DomůKrizový management | Crisis managementVyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Firma v roli detektiva. Firemní detektiv

Odemkněte premium

Tento článek je premium obsahem pro předplatitele kmosek.com. Pro odemknutí tohoto obsahu musíte mít předplatné. Ceník předplatného zde: Předplatné článků
Děkujeme, že rozšiřujete naši komunitu.

Vyšetřování ve firmě může být vyžadováno v reakci zaměstnavatele na jakýkoli podnět, obvykle stížnost, problém nebo nehodu, ale také se může jednat o porušení zásad, postupů nebo v nejhorším případě o trestnou činnost. V rámci personálního auditu, je často vyšetřování na pracovištích také jednou z oblastí, která do něj patří.

Vyšetřování na pracovišti

Vyšetřování na pracovišti je běžnou nutností z mnoha důvodů, od obtěžování až po problémy související s chováním a končící u zjištění nějakého trestného činu. Znalost toho, jak provést důkladné zjištění skutečností, je klíčová pro snížení odpovědnosti, která zaměstnavateli hrozí. V tomto článku se budu zabývat postupy a kroky pro provádění vyšetřování na pracovišti.

V rámci mé personální praxe jsem se setkal i s případy jiného druhu, jako jsou třeba případy, kdy firma potřebuje vědět, že nedochází k úniku dat o patentech nebo know-how, sdílení dat o vývoji projektu, cen, klientech, cílenému poškozování apod. V rámci náboru zaměstnanců na klíčovou top manažerskou pozici si firma najímá detektiva pro analýzu profilu kandidáta. Firma najme firemního detektiva, jako nového zaměstnance, pro analýzu bezpečnostních procesů ve firmě atd.

Jak postupovat při vyšetřování na pracovišti

Cíle vyšetřování

Před zahájením vyšetřování na pracovišti je důležité znát jeho cíl. Cílem je zjistit skutkovou podstatu situace, která může být někdy dost nepřehledná. Na základě těchto skutečností pak mohou vedoucí pracovníci učinit rozhodnutí. Také společnost může tímto způsobem prokázat, že skutečně vynaložila náležitou péči na shromáždění a sběr faktů o situaci. V neposlední řadě také nabízí možnost jednat podle potřeby a omezit tak riziko pro všechny zúčastněné.

Jakmile člen HR oddělení, vedení  nebo manažer oddělení obdrží stížnost, měl by správně posoudit, zda je nutné provést interní šetření. Často nebude k vyřešení problému potřebovat žádná další fakta ani zdroje. V těchto případech může vedení jednoduše vyřešit záležitost neformálně. Interní šetření by však mělo být provedeno, pokud stěžovatel nemůže dodat všechna fakta potřebná k rozhodnutí nebo si není jist hloubkou situace.

Nezaujaté posouzení

Je proto důležité, aby každá stížnost byla posouzena nezaujatě. Někdy lidé vznášejí svá tvrzení z prosté zášti nebo jako odplatu nadřízenému, podřízenému, kolegovi nebo kolegyni. Malé zápletky až složité konflikty mohou být nejrůznějšího původu. Až do ukončení úplného a pečlivého prověření však vyčkejte s jakýmkoli rozhodnutím o vině či nevině. V průběhu celého procesu vyšetřování je důležité být spravedlivý. Z tvrzení by se nakonec mohla stát žaloba. Obstály by důkazy a váš celkový postup před neutrální třetí stranou by mohl být problém.

Průběh vyšetřování

Vyšetřování na pracovišti se obvykle týká otázek, které jsou citlivé povahy. To vyžaduje, aby zaměstnavatelé řešili situaci co nejrychleji. Pro takové stížnosti byste měli mít dobře definovaný postup. Tento proces by měl určovat, jakým způsobem jsou stížnosti směrovány od nadřízených k personálnímu oddělení. Všichni vedoucí pracovníci by měli být proškoleni, aby kontaktovali personální oddělení, pokud u nich zaměstnanec podá stížnost. Uvědomte si, že formální stížnosti nejsou nutné k zahájení opatření. Jakmile si uvědomíte možné pochybení, začněte s vyšetřováním, i když není podána žádná stížnost. Čím déle budete s řešením problému otálet, tím vyšší je riziko, že vedení ohrozí důvěru svých zaměstnanců a vznikne škoda.

Dalším důvodem pro rychlost je zjištění, zda je třeba přijmout nějaké opatření dříve, než začnete s vyšetřováním. Například pokud existuje riziko ohrožení zdraví, bezpečnosti zaměstnance, škody na majetku, musíte jednat opravdu rychle. Pozastavení pracovního výkonu práce nebo dočasné převedení na jinou práci může poskytnout rychlou reakci během tohoto procesu. Vyvarujte se přijetí jakýchkoli opatření proti stěžovateli. Někteří by to mohli považovat za odvetné opatření.  

Správné a rychlé reakce

Nejenže byste měli rychle začít, ale měli byste také rychle postupovat. Rychlé vyšetřování vám umožní uchovat důkazy a svědkům umožní přesněji si vybavit skutečnosti. Pokud dojde ke zpoždění, zdokumentujte jeho důvody a po skončení informujte strany o výsledcích. Proto podnikněte proaktivní kroky, abyste se vyhnuli odvetným opatřením.

Je důležité, aby všichni věděli, že nebudete tolerovat žádnou formu nezákonného obtěžování nebo odvety. Tím chráníte nejen ty, kteří podali stížnost, ale také případné svědky. Než začnete, informujte je všechny, že zaměstnavatel nebude tolerovat odvetná opatření. Ujistěte se, že tato informace žije nejen ve vaší příručce zaměstnance na intranetu, ale také v případném školení. Při každém pohovoru by také mělo být zdokumentováno, že toto prohlášení bylo učiněno. Všichni by si měli být vědomi, že to zahrnuje jakékoli chování nebo jednání, které by mohlo být považováno za odvetné. Nezáleží na tom, zda to byl či nebyl záměr.  

Stížnost a otevřenost

Poměrně často se stává, že zaměstnavatel chce celou věc řešit, ale zaměstnanci nebo zaměstnanec podá stížnost, ale v úvodu žádá, aby nebyla přijata žádná opatření nebo aby jejich jméno zůstalo zcela utajeno. Důvodem je obvykle obava z odvetných opatření. Není to však slib, který může zaměstnavatel dodržet. Ujistěte se tedy, že to vaši nadřízení, manažeři a zástupci personálního oddělení chápou. Jejich výpovědi budete považovat za informace, které je třeba znát, a budete o tom informovat. Společnost však čelí právním otázkám, pokud problémy, na které vás upozorní včas řádně neprošetříte.

Proces vyšetřování na pracovišti

Zvolte vhodnou strategii a zvažte všechny oblasti odpovědnosti. V závislosti na situaci může být rozumné zapojit do této části procesu právního zástupce a sním propojit externího nebo interního vyšetřovatele. Časový plán, seznam osob, se kterými je třeba hovořit – stěžovatel, obviněný, oběť, svědci atd. Ve skupině bude někdo z HR, nadřízený a třetí strana – vyšetřovatel, personální auditor. Zde upozorňuji, že třetí strana nemůže zaměstnavatele hájit v žádném soudním sporu. Zvolte čas a místo pro provedení šetření. Ideální je, když je to v soukromí a mimo prostory firmy. Je nutné zajistit všechny související dokumenty a vše řádně zaznamenat do zprávy – protokolu.

Vyšetřovatel – personální auditor

Klíčový je výběr vhodné osoby, která bude sloužit jako vyšetřovatel. Mezi vhodně vybrané osoby mohou patřit ti, kteří nejsou do situace příliš úzce zapojeni. Jsou důvěryhodní pro svou čestnost, důvěryhodnost a diskrétnost. Jsou vyškolení v provádění vyšetřování na pracovišti, znají prostředí personální práce, ale i koučinku, kladení otázek, sběru dat, křížovému ověřování atd.

Rozhovory a šetření

Účelem rozhovoru je shromáždit fakta o konkrétní situaci. Požádejte strany, aby byly co nejupřímnější a nejpodrobnější. Informujte je o tom, co mohou očekávat po ukončení případného vyšetřování na pracovišti. Dejte jim také vědět, na koho se mohou obrátit, pokud se objeví další otázky nebo obavy.

Obvykle bude mít smysl nejprve vyslechnout stěžovatele. Pro začátek si od něj vyžádejte písemné prohlášení. Pokud jsou ochotni, jsou velmi užitečná. Pomůže to včas stanovit fakta o situaci. Je přirozené, že se příběhy v průběhu času mění, takže čím dříve, tím lépe. Je dobré se jich zeptat, zda neznají další svědky. Během rozhovoru s obviněnou stranou dejte najevo, že vaším jediným cílem je zjistit fakta.

Pokud je to možné, pokuste se od svědků po skončení rozhovoru získat podepsaná písemná prohlášení. Pokud se v minulosti vyskytlo podobné chování nebo obvinění, uveďte to do zprávy také. Zdokumentujte celý proces a přijměte příslušná opatření, jednejte rychle.

Vyšetřování – detektivní práce

Je třeba učinit analýzu všech nesourodých nebo protichůdných podrobností a podle možností zaměstnavatele určit, k čemu skutečně došlo. Mějte na paměti, že tato zpráva o šetření může být předmětem zjištění, pokud by situace vyústila v soudní spor. Po všech rozhovorech připravte nápravná opatření pro všechny nevyřešené problémy. Je důležité, abyste nápravná opatření podali včas.

Potenciální položky opatření mohou zahrnovat školení, disciplinární opatření, vytvoření nových zásad nebo revizi stávajících zásad. Vždy zajistěte konzistenci všech opatření uložených v předchozích podobných situacích. Vyvarujte se zvýhodňování nejlepších pracovníků nebo klíčových zaměstnanců.

Závěrem: Komunikujte výstup vyšetřování

Bez ohledu na výsledek následně kontaktujte zaměstnance, aby věděli, že jste stížnost vzali vážně. Uvědomte je, že to přímo vedlo k důkladnému prošetření skutečností. Není však třeba sdělovat informace o konkrétních přijatých nápravných opatřeních.

Je důležité, aby personální oddělení nebo nadřízený pracovník situaci sledovali i nadále. Chcete zajistit, aby nedošlo k žádné odvetě a aby zaměstnanci okamžitě nahlásili jakékoli další stížnosti nebo odvetná opatření. Pro sběr dat o stavu a vývoji na pracovišti můžete opakovat personální audit, aby se případným situacím předcházelo preventivně.

Petr Kmošek
Petr Kmošekhttps://www.kmosek.com
Od roku 2010 pomáhám podnikatelům, českým firmám i mezinárodním společnostem dostat z týmů ty nejlepší výkony. Pomůžu vaší společnosti s řízením lidských zdrojů. Společně objevíme cesty, jak zlepšit výkon zaměstnanců a zlepšit fungování vaší firmy. Provedu vás podnikatelskou krizí a seznámím s postupy, jak jí čelit. Jsem zakladatel Institutu rodinných firem.

Přehled hodnocení článku

Honza Va.

Hodnocení článku (0)

Tento článek zatím nemá žádné recenze.

Jak bude vypadat budoucí leadership?

Obchodní prostředí se nepochybně mění. I když některé aspekty vedení, jako je stanovení vize a realizace strategie, zůstanou zachovány. Budoucí manažeři budou muset mít...

Pro změnu civilizace potřebujeme nový leadership

Snad se neleknete, že jsem přeskočil z tématu firem a podniků hned do největšího měřítka jakým je sama civilizace, ale k tomuto článku mě donutilo mé...

Některé podniky boj s rozbouřeným mořem trhu práce prohrály

V posledních několika letech čelí čím dál více podniků stále větším problémům při získávání a udržení zaměstnanců. Myslím, že některé podniky již svůj boj...

V HR už nic neplatí. Musíte začít od začátku!

Dalo by se říci, že je před námi celá řada změn u fungujících procesů a postupů. Dochází k narušení a víceméně ke zpochybnění základních...

Personalisté pozor! 5 klíčových top témat v oblasti HR

Manažeři a vedoucí pracovníci v oblasti HR/ lidských zdrojů musí řídit investice do lidí a také do technologií, pěstovat podpůrnou firemní kulturu a nově...

Chcete vyšší výkon podniku? Objevte Pygmalion efekt

Pygmalionský efekt - Rosenthalův efekt a Golemův efekt jsou dva zajímavé psychologické jevy, které můžeme také zaznamenat na dnešních pracovištích. Říká se, že očekávání...

Jak pracovat s konflikty mezi zaměstnanci?

Množí se nedorozumění a roste napětí a stres. Vzniká konflikt. Drobné nedorozumění mezi spolupracovníky může přerůst ve větší nebo obrovský problém. Mnohokrát si však...

Jak zastavit fluktuaci ve firmě?

Vzhledem k tomu, že velké změny nadále mění podobu pracovní síly v České republice, firmy se snaží doplnit své týmy novými pracovníky, takže jim žalostně...

Co je v krizi zásadní? Leadership!

V jednadvacátém století se vedení stává obtížnějším, protože se zvyšují očekávání zainteresovaných stran, globální problémy, digitální transformace a inovace jsou stále důležitější pro trvalý...

Přichází nová doba HR. Přichází frakcionalizace práce!

V reakci na nedostatek kandidátů a zvýšenou dynamiku pracovního trhu, ale i trhů obecně musí české podniky začít pracovat s lidských zdroji zcela novým způsobem....

Neodmítejte řešit šikanu. Šikana na pracovišti

Šikana může nejen vážně ovlivnit vaši náladu a způsobit nebo zhoršit stávající psychické potíže, ale také zvýšit riziko kardiovaskulárních onemocnění. I když je mně...

České firmy neumí povyšovat a kumulují funkce

Nejlepší pracovník v oboru není vždy nejlepším profilem na manažera! Koho tedy váš podnik povýší? Je to jednoduché, protože jediná cesta, kterou dnešní české podniky...

Co hledáte:

Nejnovější články

Šest pravidel produktivity dle Elona Muska

Tento uniklý dokument obsahuje doporučení Elona Muska svým zaměstnancům...

Nemocní zaměstnanci a nemocný trh práce

K tomuto článku mě přiměla informace z BBC, která tak trochu...

Jak bude vypadat budoucí leadership?

Obchodní prostředí se nepochybně mění. I když některé aspekty...

Jak vybrat prezidenta? Výběr prezidenta pohledem zkušeného náboráře

Dovolte mi takový úvod k tomuto tématu volby prezidenta České...

Exkluzivní
přístup
k článkům

Vyberte si předplatné

Top články týdne

Nové manažerské role v post-pandemickém světě práce

Efektivní manažerské vedení v tomto novém světě vyžaduje nové...

Proč roste poptávka po outsourcingu náboru zaměstnanců?

„Ne supra crepidam sutor iudicaret“ teda jednodušeji „Ševče, drž...

Přichází rekonstrukce pracovních míst!  

Je třeba rekonstruovat pracovní místa. Musíme nahlížet na zaměstnance...

Top články

Generace X Y Z. Rozumíte generacím? Čím a jak je oslovit?

Připravil jsem pro vás náhled nad generacemi X Y...

Co takhle založit si personální agenturu?

Personální agentura je po obchodní stránce celkem bez překážek,...

10 vlastností, které musí mít dobrý manažer nebo šéf

Skvělé manažerské řízení je nezbytné pro fungování vaší společnosti,...

KPI v personalistice, co můžeme měřit?

KPI Key Performance Indicator zkratka definuje tzv.klíčový ukazatel výkonu...

Máte strach nebo cítíte úzkost z práce

Vlastní vypořádání se s úzkostí a strachem v práci...
Tohle by nám pomohlo, kolik to stojí? Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv