Facilitace není jen o zábavných aktivitách, hrách na prolomení ledů nebo týmových cvičeních. Tyto prvky mají své místo – dokážou uvolnit atmosféru, otevřít komunikaci a propojit lidi. Ale skutečná síla facilitace leží spíše jinde: v propojení lidí mezi sebou a s obsahem, který je předmětem jejich společné práce. Dle mě je totiž právě obsah těžištěm každého kvalitního facilitačního procesu.
Síla facilitace
Jakákoli technika, která nepomáhá posunout skupinu blíž k cíli nebo výsledku interakce, zůstává jen prázdným gestem. Jako praktik vím, že na konci dne záleží na tom, zda výstup skutečně dává smysl a zda jsem v daném čase a prostoru udělal maximum pro jeho dosažení.
Někdy je výsledek viditelný hned, jindy se skrývá pod povrchem a potřebuje svůj čas k dozrání. Facilitátor však vytváří podmínky pro to, aby se jednotlivci i skupiny mohli posunout vpřed vlastním tempem. Nejde o to lidem dát odpověď, ale umožnit jim ji společně objevit.
Jak na efektivní facilitaci?
I když jako zkušený facilitátor vím, které vzorce použít, když jsou interakce obtížné, a to jsou téměř vždy, je důležité rozumět nejen mechanice techniky, ale také tomu, kdy ji použít a proč.
Existuje mnoho facilitačních technik, které lze použít ke zlepšení interakcí mezi členy týmu. Některé techniky jsou skvělé pro podporu různých pohledů a zároveň pro sjednocení týmu při dosahování rozhodnutí, zatímco jiné se zaměřují na vytvoření bezpečného prostoru a dosažení společného porozumění. Klíčem je mít k dispozici sadu facilitačních technik a rozumět tomu, jak je aplikovat v různých situacích.
Zde jsou moje klíčové „osvědčené“ vzorce z mé sady facilitačních technik pro vytvoření bezpečného a zdravého prostoru, konsensu a spolupráce. Často tyto techniky používám v kombinaci a jejich výběr závisí na kontextu, složitosti situace, tom, zda je rozhodnutí velmi důležité, a na publiku zainteresovaných stran.
Úvodní techniky pro vytvoření bezpečného prostředí
Existuje úvodní sada technik, které lze použít k vytvoření bezpečného a zdravého prostředí, ve kterém se lidé mohou scházet, diskutovat o nápadech a dospět ke společnému porozumění. Aby byl tým efektivní, je důležité vytvořit bezpečný prostor pro diskusi o obtížných a složitých otázkách a výzvách a zajistit, aby každý člen týmu měl možnost se vyjádřit a účastnit se.
Často je používám, když události dominuje jeden nebo dva hlasití účastníci a ostatní členové týmu jsou tiší, necítí se dobře, když mají mluvit před skupinou, nebo se raději nezapojují. Používám je také, když jsou v místnosti smíšení členové týmu a manažeři. Lidé se mohou cítit nepříjemně, když mají vznést nějaké otázky, protože se bojí konfliktu nebo toho, že jejich názor nebude managementem přijat příznivě.
Práce v páru
Na začátku schůzky místo tradičního představování účastníků po kruhu dejte lidem příležitost navázat kontakt mezi sebou a seznámit se s účelem akce. Tento model začíná psaním, aby měli účastníci facilitace prostor pro vymýšlení svých nápadů. Poté se rozdělí do dvojic a diskutují o otázkách položených facilitátorem. Následně zkontrolují odpovědi s další dvojicí a vytvoří čtyřčlennou skupinu. Tím se sníží tření mezi jednotlivci. Je důležité však dbát na to, aby zde stále nevznikala dominance jednotlivců ve skupinách, skrze zkreslování výstupu.
Nakonec každá skupina poskytne shrnutí diskutovaných nápadů a výstupů. Proč používat tuto facilitační techniku? Protože poskytuje prostor jednotlivcům, pomáhá rychle generovat nápady a účastníci si tyto nápady osvojí.
Analýza problémů
Tato technika vytváří prostor pro generování nápadů. Pomáhá lidem uvolnit se, zvyšuje kreativitu a vytváří prostor pro inovativní myšlení, které umožňuje lidem zpochybňovat stávající postupy, ale také vést odvážné rozhovory. Technika začíná tím, že se účastníci požádají, aby vytvořili seznam všeho, co mohou udělat, aby dosáhli nejhoršího možného výsledku pro svou strategii, úkol nebo cíl.
Facilitátor je pak vyzve, aby prošli seznam a zeptali se: „Je v tomto seznamu něco, co v současné době děláte?“ Skupina pak projde tento druhý nový seznam položek a rozhodne, jaké další kroky jsou nutné k řešení.
Techniku lze i otočit, co děláte pro váš cíl, úkol nebo strategii a co očekáváte, že by se dalo ještě udělat, kde je omezení, kde je další potenciál atp. Cílem je odklonění problémů od lidí k procesů, cílům a aktivitám.
Metoda hlasování
Jedná se o rychlý způsob, jak dosáhnout konsensu v týmu, zejména když tým potřebuje vybrat několik možností z velkého množství variant. Často tuto metodu používám v kombinaci s mapováním, abych zjistil, na kterých akcích nebo nápadech by skupina měla pracovat jako první.
Každý člen týmu dostane stejný počet hlasů a umístí své tečky na nápad, který považuje za nejdůležitější. Když všichni hlasují, vyhodnotíte výsledky, abyste usnadnili dohodu o pořadí nápadů nebo akcí, na kterých je třeba pracovat. Tento vzor často používám při retrospektivách, abych získal krátký seznam prioritních proveditelných zlepšení.
Galerie možností
V malých skupinách, které pracují paralelně, je každé skupině přiděleno jiné téma nebo otázka, aby prozkoumala jeden z mnoha bodů k diskusi. Každá skupina dostane jiný prvek nebo otázku k diskusi a zaznamenává a shromažďuje své odpovědi a nápady. Po uplynutí časového limitu jsou účastníci požádáni, aby se prošli mezi ostatními skupinami, podívali se na nápady ostatních skupin, diskutovali a přidali své nápady k nápadům ostatních týmů.
Po této procházce galerií diskutuje kombinovaná skupina o svých myšlenkách a nápadech, které získala z diskusí a interakce. Jedná se o skvělý model pro práci s více týmy nebo při rozsáhlých akcích.
Aby svět facilitace nebyl tak jednotvárný tak je dobré vám představit také základní facilitační techniky, protože pokud se vám podaří vytvořit bezpečné prostředí předchozími technikami můžete pokračovat ve své práci facilitátora skrze běžně používané techniky.
Základní facilitační techniky v praxi
Technika brainstormingu (tvorba nápadů)
- Ujasněte a sdělte skupině téma nebo cíl facilitace (pokud je to možné, udělejte tento krok jako přípravu před dalším setkáním).
- Požádejte členy skupiny, aby volně a bez omezení generovali nápady.
Zapište všechny nápady na flipchart či tabuli a zadržte jakékoliv reakce nebo diskusi, dokud nejsou shromážděny všechny návrhy. (Členové mohou položit rychlou otázku za účelem objasnění významu nápadu, nikoli k rozhodování o něm.)
Volitelné:
- Sdružit nápady do společných kategorií — lze použít diskusi, hlasování (řazení nebo hodnocení) a/nebo techniku konsenzu.
- Vybrat preferované kategorie a/nebo nápady — lze provést diskusí, hlasováním (řazení nebo hodnocení) a/nebo konsenzem.
Technika konsenzu (shoda názorů)
Pojem konsenzus bývá často nepochopen. Konsenzus znamená, že každý člen skupiny s konečným rozhodnutím dokáže žít. Neznamená to, že každý člen s rozhodnutím plně souhlasí. Konsenzus bývá způsobem, jakým participativní skupiny rozhodují, zejména pokud preferují rovnostářský přístup k rozhodování.
Existuje několik přístupů k dosažení konsenzu. Rychlý přístup může být: 1) navrhnout konkrétní odpověď na rozhodnutí, které musí skupina udělat, a 2) zeptat se, zda s tím všichni mohou žít. Tento postup může šetřit čas, ale nevede k diskusím, které vytvářejí vlastnictví a učení u členů skupiny. Plánovači proto mohou zvážit promyšlenější přístup k dosažení konsenzu (viz níže).
Před setkáním
Členové obdrží informace, které:
- Vyjasňují rozhodnutí, které má být učiněno.
- Nejlépe je to formulovat jako otázku „ano/ne“ nebo výběr z alternativ (např. „Měli bychom schválit ___?“ nebo „Měli bychom najmout ___?“).
- Jsou dostatečné, aby si každý člen mohl udělat vlastní závěr.
Základní pravidla během aktivit zaměřených na konsenzus
Facilitátor vysvětlí členům skupiny základní pravidla, například:
- Členové se nepřerušují.
- Členové mohou vyjadřovat nesouhlas.
- Členové nevedou vedlejší diskuse.
- Mlčení je považováno za souhlas s rozhodnutím.
- Pokud je rozhodnutí dosaženo konsenzem, vystupují všichni členové jednotně ve prospěch rozhodnutí.
Proces konsenzu během setkání
Facilitátor řídí postup:
Stanoví časový termín, do kdy má být konsenzus dosažen v průběhu setkání.
V kruhovém pořadí každý člen:
a) Dostane stejný čas na vyjádření svých preferencí a důvodů k dané otázce.
b) Zaměřuje perspektivy na to, co je uskutečnitelné.
c) Nezmiňuje jména ostatních členů.
d) Nejvyšší vedoucí/manažer ve skupině vyjadřuje svůj názor až jako poslední.
Na konci vystoupení každé osoby si všichni vezmou tichou minutu, aby:
a) Uspořádali vlastní myšlenky jako reakci na názory právě hovořícího.
b) Rozhodli, s čím by byli ochotni kompromisovat nebo co by mohli mít společného s posledním mluvčím.
Po uplynutí časového termínu:
a) Facilitátor navrhne to, co se jeví jako nejčastější perspektiva vyjádřená členy.
b) Zeptá se všech členů, zda toto stanovisko mohou podpořit.
Pokud není dosažen konsenzus, členové mohou zvolit jednu z následujících možností:
a) Je nutné provést další průzkum do specifikovaného budoucího data — rozhodnout, jaké dodatečné informace jsou potřeba, případně jmenovat výbor pro výzkum; výbor připraví doporučení (nejlépe písemně) před dalším setkáním; během příštího setkání se doporučení projednají a proces konsenzu se zahájí znovu.
b) Použít hlasování (řazení nebo hodnocení). Někteří tvrdí, že hlasování není konsenzus, ale je to praktické, pokud konsenzus nelze dosáhnout do absolutního termínu. (Viz níže technika hlasování.)
Technika diskuse
Ujasněte a sdělte skupině téma diskuse a cíl (pokud je možné, udělejte tento krok jako přípravu před setkáním). Cílem je obvykle identifikovat, vyjasnit, analyzovat a/nebo vybrat položku.
Nejlépe je téma popsat jako otázku „ano/ne“ nebo volbu mezi alternativami (např. „Měli bychom schválit ___?“ nebo „Měli bychom najmout ___?“).
- Určete, kdy diskuse začne a kdy skončí.
- Umožněte otevřenou, nepředem přiřazenou výměnu informací — otázky, návrhy a obecné komentáře — až do stanoveného konce diskuse.
- Facilitujte tak, aby diskuse zůstala soustředěna na téma.
Pokuste se zaznamenat klíčové body na flipchart.
Volitelně:
- Shrňte diskusi identifikací závěrů nebo rozhodnutí.
- Skupina může z výsledků vybírat pomocí hlasování (řazení nebo hodnocení) a/nebo konsenzu.
Technika intervence facilitátora
Povaha intervence závisí na problému ve skupině. Pokud skupina zůstává „uvíznutá“, je vhodné na to celou skupinu upozornit. (Nápady, jak to řešit, jsou v následující části.) Pokud mezi určitými členy probíhá přetrvávající konflikt, může být vhodné pozvat tyto členy mimo skupinu a provést intervenční rozhovor odděleně. Pokud je porušováno základní pravidlo, je vhodné na to upozornit celou skupinu.
Mezi možné techniky intervence patří: shrnutí, konfrontace, návrhy, kladení otázek, poskytování jiných perspektiv, žádost o objasnění, připomenutí pravidel a strukturování aktivit.
Při jakékoli intervenci dejte skupině příležitost převzít odpovědnost za rozpoznání situace a rozhodnutí, jak s ní naložit.
Pokud je intervence směrována na celou skupinu, zvažte následující kroky:
- Stručně popište, co nyní vidíte nebo slyšíte — buďte konkrétní (nepoužívejte pouze pocity).
- Zeptejte se skupiny, co chce udělat.
- Buďte ticho, zatímco členové reagují a diskutují.
- Udržujte diskusi zaměřenou na daný problém.
- Požádejte o rozhodnutí.
Technika základních pravidel
Základní pravidla lze připravit předem a předložit skupině k revizi, úpravě nebo schválení, nebo je lze nechat vytvořit členy během setkání.
Běžná pravidla:
- Schůzky začínají a končí včas.
- Soustředíme se na priority, ne na osobnosti.
- Každý se zapojuje.
- Všechny názory jsou ctěny.
- Žádné přerušování.
- Žádné vedlejší konverzace.
Technika tvorby agendy schůzek
Navrhněte agendu společně s vedením organizace — nedělejte ji sami. Zvažte cíle schůzky a aktivity potřebné k jejich dosažení. Přemýšlejte o pojmenování události tak, aby účastníci přišli s odpovídajícím nastavením. Krátký dialog o názvu může pomoci sladit očekávání, zvláště při účastnících z různých kultur.
- Vždy zařaďte úvod nebo kontrolní seznam brzy, aby se všichni zapojili.
- Věnujte čas kontrole stavu úkolů z předchozích schůzek.
- Umožněte čas na krátké hodnocení spokojenosti účastníků.
- U každého hlavního tématu uveďte typ požadované akce, očekávaný výstup a časový odhad.
- Přečtěte agendu na začátku schůzky a dejte účastníkům možnost ji pochopit, upravit a schválit.
- Požádejte účastníky o závazek k agendě.
- Mějte agendu vyvěšenou po celou dobu setkání.
- Určte zapisovatele, který dokumentuje hlavní aktivity a následné úkoly; zápis by měl být rozeslán krátce po schůzce.
- Obecně agendu nepřetěžujte — buďte ochotní ji upravit, pokud skupina dělá pokrok.
Technika řízení schůzky (Meeting Management)
Řízení schůzky jsou dovednosti často přehlížené. Následující návrhy platí pro většinu schůzek.
Příprava facilitátora na schůzky
- Vaše chování nastavuje tón schůzky. Vzpomeňte si na to a připravte se tak, abyste byli co nejpohodlnější.
- Uvědomte si, jaký by mohl být nejlepší a nejhorší výsledek setkání — realita bude pravděpodobně mezi tím.
Tvorba agendy
Agenda je „mapa“ schůzky; navrhujte ji pečlivě (viz Technika tvorby agendy).
Zahájení schůzky
- Začněte včas — respekt k dochvilnosti.
- Zkontrolujte, zda jsou přítomni ti, kdo by měli být. Pokud někdo chybí, zjistěte důvod a jak jej zapojit.
- Modelujte úroveň energie a participace, kterou požadujete od skupiny.
- Ujasněte svoji roli (facilitátor, školitel, zapisovatel apod.).
Stanovení pravidel schůzky
- Základní pravidla definují „osobnost“ schůzky; stanovte je brzy (viz Technika základních pravidel).
Časový management
- Zvažte, zda požádat dobrovolníka za hlídače času.
- Pokud časový plán nefunguje, prezentujte to skupině a zeptejte se na řešení.
- Ukončujte schůzky na čas — lépe je přerušit práci a setkat se znovu, než ji protahovat do vyčerpání účastníků.
Hodnocení během průběhu schůzky
Hodnocení kvality schůzky je klíčové, ale často opomíjené. Pokud je schůzka dlouhá (např. více než 1,5 hodiny), každou hodinu nebo tak proveďte 5 minutovou kontrolu spokojenosti, nechte každého sdělit své hodnocení a zhodnotit průběh facilitace. To pomůže odhalit nespokojenost během schůzky a napravit ji.
Celkové hodnocení schůzky
- Na závěr vyhraďte cca 10 minut:
- Každý člen ohodnotí schůzku 1–5 (5 = nejhorší 🙂 jak chcete).
- Vysvětlí své hodnocení.
- Řekne, co by mohl(a) udělat, aby příště hodnotil(a) schůzku pětkou.
- Vedení hodnotí jako poslední.
Uzavření schůzky
- Na konci shrňte akce a přiřazené úkoly, stanovte čas a místo dalšího setkání a zeptejte se členů, zda se mohou zúčastnit (aby vznikl závazek).
- Rozhodnutí o složení příštího setkání je důležité — určete, kdo pozve nutné účastníky.
Nominální skupinová technika
Existuje mnoho variant. Obecně kombinuje jiné techniky a probíhá ve fázích:
- Facilitátor vyjasní téma nebo cíl (např. vybrat nejdůležitější položky ze seznamu).
- Sbírají se nápady od členů (často s použitím Round-Robin pro počáteční seznam a brainstormingu pro rozšíření).
- Celkový seznam je organizován a analyzován (diskuse, odstraňování duplicit, posouzení vzájemných vazeb).
- Výběr nápadů se provádí pomocí diskuse, konsenzu nebo hlasování v závislosti na situaci skupiny.
Parkoviště nápadů
Když se objeví téma, které není přímo relevantní k právě řešenému bodu, člen skupiny jej může navrhnout na „parkoviště“.
- Facilitátor nebo člen to zapíše na seznam „parkoviště“ (flipchart umístěný stranou).
- Skupina na konci schůzky dohodne, jak budou položky z parkoviště dále řešeny, pokud vůbec.
Kruhové sdílení
Facilitátor upřesní téma nebo cíl (např. generování nápadů). Účastníci mají tichý čas před setkáním nebo na začátku, aby si připravili nápady. Během setkání facilitátor sbírá nápady tak, že jde kolem stolu a každý postupně sdělí jeden nápad, dokud nejsou všechny nápady zaznamenány. V této fázi se nápady neanalyzují ani nediskutují; účastníci mohou ptát pouze pro objasnění.
Facilitátor a členové se vyhýbají duplicitám!
Volitelně:
- Sdružit nápady do kategorií (diskuse, hlasování nebo konsenzus).
- Vybrat nejpreferovanější kategorie nebo nápady (diskuse, hlasování nebo konsenzus).
Technika příběhů
Facilitátor vysvětlí, že cílem je zaměřit se na pozitivní stránky — silné stránky a příležitosti organizace. Cíl může být např. vytvoření vize, hodnot nebo akčních plánů.
Postup:
- Každý člen tiše přemýšlí o své nejlepší zkušenosti s organizací a lidmi, kterým slouží.
- Ve dvojicích si navzájem dělají rozhovor (cca 10 minut), zaměřený na to, co udělalo zkušenost nejlepší, kdo byl zapojen, co si cení, jaké hodnoty by chtěli mít v organizaci a tři přání pro organizaci.
- Tazatel shrne 5–8 hlavních témat z rozhovoru a ověří je u partnera.
- Pomocí kruhového sdílení se sbírají témata do skupiny; lze rozšířit brainstormingem.
- Hlasováním (hodnocení) se vybere 5–8 klíčových témat pro vizi/hodnoty.
Technika hlasování
Existuje mnoho přístupů:
Zvednutí rukou
Nejjednodušší: procházet seznamem položek jednu po druhé; položka s nejvíce zvednutými rukami se vybere.
Řazení
Každé položce přiřadíte unikátní pořadí (např. 1, 2, 3…) za účelem výběru jediné nejdůležitější položky.
Hodnocení
Každé položce přiřadíte hodnotu (např. vysoká / střední / nízká nebo 1/2/3); několik položek může mít stejnou hodnotu.
Hlasování pomocí teček nebo symbolů
Každý účastník dostane určitý počet „hlasů“ (teček), obvykle roven počtu voleb, které mají učinit. Účastníci umístí své tečky vedle položek, které doporučují vybrat. Položky s nejvíce tečkami se vybírají.
Závěrem
Facilitátoři dnes mají k dispozici široké spektrum formátů a technik, ale jejich používání samo o sobě nezaručí úspěch. Klíčové je vždy nejprve pochopit kontext, proč se scházíte, jaký je očekávaný výstup a jaké konkrétní výsledky chcete posunout. Teprve s tímto jasným cílem v mysli může facilitátor vybrat vhodné nástroje a vzorce práce, které vytvoří bezpečný prostor pro dialog, usnadní dosažení konsenzu a podpoří rozhodování.
Dobrého facilitátora odlišuje nejen empatie, aktivní naslouchání a další měkké dovednosti, ale také systematický přístup: principy a metodika, díky nimž se nápady a diskuse postupně vykrystalizují v kvalitní a použitelný výstup. To znamená plánovat s ohledem na dynamiku skupiny, udržovat procesy jasné a flexibilně reagovat, když proces zabloudí do slepé uličky.
Facilitace se také nedá uspěchat. I ten nejlépe navržený proces může narazit na nečekané bariéry, protože skupiny jsou složité a často pracují s komplikovanými tématy. Často je třeba přijmout kompromis: výstup může být „skvělý“, ale zároveň část problému zůstane otevřená a vyžaduje další práci. To není selhání, ale realistické vnímání omezení času a energie účastníků.
Moje praktická doporučení na závěr:
- vždy si vyhraďte čas na jasné zformulování cíle a sdílení očekávání,
- pracujte s krátkými kontrolami průběhu, zaznamenávejte rozhodnutí a odpovědnosti,
- po skončení setkání věnujte chvíli reflexi a zpětné vazbě.
Facilitace je kontinuální dovednost, proto se učte jako já z každého setkání, sbírejte data o výsledcích a postupně zdokonalujte své techniky.
Pokud to shrneme: dobrý facilitátor kombinuje lidský přístup s metodikou, trpělivost s pragmatismem a cílevědomé plánování s ochotou improvizovat. Takto zvyšuje reálnou přidanou hodnotu setkání a pomáhá týmům dosahovat jejich skutečných cílů.
Zdroje
- Toll, Cathy A. The effective facilitator’s handbook: Leading teacher workshops, committees, teams, and study groups [online]. First edition. Arlington, VA: ASCD, [2023], ©2023 [cit. 2025-10-20]. ISBN 978-1-4166-3170-5.
- Strachan, Dorothy. Managing facilitated processes: a guide for consultants, facilitators, managers, trainers, event planners, and educators [online]. San Francisco: Jossey-Bass, ©2009. The Jossey-Bass business & management series [cit. 2025-10-20].
- MCNAMARA, Carter. Field Guide to Nonprofit Strategic Planning and Facilitation. Minneapolis, MN: Authenticity Consulting, LLC, 2007. ISBN 978-0-9722138-7-1.
