Před nástupem pandemie se zaměstnavatelé nad otázkou produktivity příliš nezamýšleli, ano byly k dispozici statistiky, data, počtu výstupů, ale nějaká hlubší zamyšlení nad tím, jestli je třeba nějak analyzovat produktivitu nikoli. Zaměstnanci seděli ve svých kancelářích nejméně osm hodin denně, což zjevně muselo znamenat, že dělají svou práci nebo snad ne?
U pozic ve výrobě toto nemá smysl řešit, protože tam se to jinak, než sledováním výroby dělat nedá. Proto bude řeč hlavně o nevýrobních pozicích.
Sezení na zadku
Pracovní místo a „sezení na zadku“ však není ukazatelem skutečné produktivity. Ve skutečnosti byl pohled na lidi u jejich pracovních stolů přinejlepším nevýrazným měřítkem pro posouzení toho, co se dělalo efektivně a co byl jen čas strávený u obrazovky. Mnoho manažerů a vedoucích pracovníků používalo možnost vidět někoho fyzicky ve firmě jako manažerskou berličku, ale ve skutečnosti všichni víme, že když někoho vidíme, neznamená to, že pracuje, to zkrátka nemusí být nutně pravdivé.
Jak definujeme produktivitu?
O produktivitě se na mém blogu dočtete hodně. Je to zajímavé téma. Starý pohled, kdy lidé původně přemýšleli o produktivitě práce jako o světě výroby, kde bylo možné zjistit, kolik hodin práce, kolik strojů a kolik zboží se vyrobí na množství lidského kapitálu a hodinu práce. Stále jsou výrobní pozice, kde se dá ledacos dokonale změřit, ale i zde najdeme velké výkyvy, stejně tak u práce kancelářské.
„Myslím si, že je na čase si říct, co je „být produktivní“. V tom jsme se ale moc neposunuli.“
Práce na dálku nebo v kanceláři
Tuto studii Stanfordského institutu pro hospodářskou politiku jsem také uváděl na svém blogu, zde bylo zjištěno, že plně vzdálená práce je spojena s přibližně o 10 % nižší produktivitou než osobní práce, a to kvůli problémům s komunikací a problémům se sebemotivací. Ukázalo se však, že hybridní práce nemá na produktivitu žádný vliv, ale je oblíbenou volbou kvůli náboru a udržení zaměstnanců.
Další studie, která zkoumala 4000 amerických firem, zjistila, že firmy, které umožňují více vzdálené práce, rostou rychleji. Je toho tedy hodně, co je třeba zvážit. S tím vším se zaměstnavatelé snaží vyřešit otázku produktivity, která je tak zásadní pro posouzení skutečného potenciálu, jak se firmě daří. Otázka produktivity je tak velkou otázkou, a to částečně proto, že měření produktivity není vůbec jednoduché.
Jak měříme produktivitu
Některé společnosti se rozhodly jít cestou plného nebo částečného dohledu, kdy se vzdálená pracovní síla měří podle toho, jak moc svítí zelené aktivní světlo nebo jak často se hýbe myší. Jiní zase tvrdí, že nejlepší je přístup zaměřený na výsledky. Jsou plněny KPI – klíčové ukazatele výkonnosti, cíle a úkoly? Pokud ano, pak je společnosti jedno, kolik času stráví pracovník u stolu, protože je zjevně dostatečně produktivní, aby dosáhl svých cílů.
Je jasné, že metriky založené na výsledcích (datech) jsou spolehlivější než tradiční měřítka, jako jsou odpracované hodiny. Nikdo však nemá jasnou odpověď, ale existují společnosti, které se snaží posunout konverzaci kupředu a zjistit, jaký je nejlepší způsob měření produktivity.
Asi by stálo za zvážení mix těchto oblastí. Sledovat nějaké milníky, dokončené projekty a klíčové ukazatele výkonnosti, které souvisejí s pracovní rolí. Důležité jsou také kvalitativní faktory, jako je spokojenost a pohoda zaměstnanců atd.
Jaké máte cíle, víte to?
Je třeba si skutečně klást otázky, zda máme jasno v cílech a jak jich chceme dosáhnout. Po cestě je to kontrola pokroku a navigace, jak mohou v případě potřeby zrychlit nebo se vrátit na správnou cestu. Je to opakující se proces, který se z velké části zaměřuje na cíle. Vedení však musí vědět, jaké cíle to jsou a jak jich dosáhnout. Protože většina manažerů tradičně neřídí výsledky, pouze předpokládají, že pokud jsou lidé v kanceláři, jsou přece produktivní.
Pokud každý tým nemá objektivní cíle a jasné výsledky je to slepá ulička. Je třeba mít pevný kontrolní seznam. Manažeři by pak svou práci místo sledování teplé židle v kanceláři měli sledovat to, jak se dodržují vytyčené cíle. Zajímavou metodou jsou i dlouhodobé časové plány, je to solidní způsob, jak zjistit, kolik času vaši zaměstnanci tráví na dlouhodobých projektech a jak se to celé reálně daří naplnit. Zároveň sledování těchto komplexních dílů usnadňuje orientaci v tom, jestli zaměstnanci pracují rovnoměrně a nejsou přetěžováni.
Kvantita versus kvalita
Mezi nimi je citlivá hranice. Kvalitativní opatření jsou stejně důležitá jako kvantitativní. Lidem, kteří stále hledají kvantitativní měřítka, mohou pomoci softwarové produkty pro produktivitu a řízení, ale je zde i kvalita pracovního života, a tu bez osobní aktivity manažera neobjevíte.
Bohužel se produktivita stále měří na základě viditelnosti, včetně hodin strávených v kanceláři nebo online. Výsledkem je, že téměř třetina průměrného dne je ztracena na performativní práci, která nepřispívá k plnění cílů společnosti, ale je prostě vykonávána proto, aby vypadala produktivně.
Stručně řečeno, je na organizacích, aby zjistily, co pro ně nejlépe funguje. Ať už se však jedná o vzdálenou nebo hybridní firmu, hodnocení produktivity na základě osobní přítomnosti člověka v kanceláři je už minulostí.
