Personální audit

Personální audit představuje účinnou a efektivní formu sběru cenných informací, které následně a efektivně využijete při vašich rozvoji lidských zdrojů a při optimalizaci a standardizaci procesů ve vaší organizaci.

Personální audit prakticky

Lidské zdroje jsou nejcennějším zdrojem ve vašem podnikání. Efektivní využívání lidských zdrojů přináší rozvoj společnosti a omezuje tak selhání vaší firmy, protože lidé nejsou stroje. Zmapování procesů, efektivní řízení, nastavení komunikačních toků, delegování pravomocí a určení povinností je základním problémem mnoha organizací, zvláště při přechodech z jednotlivých etap vývoje vaší organizace.

 „(O jeho první firmě) Nikdy jsem nebyl kapitánem nějakého sportovního týmu nebo kapitánem čehokoli, nikdy jsem nikoho nevedl. Takže jsem přemýšlel, okay, co jsou vlastnosti, které ovlivňují to, jak tým pracuje. První jasný předpoklad je, že se lidé chovají stejně jako vy. To ale není pravda. I kdyby se chovali přesně jako vy, všichni mají na mysli jiné domněnky a informace.“ Elon Musk

Cíle našeho personálního auditu

Klíčovou podmínkou správnosti provedení personálního auditu je volba vhodného personálního auditora. V žádném případě by se nemělo jednat o interní zaměstnance firmy. Mezi hlavní důvody k externímu zajištění personálního auditu patří:

  • Objektivita, kdy auditor pochází z prostředí mimo auditovanou firmu si lépe zachová svou objektivitu, než člověk, který je součástí auditované organizace.
  • Důvěryhodnost, kdy personální audit provedený externí poradenskou firmou má nejen u zaměstnanců dané firmy, ale i u partnerských firem větší důvěru než kdyby byl vypracován interními zaměstnanci.
  • Náklady, kdy na první pohled vysoké náklady auditorské firmy se auditované organizaci vyváží rychlejším a snazším akceptováním výsledků auditu. Navíc si nevyžádá pracovní čas žádného zaměstnance firmy.

Důkladné zmapování personální situace. Podrobná analýza stavu organizace a činností či procesů souvisejících s personální a sociální oblastí.

  • Odborné posouzení, zda jak profesní struktura, tak i kompetence zaměstnanců všech kategorií odpovídají definovaným firemním potřebám, strategii a cílům.
  • Objevování a nalezení dalšího potenciálu rozvoje zaměstnanců.
  • Odborné posouzení a zjištění vytíženosti zaměstnanců.

Další možné cíle pro personální audit

  • Analýza problémů fluktuace zaměstnanců.
  • Sběr dat o aktuálním stavu kultura a motivace vašich zaměstnanců.
  • Analýza vnitrofiremního prostředí z pohledu vztahů a celkové komunikace.
  • Zhodnocení stávajících zaměstnanců z hlediska jejich osobnostních charakteristik a požadavků na danou pozici.
  • Zhodnocení pracovní vytíženosti na jednotlivých pracovních pozicích a v návaznosti na to doporučení optimalizace počtu zaměstnanců.
  • Zhodnocení využívání pracovních nástrojů a pracovního času.
  • Další možná témata na klíč a k řešení personálních problémů.
  • Analýza kariérního plánování a rozvoje jednotlivých zaměstnanců.

Metody používané při personálním auditu

  • Posuzování aktuální pracovní náplně auditovaných osob.
  • Kontrola pracovních podmínek – hodnocení, vzdělávání, pracovní doba atd.
  • Procesní mapy, popis prováděných procesů do 1 úrovně, v případě procesního auditu se pokračuje až do 3 úrovně.
  • Podrobná SWOT analýza – klíčová analýza, která vede k odhalení silných a slabých stránek, příležitostí a rizik=hrozeb v prostředí, kde firma nebo organizace působí.
  • Řízené párové rozhovory, které slouží ke zjištění a validaci informací. Rozhovory mají pevnou strukturu obsahující otevřené a cílené otázky včetně křížového ověření odpovědí u dalších zaměstnanců. Schopnost křížového ověřování je klíčové pro objektivnost informací z personálního auditu.
  • Snímek pracovního dne v organizacích slouží k získání objektivních údajů o využití pracovního času.
  • Pozorování na pracovišti doplňuje metodu denních snímků a řízených rozhovorů.
  • Pozorování na pracovišti může být zvolena metoda mystery shoppingu nebo stínování na pracovišti zaměstnance. Obě tyto metody slouží ke zjištění kvality i kvantity prováděných pracovních činností.
  • Mystery shopping – „Utajený nákup“ provádí personální auditor, který se vydává za zákazníka nebo klienta společnosti a provádí fiktivní nákup nebo poptává službu, řeší reklamaci apod.
  • Stínování – personální auditor je přítomen na pracovišti a pozoruje pracovníky při práci. Zapisuje si časové údaje jednotlivých činností a aktivit, popřípadě kvalitu poskytovaných služeb směrem k zákazníkovi nebo klientovi ať osobně nebo po telefonu, případně emailem.

Personální audit podle jeho zaměření

Běžný – vyvolán na základě zjištěného nedostatku nebo odchylky

Úplný – komplexní kontrola za dané období a celého pracoviště

Cílený – zaměřen na konkrétní problematiku:

  • Kontrola stávajícího personálního a mzdového systému
  • Ochrana daného systému organizace
  • Možnosti zneužití systému organizace
  • Chyby daného systému organizace
  • Minimalizace škod
  • Optimalizace a efektivnost systému

Účelu provedení personálního auditu

Lze personální audit rozdělit na audit typu

  • Vyhovění (Compliance),ve kterém je proveden zpětný monitoring personální činnosti a mzdového účetnictví. Zahrnuje všechny oblasti ve vztahu k legislativě, součástí je plný mzdový audit, účetnictví a další vztahy k firmy nebo k úřadům.
  • Ochrana (Protector), který je zaměřen na ochranu systému. Jeho cílem je eliminace možností chybovosti systému v oblasti personální a mzdové práce a možnosti zneužití slabých míst v těchto systémech s cílem zdokonalení systému.
  • Kontrola (Control), který je zaměřen na personální a mzdovou činnost zaměstnanců, analyzuje potřeby a možnosti organizace, plánovaný vývoj a předpokládaný rozvoj, a staví jej do srovnání s analýzou lidských zdrojů s důrazem na personální a mzdové zázemí. Hlavní smysl tohoto auditu spočívá v optimalizaci personální struktury a ve vytváření její výkonné organizační struktury s ohledem na další rozvoj.

 „Kultura je důsledkem způsobu, jakým si vedete a jak řídíte firmu.“ Larry Bossidy

Metody využívané při zpracování výstupů z personálního auditu

  1. Analytická metoda personálního auditu – metoda zkoumání složitějších skutečností rozkladem na jednodušší.
  2. Syntetická metoda personálního auditu – metoda, která sjednocuje několik jednodušších informací do jednoho celku.
  3. Deduktivní metoda personálního auditu – metoda využívaná při formulaci návrh řešení a doporučení.
  4. Paretova metoda personálního auditu – metoda pro určení priorit, na které je třeba se především zaměřit při analýze informací. Metoda vychází z logiky, že uspořádává položky podle zvoleného kritéria a analyzuje pouze položky znamenající 80 % celkové hodnoty zvoleného kritéria všech položek.

 

„Při veškeré řídící činnosti vedoucí pracovník nesmí zapomenout a narušovat základní poslání firmy, její sdílené hodnoty, kvalitu veškeré práce, kulturu. V tomto směru jeho práce vyžaduje vnitřní disciplínu a vysokou morální odpovědnost.“ Lee Iacocca

Metody a nástroje personálního auditu

1. Rozhovor s pracovníky, a to buď volný nebo pevně strukturovaný.

2. Analytické metody personálního auditu

  • Interní dokumentace
  • Organizační struktura
  • Popis pracovních pozic
  • Pravomocí a odpovědnosti pozic
  • Personálního plánování
  • Kariérní plány
  • Procesu výběru, přijímání a propouštění zaměstnanců
  • Procesu rozvoje a vzdělávání, vzdělávacích plány, náklady na vzdělávání zaměstnanců
  • Způsobilost a kompetence pro výkon pracovní pozice
  • Hodnocení a zpětná vazba
  • Odměňování a měření individuálního výkonu
  • Motivace a systém benefitů.
  • Metodika průzkumu spokojenosti zaměstnanců
  • Interní a externí komunikace

3. Dynamické metody personálního auditu

  • Assessment centrum AC
  • Development centrum DC
  • 360 zpětná vazba

Postup a činnosti, řešení při tvorbě personálního auditu

Metodika personálního auditu je založena na několika vzájemně se podporujících prvcích. Obvykle jsou realizovány tyto činnosti personálního auditu:

  • Řízené rozhovory s manažery a s jednotlivými zaměstnanci
  • Řízené rozhovory s manažerem, jejichž cílem je určit hlavní pracovní činnosti s výstupem, rozložení kapacit podřízených zaměstnanců na jednotlivé hlavní pracovní činnosti, způsob řízení a kontroly činností zaměstnanců, měření individuálního výkonu.
  • Řízené rozhovory se zaměstnanci, jejichž cílem je detailní rozpis hlavních pracovních činností na jednotlivé pracovní operace a přiřazení potřebného času na vykonání celé hlavní činnosti, popřípadě potřebného času jednotlivých fází hlavní pracovní činnosti.
  • Popis hlavních pracovních činností a úkonů s jasně určeným výstupem.
  • Snímek pracovního dne, jehož cílem je stanovit čistý čas, kdy se zaměstnanec věnuje hlavním pracovním činnostem a úkolům.
  • Stínování, jehož cílem je ověřit a případně korigovat časové dotace potřebné pro výkon určitých fází hlavní pracovní činnosti určené zaměstnancem v rámci řízeného rozhovoru.
  • Statistiky firmy, KPI pozice nebo organizace, pracovní pozice za zvolené období, cílem je kvantifikovat identifikované výstupy hlavních pracovních činností za zvolené období.

 

„Jací jste vy, taková je i vaše firma.“ Reinhard K. Sprenger

Dále mohou být kombinovány další metody personálního auditu

FTE – full time equivalent

Základní veličinou, se kterou se při nastavení kapacit lidských zdrojů v organizaci směrem k jednotlivým aktivitám pracuje, je ukazatel FTE (Full Time Equivalent), který přestavuje disponibilní pracovní dobu daného typu lidského zdroje, očištěnou o takové časové intervaly jako je dovolená, přestávky v práci, nemocnost atd. Tímto způsobem stanovený FTE představuje 100% kapacity daného typu lidského zdroje, který je porovnán se součtem všech časů, které daný typ zdroje vykonává na konkrétních aktivitách pracovních procesu nebo úkolu. Informace lze získat na základě provedení statické analýzy nebo simulace procesní mapy. Vytížení daného typu zdroje lze pak určit pomocí vzorce, který stanoví vytížení daného typu lidského zdroje v procentech.

Model CAF

Je využívána jako nástroj, který pomáhá organizacím veřejného sektoru využívat metody řízení kvality ke zlepšení výkonnosti a efektivnosti. Model CAF poskytuje jednoduchý, snadno použitelný systém, který je vhodný pro sebehodnocení organizací ve veřejném sektoru. Je používaný ve všech částech veřejného sektoru a na všech jeho úrovních. Metoda personální auditu má mnoho výhod. Zásadní jsou následující:

  • Jednoduchost aplikace.
  • Nízké náklady pořízení a zavedení.
  • Kompatibilita s jinými modely pro řízení kvality.
  • Flexibilita pro různé druhy veřejných organizací.

Benchmarking

Benchmarking v praxi operativně funguje zejména v soukromém podnikatelském sektoru, kdy lze srovnávat výrobky nebo produkty konkurence.

Při aplikaci benchmarkingu se zjišťuje:

  • Jak si firma nebo organizace stojí ve srovnání s ostatními organizacemi, porovnávají se kvalitativní nebo kvantitativní výstupy.
  • Jak organizace pracuje se vstupy: personální, finanční apod.
  • Jaké jsou rezervy firmy neb organizace.
  • Důležité je také samo poznání, jak se pracuje v jiných organizacích.

Metoda DMAIC

Define, measure, analyze, improve a control. Definovat, měřit, analyzovat, zlepšit a řídit. DMAIC je pětikrokový návod pro změnu procesů. Je součástí technik Six Sigmy, vyvinuta společností Motorola. První tři kroky se zabývají identifikací problému, zatímco analýza ještě ukazuje kroky, kterými bychom se měli ubírat vnásledující fázi -zlepšování (inovace). Čtvrtý krok je již prováděná skutečná změna či zlepšení a následně řídíme výsledek naší změny.

Metoda SIPOC

Suppliers, input, process, ouput, customers. Vše v organizaci se může vztahovat vzájemně k tomu, s čím je zákazník nebo organizace nespokojená. Pokud se začnete zabývat jedním z uvedených problémů, nejdříve bychom se měli z pohledu procesu podívat na to, jak společnost daný požadavek zákazníka uspokojuje. Nástroj pro vytváření mapy procesu pohledem z vyšší úrovně se nazývá SIPOC, což znamená:

  • Dodavatelé: jednotlivci nebo týmy, skupiny.
  • Vstup: poskytnuté informace nebo materiál.
  • Proces: kroky použité k provedení práce nebo úkolu.
  • Výstup: výrobek, produkt, služba nebo informace posílané zákazníkům a klientům.
  • Zákazníci: další a návazný krok v procesu.

Design of Experiment (DoE)

Využívá statistických proměnných a procesně řízených experimentů k dosažení požadovaného výstupu na vyvíjeném produktu nebo službě ve výrobním procesu. V průběhu aplikace dochází k testování různých experimentů z pohledu dosažitelných efektů, přičemž se testují různé možnosti výrobních technologií, vstupních surovin, pracovních postupů zaměstnanců pro dosažení co nejlepšího výsledného produktu nebo procesu. Role personálního auditora je v tomto procesu jeho pohled na pracovní postupy ve výrobním procesu. 

PEST analýza

PEST analýza je jinými slovy analýza vnějšího prostředí organizace. Její název je akronymem anglických slov zahrnujících čtyři okruhy komponent externího prostředí organizace:

  • politicko-právní
  • ekonomický
  • sociálně – kulturní
  • technicko-technologický

V rámci PEST analýzy jde o snahu odhadnout, do jaké míry se v důsledku změn prostředí zvyšují či snižují specifické úrovně důležitosti jednotlivých komponent. Na základě výsledků výše uvedených analýz je potřeba definovat strategické cíle: „Co chci v dlouhodobém časovém horizontu dosáhnout“. Následně určit posloupnost, kterou přispějí k naplnění vize. Zvolené strategické cíle jsou podkladem pro optimalizaci procesů. Po stanovení strategie rozvoje organizace je možné tuto strategii dále rozpracovat do dílčích strategií rozvoje organizace.

„Firma má jen určité množství peněz a manažerského času. Ti úspěšní investují tam, kde se to nejvíce vyplácí.“ Jack Welch

Personální audit a jeho průběh shrnutí

Základem našeho odborného i osobního posouzení jednotlivých účastníků auditu zpravidla formou strukturovaných osobních rozhovorů vedené mými konzultanty, odborníky na personální audit. Podstatou jejich práce je většinou řešení určitých zadání a problémů charakteristických pro jednotlivé pracovní pozice, například řešení případových studií, a jednání v určitých uměle navozených sociálních či řídících situacích, sběr aktuálních dat o organizace a jejím řízení lidských zdrojů.

Personální audit a jeho výstup shrnutí

Podrobná zpráva s konkrétními kroky k řešení, včetně identifikace problémů, překážek a rizik v řízení a rozvoji lidských zdrojů vaší společnosti. V případě obsáhlejších personálních nebo procesních problémů se nadále konzultačně podílíme na jejich řešení.

Personální audit, jehož cílem je zjištění využití lidských zdrojů organizace, bez souvislosti k firemním procesům neposkytuje managementu potřebné informace k efektivnímu řízení společnosti. Kvalifikovaná rozhodnutí v oblasti využití lidských zdrojů vyžadují informační podporu na základě dobře zpracovaných procesních map, které v sobě zahrnující nejen organizační strukturu firmy ve formě klasifikace pracovních rolí lidských zdrojů a jejich podílu na realizaci jednotlivých aktivit, ale i metodiku měření procesů. Opravdu kvalifikovaná rozhodnutí v oblasti využití lidských zdrojů předchází analýza dopadu plánovaných změn průběhu procesů.