v produktivním výkonu. Toto především manažerské téma neznamená objevit toho, kdo se veze, ale společně najít snazší a produktivnější způsob naší práce, který usnadní život také dalším kolegům. Cílem opět není najít neproduktivního zaměstnance, ale objevit způsob prezentace vlastní práce každému a vnést tak světlo do zodpovědností a rolí každého z nás.
Jak v práci rozhodujete?
Posledním tématem, které brzdí produktivitu zaměstnanců a produktivitu podniku je proces rozhodovávání. Když se vám daří vnitrofiremní komunikace a když víte, co kdo dělá, je o to snazší nechat pravomoci těm, kteří mohou rozhodnout. Obrovskou překážkou v produktivitě, je brždění rozhodovacího procesu. Pravidlo pro další zvýšení produktivity je jednoduché. Pokud je zaměstnanec zodpovědný za výsledek, měl by mít pravomoc učinit potřebná rozhodnutí sám. Samozřejmě pro tyto pravidla je třeba vytvořit systém, ale pokud najdete v podniku situaci, kdy rozhodování zaměstnance ovlivňuje celkovou produktivitu je na čase vytvořit fungující pravidla pro rozhodovací proces.
Závěrem
Snaha o individuální produktivitu je vždy zdravá a užitečná a všechny rozvojové aktivity v tomto směru bych vždy podpořil. Pokud však pracujete pro podnik, bude přínos většinou efektivní pouze pro vás. Chcete-li skutečně ovlivnit produktivitu podniku jako celku, musíte rozvojově pracovat na úrovni celého systému a hledat bolavá místa produktivity.
