V dnešním rychle se měnícím podnikatelském prostředí je potřeba rychle reagovat prakticky na vše, co je kolem vás. Změny v oblasti lidských zdrojů mají navíc velký dopad na fungování vaší firmy.
Jak outsourcing HR transformuje firmy
Firmy se tak dle aktuálních poptávek stále více obrací na personální outsourcing, protože hledají zdroje informací a know-how, které jim umožní růst a posílí jejich konkurenceschopnost. To je dnes platné pro každého podnikatele a stejně tak pro vsá, protože pokud se chcete odlišit od své konkurence a posunout váš byznys na vyšší úroveň, je důležité zaměřit se na inovace a strategický přístup ke správě a rozvoji vašich lidí.
„Až 80 % společností v Evropě se rozhodlo pověřit externí poskytovatele alespoň jednou funkcí v oblasti lidských zdrojů. Tato statistika podtrhuje významný posun v tom, jak organizace řídí své personální operace.“ (zdroj)
Dnešní firmy a jejich HR
Dnešní české firmy čelí několika zásadním výzvám současně, které ovlivňují jejich schopnost efektivně řídit lidské zdroje a udržovat konkurenceschopnost na trhu. Jedním dle mne z hlavních přetrvávajících problémů je a bude nedostatek kvalifikované pracovní síly. Mnoho odvětví trpí nedostatkem kvalifikovaných zaměstnanců, což ztěžuje nábor nových pracovníků. Navíc do toho vstupuje vysoká fluktuace, což zvyšuje náklady na nábor a školení nových zaměstnanců.
Další výzvou je rychlost změn. Rychle se měnící pracovní prostředí a technologický tlak, který vyžaduje neustálé přizpůsobování se. Firmy tak musí investovat do školení a rozvoje dovedností, aby zajistily, že jejich zaměstnanci zůstanou konkurenceschopní v rámci rychle se měnícího trhu. Kromě toho všeho se firmy také potýkají s trendy v pracovní kultuře, jako je větší flexibilita, hybridní modely práce a zvýšený důraz na rovnováhu práce s osobním životem.
Všechny tyto výzvy dnes vyžadují, aby české firmy významně přehodnotily své personální plány, otázky v rozvoji vedení svých lidí a celé HR strategie a přístupy, aby byly schopny nadále efektivně reagovat na dynamické změny v pracovním prostředí.
Dlouhodobá neudržitelnost podoby HR oddělení
Již jsem na toto téma psal článek, ale dnes se dáme hlouběji do problematiky, protože poměrně v blízké budoucnosti pravděpodobně dojde k výrazné transformaci tradičních interních HR oddělení, jak je známe dnes. Na dveřích bude stále vizitka „Personální oddělení“, ale dojde k výrazné změně většiny funkcí.
Zatímco základní HR funkce, jako je nábor, správa mezd a výkonu, budou čím dál více automatizovány a outsourcovány na specializované externí partnery, interní HR oddělení se posune – bude muset posunout směrem k více strategické roli. Bude se tak muset soustředit na vytváření firemní kultury, řízení talentů, podporu leadershipu a zaměstnanecké zkušenosti a nejen to!
Celé HR týmy tak získají zcela nový kompetenční prostor k tomu, aby se věnovaly složitějším úkolům, jako je podpora inovací, řízení změn a zvyšování konkurenceschopnosti organizace. Personální oddělení v budoucnu ve své původní podobě zcela nezanikne, ale jeho role se dramaticky promění směrem k roli strategického partnera, který bude vytvářet dlouhodobou hodnotu pro podnik.
Zvládne to vaše HR?
Nyní je tak třeba položit si základní otázku? Zvládne moje personální oddělení tuto změnu? Mám v rámci svého HR potřebné kompetence pro jeho další vývoj? Je naše personální oddělení schopno v budoucnu vykonávat všechny tyto nové role?
Jsem přesvědčen, že HR oddělení budou velice brzy vystavena klíčové zkoušce, protože téma lidí je nyní v tak dynamické pozici, že tato změna spustí významné „přehodnocení“ toho, kdo by v této roli – oblasti měl skutečně pracovat a jak.
Role bude vyžadovat silné osobnosti, se schopností prosadit své strategie v oblasti HR. Osobnosti, které umožní vedení firmy vidět širší kontext firemních cílů a spojovat je s politikami a praktikami v oblasti řízení lidských zdrojů. Nezbytné dovedností, jako jsou silné komunikační dovednosti, schopnost jasně a přesně vyjadřovat myšlenky a představy, umět naslouchat a vést konstruktivní dialog.
Stejně tak dovednosti v oblasti technologií, systémů řízení HR, práce s daty a analytikou k rozhodování a optimalizaci firemního HR. Nesmím opomenout roli empatie a emocionální inteligence a schopnosti v oblasti rozvoje firemní kultury a řešení konfliktů. Je toho opravdu hodně, a to více zde platí, jak je HR role o celoživotním přístupu k seberozvoji.
Když ke změně vašeho HR nedojde?
Pokud interní HR oddělení nebudou schopna přizpůsobit se těmto všem změnám a posunout se do více strategické role, mohou vsadit na externí HR služby, protože to je jediná rychlá volba, která jim umožní zůstat relevantní a efektivní. Externisti v HR se budou stále více specializovat na konkrétní specifické oblasti, jako je nábor, řízení výkonu, školení a rozvoj, wellbeing zaměstnanců či rozvoj značky zaměstnavatele.
„Celosvětový trh s outsourcingem lidských zdrojů je na pokraji explozivního růstu a podle prognóz dosáhne jen v USA do roku 2027 ohromující hodnoty 45,8 miliardy dolarů. Tento raketový růst poukazuje na rostoucí uznání hodnoty, kterou outsourcing lidských zdrojů podnikům nabízí. Znamená to nejen spoléhání se na outsourcing z hlediska efektivity, ale také transformaci celého prostředí řízení lidských zdrojů.“
I externisté v HR budou hledat svůj prostor v této dynamické době. S rychlým rozvojem technologií budou i tito dodavatelé investovat do pokročilých analytických nástrojů, umělé inteligence a automatizace, aby zefektivnily své procesy a zlepšily kvalitu svých HR služeb.. Externí HR firmy se budou o to více přizpůsobovat potřebám svých klientů a nabízet flexibilní modely spolupráce, které umožní firmám zapojit externí odborníky pouze na konkrétní projekty nebo období.
To poskytne firmám větší flexibilitu a úspory nákladů, aniž by ztrácely přístup k odborným znalostem a kompetencím. Avšak i externí HR poskytovatelé budou muset zůstat agilní a rychlí v reakci na změny v pracovním prostředí a potřebách klientů. To zahrnuje schopnost rychle reagovat na měnící se tržní podmínky a trendy, což zajistí, že jejich služby zůstanou relevantní a efektivní.
Tímto novým způsobem se stávají důležitými partnery pro interní HR oddělení, která hledají způsoby, jak podpořit svou hodnotu a být se svým oddělením stále relevantní.
Personální outsourcing – aktuální trend
Budoucí trendy v HR outsourcingu se zaměří na ještě větší digitalizaci a automatizaci procesů prostřednictvím umělé inteligence a strojového učení, což zefektivní rutinní úkoly, jako jsou nábor, správa mezd či výkonnostní hodnocení. Dalším významný trendem je zaměření na zlepšení zaměstnanecké zkušenosti, kde externí poskytovatelé pomohou firmám vytvářet pozitivní a udržitelné pracovní prostředí.
A s tím přichází i nový pohled na roli HR externistů. Protože outsourcing HR/ personalistiky lze rozdělit do různých úrovní podle toho, jak hluboko se externí firma zapojuje do HR vašich procesů. Každá úroveň má tak odlišný rozsah služeb, které firma outsourcuje, a závisí na potřebách vaší firmy.
Tady jsou hlavní úrovně outsourcingu personalistiky:
Základní personální outsourcing – administrativní úroveň
Toto řešení využívají spíše malé firmy, skrze své externí firmy. Administrativní úkoly, jako je správa pracovních smluv, evidence docházky, zpracování mezd, daní a odvodů. Cílem je spíše uvolnit ruce internímu tým od rutinní administrativy a zefektivnit procesy. Klíčové věci, témata a rozhodování však stále zůstává u zadavatele. Když je firma větší nebo postrádá klíčové kompetence, musí šáhnout do funkční úrovně.
„V oblasti statistik outsourcingu lidských zdrojů je zásadní zdůraznit, že 77 % vedoucích pracovníků v oblasti lidských zdrojů zaznamenalo výrazné zlepšení přesnosti a efektivity mzdových operací. 40 % snížení administrativního času dosažené díky outsourcingu lidských zdrojů ukazuje obrovský potenciál, který podnikům umožňuje přeorientovat energii a zdroje na jejich klíčové kompetence.“ (zdroj)
Funkční personální outsourcing
Jedná se již o takový outsourcing, který zasahuje do specifických HR funkcí, jako je nábor, školení nebo jiná oblast, zatímco základní HR procesy jsou stále spravovány interně. Cílem je třeba zlepšit kvalitu nebo efektivitu vybrané HR oblasti pomocí externí specializace. Nejčastější je dnes klíčový oblast náboru a employer brandigu.
„Štíhlejší HR týmy. Snížení počtu zaměstnanců o 18 %. Ilustruje zefektivněné, agilní HR týmy vedoucí k optimalizaci zdrojů a strategickým přínosům.“
Funkční outsourcing zaměřený na nábor, HR marketing a značku zaměstnavatele se soustředí na externí správu specifických HR aktivit, které podporují získávání a udržení talentů. Tento přístup umožňuje firmě delegovat klíčové oblasti související s budováním atraktivity pro kandidáty i stávající zaměstnance. Pojďme se podívat na jednotlivé složky tohoto outsourcingu podrobněji:
Nábor zaměstnanců: Recruitment process outsourcing – RPO
RPO je dnes funkční outsourcing a znamená, že externí firma přebírá část nebo celý proces výběru a získávání zaměstnanců. Externí partner vytváří atraktivní pracovní inzeráty na základě znalosti trhu a požadavků firmy, přizpůsobené pro různé platformy nebo firma outsourcuje headhunting, kdy externí náboráři proaktivně vyhledávají kvalifikované kandidáty, nejen pasivně čekají na reakci na inzeráty.
„Až 97% spokojenost s efektivitou náboru – zdůrazňuje efektivitu outsourcingu náboru jako strategie pro růst a zefektivnění personálních procesů.“
Stejně tak externí HR provádí předběžné pohovory, testy a hodnocení, aby zajistil, že do finálního výběru postoupí jen nejvhodnější kandidáty, může se podílet i na začlenění nových pracovníků do společnosti, od administrativních kroků po organizační seznámení.
HR – personální marketing
Personální marketing je zaměřený na aktivní propagaci vaší společnosti jako atraktivního zaměstnavatele. V rámci funkčního outsourcingu této oblasti externí partner pracuje na kampaních, kdy pro vás externí firma vytváří kampaně, které zvyšují povědomí o firmě jako o atraktivním zaměstnavateli a spravuje veškerou komunikaci a tvoří obsah zaměřený na propagaci firemní kultury, hodnot a pracovního prostředí.
Externí odborníci na personální marketing mají zkušenosti s propagací různých firem v různých sektorech. Mohou přinést čerstvé nápady a zvolit správné kanály, kde vaše firma osloví cílovou skupinu kandidátů.
Značka zaměstnavatele – Employer Branding
V rámci funkčního outsourcingu může externí firma převzít oblast průzkumu mezi zaměstnanci, kandidáty a trhem práce, aby zjistila, jak je vaše firma vnímána a kde má prostor pro zlepšení. Pomáhá společnosti definovat a komunikovat hodnoty firmy, pracovní podmínky, firemní kulturu a specifické výhody pro zaměstnance, které ji odlišují od konkurence. HR outsourcing v této oblasti má nástroje a know-how k tomu, aby identifikoval silné a slabé stránky firemní značky a vytvořil strategie, které ji podpoří.
Kromě těchto tří oblastí si řada firem objednává outsourcing pro specifické provozní a procesní oblasti v rámci svého HR, nejrůznější dlouhodobé analytické služby nebo systematická školení, dlouhodobý koučink nebo mentoring svých týmů, všechny tyto aktivit však plní jedno, doplnit chybějící znalosti, dovednosti nebo kompetence externě.
Komplexní personální outsourcing
Tento druh personálního outsourcingu již zahrnuje kompletní správu veškerých personálních funkcí společnosti externím HR dodavatelem. Tento model outsourcingu poskytuje firmám možnost předat odpovědnost za celý proces řízení lidských zdrojů od náboru, přes zpracování mezd a administrativu, až po rozvoj zaměstnanců.
„Zvýšení morálky zaměstnanců o 60 %, to spojuje outsourcing s lepší morálkou, produktivitou a udržením zaměstnanců.“(zdroj)
Hlavní výhodou tohoto přístupu je, že firma může zefektivnit a optimalizovat veškeré HR procesy, aniž by musela zaměstnávat rozsáhlý interní tým nebo investovat do specializovaných HR nástrojů a technologií. Externí firma pak postupně přebírá plnou správu pracovně-právních vztahů, včetně vyřizování pracovních smluv, evidence docházky, zpracování mezd, daní a dalších povinností vůči státním institucím.
Tento model také zahrnuje i oblasti náboru a onboarding nových zaměstnanců, kde se externí partner stará o celý proces – od prvotního oslovení kandidátů až po jejich začlenění do společnosti. Externí poskytovatel může také organizovat školení, hodnotící programy nebo zajišťovat rozvojové plány pro klíčové pracovníky. Rovněž může přispět k tvorbě strategií pro řízení talentů a rozvoj leadershipu ve firmě.
Klíčovým přínosem tohoto komplexního přístupu je nejen snížení nákladů a zjednodušení administrativních úkolů, ale také možnost získat strategickou podporu od zkušeného externího partnera, protože externí dodavatel přináší know-how z různých odvětví a trhů, což může přinést nové perspektivy a inovace do HR procesů společnosti. Tento model umožňuje firmě soustředit se na svou hlavní činnost, zatímco externí partner zajišťuje, že personální politika je v souladu s nejnovějšími trendy a předpisy.
Někdy se však mohou firmy řídit spíše dlouhodobou strategií a hledají tak strategické partnery pro rozvoj svého podnikání.
„Průměrná úspora nákladů je 20-30 %, toto vyzdvihuje výrazné úspory nákladů a povzbuzuje organizace, aby prozkoumaly výhody outsourcingu lidských zdrojů.“(zdroj)
Strategický personální outsourcing
Strategický outsourcing se zaměřuje na přenos klíčových HR procesů na externího dodavatele, který se stává partnerem pro dlouhodobou spolupráci. Na rozdíl od běžného outsourcingu, který může být zaměřený spíše na běžné a operativní úkoly, strategický outsourcing má hlubší roli, protože podporuje rozvoj a směřování společnosti tím, že se zaměřuje na oblasti, které mají především zásadní vliv na konkurenceschopnost a růst.
Tento druh outsourcingu také pokrývá oblasti, jako ten komplexní, ale navíc je zde přesah na dlouhodobé cíle firmy. To může již zahrnovat řízení talentů, strategické plánování pracovních sil, tvorbu a implementaci firemní kultury, nebo rozvoj leadershipu. Externí partneři se zaměřují na zajištění souladu mezi personální strategií a obchodními cíli firmy.
Klíčovým rysem strategického outsourcingu je především partnerství a důraz na dlouhodobé plánování. Externí dodavatel není vnímán pouze jako poskytovatel služby, ale jako strategický partner, který pomáhá firmě dosáhnout růstových cílů, inovovat HR procesy a zvyšovat hodnotu jejího lidského kapitálu. Posledním druhem, o kterém dnes budu psát je oblast transformace, která je dnes tak často zmiňována se všemi dynamickými změna ve firmách.
Transformační personální outsourcing
Tento poměrně dnes pokročilý typ outsourcingu se zaměřuje nejen na delegování HR nebo jiných funkcí externímu partnerovi, ale především na zásadní přetvoření těchto procesů za účelem dosažení výrazného zlepšení této oblasti, z důvodu výkonnosti a efektivity. Tento model outsourcingu využívají ti klienti, kteří chtějí nejen snižovat náklady nebo řešit operativní úkoly, ale také uskutečnit hlubokou změnu způsobu, jakým fungují jejich klíčové personální procesy nebo celá HR oblast firmy.
V rámci této transformace dochází k radikální revizi a modernizaci personálních funkcí. Externí partner přichází s expertními znalostmi a pokročilými technologiemi, aby přepracoval a optimalizoval vše od náboru, přes řízení talentů, vzdělávání a rozvoj, až po procesy spojené se správou zaměstnanců.
Tím hlavním cílem je nejen snížit náklady a zlepšit efektivitu, ale také přinést firmě nové schopnosti, které ji výrazně posunou dopředu. Externí partneři v tomto modelu často přinášejí inovativní postupy a technologie, které mohou firmě pomoci překonat její současná omezení.
Závěrem
Personální outsourcing a je hlavní přínos obecně je dle mě ve schopnosti vaší firmy rychle reagovat na neustále se měnící tržní podmínky a pracovní trendy. V době, kdy firmy čelí rostoucí konkurenci, nedostatku kvalifikovaných pracovníků nebo rychlému technologickému pokroku, může HR outsourcing pomoci organizacím zůstat agilní a inovativní.
Nacházíme se v době, kdy znalosti, dovednosti nebo know-how začínají být klíčové vzhledem ke konkurenci, kterým bude Evropa a naše země velice brzy čelit. Já vnímám HR outsourcing jako nic jiného než sdílení know-how s cílem podpory této oblasti v našich firmách, s cílem jejich rozvoje konkurenceschopnosti, odolnosti s odkazem na zachování jejich odkazu pro další generace pokračovatelů.
