Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Vyšetřování ve firmě může být vyžadováno v reakci zaměstnavatele na jakýkoli podnět, obvykle stížnost, problém nebo nehodu, ale také se může jednat o porušení zásad, postupů nebo v nejhorším případě o trestnou činnost. V rámci personálního auditu, je často vyšetřování na pracovištích také jednou z oblastí, která do něj patří.

Vyšetřování na pracovišti

Vyšetřování na pracovišti je běžnou nutností z mnoha důvodů, od obtěžování až po problémy související s chováním a končící u zjištění nějakého trestného činu. Znalost toho, jak provést důkladné zjištění skutečností, je klíčová pro snížení odpovědnosti, která zaměstnavateli hrozí. V tomto článku se budu zabývat postupy a kroky pro provádění vyšetřování na pracovišti.

V rámci mé personální praxe jsem se setkal i s případy jiného druhu, jako jsou třeba případy, kdy firma potřebuje vědět, že nedochází k úniku dat o patentech nebo know-how, sdílení dat o vývoji projektu, cen, klientech, cílenému poškozování apod. V rámci náboru zaměstnanců na klíčovou top manažerskou pozici si firma najímá detektiva pro analýzu profilu kandidáta. Firma najme firemního detektiva, jako nového zaměstnance, pro analýzu bezpečnostních procesů ve firmě atd.

Jak postupovat při vyšetřování na pracovišti

Cíle vyšetřování

Před zahájením vyšetřování na pracovišti je důležité znát jeho cíl. Cílem je zjistit skutkovou podstatu situace, která může být někdy dost nepřehledná. Na základě těchto skutečností pak mohou vedoucí pracovníci učinit rozhodnutí. Také společnost může tímto způsobem prokázat, že skutečně vynaložila náležitou péči na shromáždění a sběr faktů o situaci. V neposlední řadě také nabízí možnost jednat podle potřeby a omezit tak riziko pro všechny zúčastněné.

Jakmile člen HR oddělení, vedení  nebo manažer oddělení obdrží stížnost, měl by správně posoudit, zda je nutné provést interní šetření. Často nebude k vyřešení problému potřebovat žádná další fakta ani zdroje. V těchto případech může vedení jednoduše vyřešit záležitost neformálně. Interní šetření by však mělo být provedeno, pokud stěžovatel nemůže dodat všechna fakta potřebná k rozhodnutí nebo si není jist hloubkou situace.

Další článek:  10 důvodů proč vám odchází lidé!

Nezaujaté posouzení

Je proto důležité, aby každá stížnost byla posouzena nezaujatě. Někdy lidé vznášejí svá tvrzení z prosté zášti nebo jako odplatu nadřízenému, podřízenému, kolegovi nebo kolegyni. Malé zápletky až složité konflikty mohou být nejrůznějšího původu. Až do ukončení úplného a pečlivého prověření však vyčkejte s jakýmkoli rozhodnutím o vině či nevině. V průběhu celého procesu vyšetřování je důležité být spravedlivý. Z tvrzení by se nakonec mohla stát žaloba. Obstály by důkazy a váš celkový postup před neutrální třetí stranou by mohl být problém.

Průběh vyšetřování

Vyšetřování na pracovišti se obvykle týká otázek, které jsou citlivé povahy. To vyžaduje, aby zaměstnavatelé řešili situaci co nejrychleji. Pro takové stížnosti byste měli mít dobře definovaný postup. Tento proces by měl určovat, jakým způsobem jsou stížnosti směrovány od nadřízených k personálnímu oddělení. Všichni vedoucí pracovníci by měli být proškoleni, aby kontaktovali personální oddělení, pokud u nich zaměstnanec podá stížnost. Uvědomte si, že formální stížnosti nejsou nutné k zahájení opatření. Jakmile si uvědomíte možné pochybení, začněte s vyšetřováním, i když není podána žádná stížnost. Čím déle budete s řešením problému otálet, tím vyšší je riziko, že vedení ohrozí důvěru svých zaměstnanců a vznikne škoda.

Dalším důvodem pro rychlost je zjištění, zda je třeba přijmout nějaké opatření dříve, než začnete s vyšetřováním. Například pokud existuje riziko ohrožení zdraví, bezpečnosti zaměstnance, škody na majetku, musíte jednat opravdu rychle. Pozastavení pracovního výkonu práce nebo dočasné převedení na jinou práci může poskytnout rychlou reakci během tohoto procesu. Vyvarujte se přijetí jakýchkoli opatření proti stěžovateli. Někteří by to mohli považovat za odvetné opatření.  

Správné a rychlé reakce

Nejenže byste měli rychle začít, ale měli byste také rychle postupovat. Rychlé vyšetřování vám umožní uchovat důkazy a svědkům umožní přesněji si vybavit skutečnosti. Pokud dojde ke zpoždění, zdokumentujte jeho důvody a po skončení informujte strany o výsledcích. Proto podnikněte proaktivní kroky, abyste se vyhnuli odvetným opatřením.

Je důležité, aby všichni věděli, že nebudete tolerovat žádnou formu nezákonného obtěžování nebo odvety. Tím chráníte nejen ty, kteří podali stížnost, ale také případné svědky. Než začnete, informujte je všechny, že zaměstnavatel nebude tolerovat odvetná opatření. Ujistěte se, že tato informace žije nejen ve vaší příručce zaměstnance na intranetu, ale také v případném školení. Při každém pohovoru by také mělo být zdokumentováno, že toto prohlášení bylo učiněno. Všichni by si měli být vědomi, že to zahrnuje jakékoli chování nebo jednání, které by mohlo být považováno za odvetné. Nezáleží na tom, zda to byl či nebyl záměr.  

Další článek:  Jak na efektivní personální audit v praxi?

Stížnost a otevřenost

Poměrně často se stává, že zaměstnavatel chce celou věc řešit, ale zaměstnanci nebo zaměstnanec podá stížnost, ale v úvodu žádá, aby nebyla přijata žádná opatření nebo aby jejich jméno zůstalo zcela utajeno. Důvodem je obvykle obava z odvetných opatření. Není to však slib, který může zaměstnavatel dodržet. Ujistěte se tedy, že to vaši nadřízení, manažeři a zástupci personálního oddělení chápou. Jejich výpovědi budete považovat za informace, které je třeba znát, a budete o tom informovat. Společnost však čelí právním otázkám, pokud problémy, na které vás upozorní včas řádně neprošetříte.

Proces vyšetřování na pracovišti

Zvolte vhodnou strategii a zvažte všechny oblasti odpovědnosti. V závislosti na situaci může být rozumné zapojit do této části procesu právního zástupce a sním propojit externího nebo interního vyšetřovatele. Časový plán, seznam osob, se kterými je třeba hovořit – stěžovatel, obviněný, oběť, svědci atd. Ve skupině bude někdo z HR, nadřízený a třetí strana – vyšetřovatel, personální auditor. Zde upozorňuji, že třetí strana nemůže zaměstnavatele hájit v žádném soudním sporu. Zvolte čas a místo pro provedení šetření. Ideální je, když je to v soukromí a mimo prostory firmy. Je nutné zajistit všechny související dokumenty a vše řádně zaznamenat do zprávy – protokolu.

Vyšetřovatel – personální auditor

Klíčový je výběr vhodné osoby, která bude sloužit jako vyšetřovatel. Mezi vhodně vybrané osoby mohou patřit ti, kteří nejsou do situace příliš úzce zapojeni. Jsou důvěryhodní pro svou čestnost, důvěryhodnost a diskrétnost. Jsou vyškolení v provádění vyšetřování na pracovišti, znají prostředí personální práce, ale i koučinku, kladení otázek, sběru dat, křížovému ověřování atd.

Další článek:  Značka: Hledám ředitele/nástupce své rodinné firmy

Rozhovory a šetření

Účelem rozhovoru je shromáždit fakta o konkrétní situaci. Požádejte strany, aby byly co nejupřímnější a nejpodrobnější. Informujte je o tom, co mohou očekávat po ukončení případného vyšetřování na pracovišti. Dejte jim také vědět, na koho se mohou obrátit, pokud se objeví další otázky nebo obavy.

Obvykle bude mít smysl nejprve vyslechnout stěžovatele. Pro začátek si od něj vyžádejte písemné prohlášení. Pokud jsou ochotni, jsou velmi užitečná. Pomůže to včas stanovit fakta o situaci. Je přirozené, že se příběhy v průběhu času mění, takže čím dříve, tím lépe. Je dobré se jich zeptat, zda neznají další svědky. Během rozhovoru s obviněnou stranou dejte najevo, že vaším jediným cílem je zjistit fakta.

Pokud je to možné, pokuste se od svědků po skončení rozhovoru získat podepsaná písemná prohlášení. Pokud se v minulosti vyskytlo podobné chování nebo obvinění, uveďte to do zprávy také. Zdokumentujte celý proces a přijměte příslušná opatření, jednejte rychle.

Vyšetřování – detektivní práce

Je třeba učinit analýzu všech nesourodých nebo protichůdných podrobností a podle možností zaměstnavatele určit, k čemu skutečně došlo. Mějte na paměti, že tato zpráva o šetření může být předmětem zjištění, pokud by situace vyústila v soudní spor. Po všech rozhovorech připravte nápravná opatření pro všechny nevyřešené problémy. Je důležité, abyste nápravná opatření podali včas.

Potenciální položky opatření mohou zahrnovat školení, disciplinární opatření, vytvoření nových zásad nebo revizi stávajících zásad. Vždy zajistěte konzistenci všech opatření uložených v předchozích podobných situacích. Vyvarujte se zvýhodňování nejlepších pracovníků nebo klíčových zaměstnanců.

Závěrem: Komunikujte výstup vyšetřování

Bez ohledu na výsledek následně kontaktujte zaměstnance, aby věděli, že jste stížnost vzali vážně. Uvědomte je, že to přímo vedlo k důkladnému prošetření skutečností. Není však třeba sdělovat informace o konkrétních přijatých nápravných opatřeních.

Je důležité, aby personální oddělení nebo nadřízený pracovník situaci sledovali i nadále. Chcete zajistit, aby nedošlo k žádné odvetě a aby zaměstnanci okamžitě nahlásili jakékoli další stížnosti nebo odvetná opatření. Pro sběr dat o stavu a vývoji na pracovišti můžete opakovat personální audit, aby se případným situacím předcházelo preventivně.

Petr Kmošek
Petr Kmošekhttps://www.kmosek.com
Jsem poradce pro rodinné firmy a podniky. Objevuju skrytý potenciál rodinných firem a rodinných podniků. Pomůžu vaší společnosti s řízením lidských zdrojů. Společně objevíme cesty, jak zlepšit výkon zaměstnanců a zlepšit fungování vaší firmy. Provedu vás podnikatelskou krizí a seznámím s postupy, jak jí čelit. Jsem zakladatel Institutu rodinných firem.

Jak udržet zaměstnance v první linii?

I když se tato zajímavá studie zabývá průzkumem přímé péče, přesto obsahuje shodná data s jinými studiemi, které se zabývají tématem udržení, angažovanosti a retencí...

Hledáte krizového manažera? Možná už je pozdě…

Nechci si v tématu „hledání krizového manažera“ přihřívat svou polévku, ale řešení je z významného podílu v roli personální. Vše se obvykle nastartuje selháním lidského faktoru...

Proč se tolik neschopných mužů stává manažery?  

Pokud chceme zlepšit úroveň kompetencí lidí ve vedoucích pozicích, musíme zlepšit své vlastní kompetence pro jejich posuzování a výběr, zejména pokud se jedná o...

Kompetenční model. Model, na kterém stojí úspěšná firma!

Stručně řečeno, kompetenční model je rámec, který personalisté a organizace používají k sestavení seznamu a plánování kompetencí, které zaměstnanci potřebují k tomu, aby uspěli...

Staňte se odolným manažerem. Manažerská resilience

V dnešní nepředvídatelné době čelí vedoucí pracovníci novým výzvám, obtížným rozhodnutím a měnícím se okolnostem. Abyste úspěšně prošli obdobím nejistoty a dovedli svůj tým...

Proč roste poptávka po outsourcingu náboru zaměstnanců?

„Ne supra crepidam sutor iudicaret“ teda jednodušeji „Ševče, drž se svého kopyta“, bych zvolal. Každý by měl dělat to, co umí nejlépe, některé věci...

Produktivita práce z domu? Roste nebo klesá?

Průzkum společnosti WFH research měřil výskyt práce z domova v průběhu pandemie a zaměřil se na to, jak by trvalejší přechod na práci na...

Nejsou lidi, klesá produktivita, co dělat? Státe poraď si!

Ukážu vám graf, ze kterého vám nebude úplně dobře, ale myslím, že to, co předvádí naše média posledních několik let, vás zase tento můj...

Tady respekt nečekejte, jste ve špatném oboru!

Respekt v zaměstnání Mohu vám s jistotou potvrdit, že nejlepším ukazatelem hodnocení firemní kultury firmy je to, zda se její zaměstnanci cítí být ve své práci...

ZANECHAT ODPOVĚĎ

Zadejte prosím svůj komentář!
Zde zadejte své jméno

Nejnovější články

Pandořina skříňka firmy. Přišel čas ji otevřít…

Je to takové hezké spojení dvou témat, ale věřte,...

Jak udržet zaměstnance v první linii?

I když se tato zajímavá studie zabývá průzkumem přímé...

Hledáte krizového manažera? Možná už je pozdě…

Nechci si v tématu „hledání krizového manažera“ přihřívat svou...

„Přijímáme nové zaměstnance“ – Hledáme 500 000 zaměstnanců!

Trochu ohrané co? Dělám to taky, občas to zafunguje...

Top články týdne

Pandořina skříňka firmy. Přišel čas ji otevřít…

Je to takové hezké spojení dvou témat, ale věřte,...

Jak udržet zaměstnance v první linii?

I když se tato zajímavá studie zabývá průzkumem přímé...

Hledáte krizového manažera? Možná už je pozdě…

Nechci si v tématu „hledání krizového manažera“ přihřívat svou...

„Přijímáme nové zaměstnance“ – Hledáme 500 000 zaměstnanců!

Trochu ohrané co? Dělám to taky, občas to zafunguje...

Proč se tolik neschopných mužů stává manažery?  

Pokud chceme zlepšit úroveň kompetencí lidí ve vedoucích pozicích,...

Nejnovější články

Top články týdne

Výběr z článků pro vás

Tohle by nám pomohlo, kolik to stojí? Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv