Systém vytvořený Davidem Allenem, se zaměřuje na shromažďování úkolů a projektů, jejich organizaci a pravidelnou revizi, což usnadňuje plánování a prioritizaci. Klíčovým prvkem je uvolnit mysl tím, že si zapíšete vše, co potřebujete udělat, a pak to systémově zpracujete.
Řízení záležitostí – a to jak pracovních, tak soukromých – je proces složený z ustálených kroků: Sesbírej, zpracuj, zorganizuj, zhodnoť, udělej.