DomůKrizový management | Crisis managementVyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Firma v roli detektiva. Firemní detektiv

Tento obsah je určen pouze pro předplatitele

Pro odemknutí tohoto obsahu musíte mít předplatné. Ceník předplatného zde: Předplatné článků
Děkujeme, že rozšiřujete naši komunitu.

Vyšetřování ve firmě může být vyžadováno v reakci zaměstnavatele na jakýkoli podnět, obvykle stížnost, problém nebo nehodu, ale také se může jednat o porušení zásad, postupů nebo v nejhorším případě o trestnou činnost. V rámci personálního auditu, je často vyšetřování na pracovištích také jednou z oblastí, která do něj patří.

Vyšetřování na pracovišti

Vyšetřování na pracovišti je běžnou nutností z mnoha důvodů, od obtěžování až po problémy související s chováním a končící u zjištění nějakého trestného činu. Znalost toho, jak provést důkladné zjištění skutečností, je klíčová pro snížení odpovědnosti, která zaměstnavateli hrozí. V tomto článku se budu zabývat postupy a kroky pro provádění vyšetřování na pracovišti.

V rámci mé personální praxe jsem se setkal i s případy jiného druhu, jako jsou třeba případy, kdy firma potřebuje vědět, že nedochází k úniku dat o patentech nebo know-how, sdílení dat o vývoji projektu, cen, klientech, cílenému poškozování apod. V rámci náboru zaměstnanců na klíčovou top manažerskou pozici si firma najímá detektiva pro analýzu profilu kandidáta. Firma najme firemního detektiva, jako nového zaměstnance, pro analýzu bezpečnostních procesů ve firmě atd.

Jak postupovat při vyšetřování na pracovišti

Cíle vyšetřování

Před zahájením vyšetřování na pracovišti je důležité znát jeho cíl. Cílem je zjistit skutkovou podstatu situace, která může být někdy dost nepřehledná. Na základě těchto skutečností pak mohou vedoucí pracovníci učinit rozhodnutí. Také společnost může tímto způsobem prokázat, že skutečně vynaložila náležitou péči na shromáždění a sběr faktů o situaci. V neposlední řadě také nabízí možnost jednat podle potřeby a omezit tak riziko pro všechny zúčastněné.

Jakmile člen HR oddělení, vedení  nebo manažer oddělení obdrží stížnost, měl by správně posoudit, zda je nutné provést interní šetření. Často nebude k vyřešení problému potřebovat žádná další fakta ani zdroje. V těchto případech může vedení jednoduše vyřešit záležitost neformálně. Interní šetření by však mělo být provedeno, pokud stěžovatel nemůže dodat všechna fakta potřebná k rozhodnutí nebo si není jist hloubkou situace.

Další článek:  Kdo je personální auditor

Nezaujaté posouzení

Je proto důležité, aby každá stížnost byla posouzena nezaujatě. Někdy lidé vznášejí svá tvrzení z prosté zášti nebo jako odplatu nadřízenému, podřízenému, kolegovi nebo kolegyni. Malé zápletky až složité konflikty mohou být nejrůznějšího původu. Až do ukončení úplného a pečlivého prověření však vyčkejte s jakýmkoli rozhodnutím o vině či nevině. V průběhu celého procesu vyšetřování je důležité být spravedlivý. Z tvrzení by se nakonec mohla stát žaloba. Obstály by důkazy a váš celkový postup před neutrální třetí stranou by mohl být problém.

Průběh vyšetřování

Vyšetřování na pracovišti se obvykle týká otázek, které jsou citlivé povahy. To vyžaduje, aby zaměstnavatelé řešili situaci co nejrychleji. Pro takové stížnosti byste měli mít dobře definovaný postup. Tento proces by měl určovat, jakým způsobem jsou stížnosti směrovány od nadřízených k personálnímu oddělení. Všichni vedoucí pracovníci by měli být proškoleni, aby kontaktovali personální oddělení, pokud u nich zaměstnanec podá stížnost. Uvědomte si, že formální stížnosti nejsou nutné k zahájení opatření. Jakmile si uvědomíte možné pochybení, začněte s vyšetřováním, i když není podána žádná stížnost. Čím déle budete s řešením problému otálet, tím vyšší je riziko, že vedení ohrozí důvěru svých zaměstnanců a vznikne škoda.

Dalším důvodem pro rychlost je zjištění, zda je třeba přijmout nějaké opatření dříve, než začnete s vyšetřováním. Například pokud existuje riziko ohrožení zdraví, bezpečnosti zaměstnance, škody na majetku, musíte jednat opravdu rychle. Pozastavení pracovního výkonu práce nebo dočasné převedení na jinou práci může poskytnout rychlou reakci během tohoto procesu. Vyvarujte se přijetí jakýchkoli opatření proti stěžovateli. Někteří by to mohli považovat za odvetné opatření.  

Správné a rychlé reakce

Nejenže byste měli rychle začít, ale měli byste také rychle postupovat. Rychlé vyšetřování vám umožní uchovat důkazy a svědkům umožní přesněji si vybavit skutečnosti. Pokud dojde ke zpoždění, zdokumentujte jeho důvody a po skončení informujte strany o výsledcích. Proto podnikněte proaktivní kroky, abyste se vyhnuli odvetným opatřením.

Další článek:  Když se nedaří nalézt nebo hledat nové zaměstnance

Je důležité, aby všichni věděli, že nebudete tolerovat žádnou formu nezákonného obtěžování nebo odvety. Tím chráníte nejen ty, kteří podali stížnost, ale také případné svědky. Než začnete, informujte je všechny, že zaměstnavatel nebude tolerovat odvetná opatření. Ujistěte se, že tato informace žije nejen ve vaší příručce zaměstnance na intranetu, ale také v případném školení. Při každém pohovoru by také mělo být zdokumentováno, že toto prohlášení bylo učiněno. Všichni by si měli být vědomi, že to zahrnuje jakékoli chování nebo jednání, které by mohlo být považováno za odvetné. Nezáleží na tom, zda to byl či nebyl záměr.  

Stížnost a otevřenost

Poměrně často se stává, že zaměstnavatel chce celou věc řešit, ale zaměstnanci nebo zaměstnanec podá stížnost, ale v úvodu žádá, aby nebyla přijata žádná opatření nebo aby jejich jméno zůstalo zcela utajeno. Důvodem je obvykle obava z odvetných opatření. Není to však slib, který může zaměstnavatel dodržet. Ujistěte se tedy, že to vaši nadřízení, manažeři a zástupci personálního oddělení chápou. Jejich výpovědi budete považovat za informace, které je třeba znát, a budete o tom informovat. Společnost však čelí právním otázkám, pokud problémy, na které vás upozorní včas řádně neprošetříte.

Proces vyšetřování na pracovišti

Zvolte vhodnou strategii a zvažte všechny oblasti odpovědnosti. V závislosti na situaci může být rozumné zapojit do této části procesu právního zástupce a sním propojit externího nebo interního vyšetřovatele. Časový plán, seznam osob, se kterými je třeba hovořit – stěžovatel, obviněný, oběť, svědci atd. Ve skupině bude někdo z HR, nadřízený a třetí strana – vyšetřovatel, personální auditor. Zde upozorňuji, že třetí strana nemůže zaměstnavatele hájit v žádném soudním sporu. Zvolte čas a místo pro provedení šetření. Ideální je, když je to v soukromí a mimo prostory firmy. Je nutné zajistit všechny související dokumenty a vše řádně zaznamenat do zprávy – protokolu.

Vyšetřovatel – personální auditor

Klíčový je výběr vhodné osoby, která bude sloužit jako vyšetřovatel. Mezi vhodně vybrané osoby mohou patřit ti, kteří nejsou do situace příliš úzce zapojeni. Jsou důvěryhodní pro svou čestnost, důvěryhodnost a diskrétnost. Jsou vyškolení v provádění vyšetřování na pracovišti, znají prostředí personální práce, ale i koučinku, kladení otázek, sběru dat, křížovému ověřování atd.

Další článek:  Máte problémy v podnikání?

Rozhovory a šetření

Účelem rozhovoru je shromáždit fakta o konkrétní situaci. Požádejte strany, aby byly co nejupřímnější a nejpodrobnější. Informujte je o tom, co mohou očekávat po ukončení případného vyšetřování na pracovišti. Dejte jim také vědět, na koho se mohou obrátit, pokud se objeví další otázky nebo obavy.

Obvykle bude mít smysl nejprve vyslechnout stěžovatele. Pro začátek si od něj vyžádejte písemné prohlášení. Pokud jsou ochotni, jsou velmi užitečná. Pomůže to včas stanovit fakta o situaci. Je přirozené, že se příběhy v průběhu času mění, takže čím dříve, tím lépe. Je dobré se jich zeptat, zda neznají další svědky. Během rozhovoru s obviněnou stranou dejte najevo, že vaším jediným cílem je zjistit fakta.

Pokud je to možné, pokuste se od svědků po skončení rozhovoru získat podepsaná písemná prohlášení. Pokud se v minulosti vyskytlo podobné chování nebo obvinění, uveďte to do zprávy také. Zdokumentujte celý proces a přijměte příslušná opatření, jednejte rychle.

Vyšetřování – detektivní práce

Je třeba učinit analýzu všech nesourodých nebo protichůdných podrobností a podle možností zaměstnavatele určit, k čemu skutečně došlo. Mějte na paměti, že tato zpráva o šetření může být předmětem zjištění, pokud by situace vyústila v soudní spor. Po všech rozhovorech připravte nápravná opatření pro všechny nevyřešené problémy. Je důležité, abyste nápravná opatření podali včas.

Potenciální položky opatření mohou zahrnovat školení, disciplinární opatření, vytvoření nových zásad nebo revizi stávajících zásad. Vždy zajistěte konzistenci všech opatření uložených v předchozích podobných situacích. Vyvarujte se zvýhodňování nejlepších pracovníků nebo klíčových zaměstnanců.

Závěrem: Komunikujte výstup vyšetřování

Bez ohledu na výsledek následně kontaktujte zaměstnance, aby věděli, že jste stížnost vzali vážně. Uvědomte je, že to přímo vedlo k důkladnému prošetření skutečností. Není však třeba sdělovat informace o konkrétních přijatých nápravných opatřeních.

Je důležité, aby personální oddělení nebo nadřízený pracovník situaci sledovali i nadále. Chcete zajistit, aby nedošlo k žádné odvetě a aby zaměstnanci okamžitě nahlásili jakékoli další stížnosti nebo odvetná opatření. Pro sběr dat o stavu a vývoji na pracovišti můžete opakovat personální audit, aby se případným situacím předcházelo preventivně.

Petr Kmošek
Petr Kmošekhttps://www.kmosek.com
Od roku 2010 pomáhám podnikatelům, českým firmám i mezinárodním společnostem dostat z týmů ty nejlepší výkony. Pomůžu vaší společnosti s řízením lidských zdrojů. Společně objevíme cesty, jak zlepšit výkon zaměstnanců a zlepšit fungování vaší firmy. Provedu vás podnikatelskou krizí a seznámím s postupy, jak jí čelit. Jsem zakladatel Institutu rodinných firem.

Řízení firmy v době krize. Podnikatelské jamais vu

Během krize, která probíhá a další je již před námi se manažeři musí bohužel vzdát přesvědčení, že reakce shora dolů zajistí stabilitu. V běžných...

Druhy podnikatelských krizí. Jak zvládnout krize v podnikání

Krize ve firmě nebo podniku je často zcela nepředvídaná událost, která vyvolává neklid mezi lidmi v organizaci a částečně také mimo ni. Organizaci dnes...

Hledám investora pro projekt: Institut rodinných firem

Nadace Institut rodinných firem bude podporovat neziskové projekty, zejména v oblastech vzdělávání a rozvoje rodinných firem v České republice. Důvod, proč jsem se rozhodl vybudovat nadaci...

Božský komplex podnikatele. Vypněte si GOD MODE!

Nejdříve si vysvětlíme pojem God mode. God mode je obecný výraz pro cheatovací kód ve videohrách, který činí hráče nepřemožitelným. Bohužel se někdy potkáme...

Rodinný strom – základ všech rodinných firem

Rodinné firmy se v celé Evropě těší mnohaleté tradici. Celá jedna třetina z 250 největších rodinných firem sídlí v Evropě a celých 85 % evropských společností...

Krizový scénář pro české podniky do roku 2030

S ohledem na vývoj, který nyní zažívá většina dnešních firem, a nejen těch rodinných je jasné, že firmy budou muset začít daleko více zasahovat do...

Stojíte, stagnujete, přešlapujete? Zkuste zpětnou vazbu

Pro majitele nebo manažery na jakékoliv úrovni je nejlepším způsobem jak se rozvíjet, vést a pak získat zpětnou vazbu. Znamená to jednat a komunikovat...

Manažerky, podnikatelky se syndromem včelí královny

Tento termín poprvé definovali psychologové (C. Tavris, G. L. Staines a T. E. Jayaratne ) na Michiganské univerzitě v roce 1973 z jiného zdroje je...

Jaký mají hormony vliv na úspěch na trhu práce?

Proč článek o hormonech a nezaměstnaných? Protože některé rozdíly v chování při hledání zaměstnání jsou způsobeny biologickými procesy, které jsou mimo kontrolu uchazeče o...

Jak budovat silnou rodinnou firmu?

V roce 1972 učinily děti zakladatele společnosti Porsche Ferdinanda Porscheho odvážný krok. (Až do roku 1935 byl Ferdinand Porsche československým občanem, byť v Československu prakticky...

Nová krizová role HR

V mém dnešním článku se můžeme se zaměřit na očekávanou budoucí úlohu lidských zdrojů.  Mohli bychom se domnívat, že manažeři lidských zdrojů mohou plnit zásadní...

Majitelé naslouchejte mladým. Reverzní mentoring

Měl bych jako majitel začít dělat něco jinak, aby mně neujel vlak doby? Jak diskutovat a rozvíjet moderní témata, kterým jako majitel vzhledem...

Co hledáte:

Nejnovější články

Kariérní rada: Svět práce přeje produktivním a ne zaměstnaným!

Ve své práci se soustřeďte na to, co můžete...

Textovky a SMS v náboru? Nový trend v náboru zaměstnanců?

Společnost Nexxt nedávno oznámila výsledky celostátního průzkumu mezi více...

Manuál na firemní krizi

Máme tu další článek, který by měl podpořit firmy...

Inspirace: Opravdu dobrá videa značek zaměstnavatelů

Několik inspirativních způsobů, jak komunikovat svou značku zaměstnavatele s...

Exkluzivní
přístup
k článkům

Vyberte si předplatné

Top články týdne

Jak se připravit na pracovní pohovor s Billem Gatesem?

Být na pohovoru s Billem Gatesem je nepochybně snem...

Achillova pata firem = kandidáti, zaměstnanci, manažeři

Když Achilleus zemřel po zásahu Paridova šípu do své...

Současná toxická politická kultura

Když jsem poprvé zaregistroval to, jakým způsobem se některá...

Neumíte to s lidmi? Neumíte komunikovat!

Jak často se ve své manažerské praxi potkáváte se...

Toužíte po práci v náboru zaměstnanců? Nábor zaměstnanců není pro každého!

Dnešní organizace mají povinnost připravit svůj nábor tak, aby...

Top články

Generace X Y Z. Rozumíte generacím? Čím a jak je oslovit?

Připravil jsem pro vás náhled nad generacemi X Y...

Co takhle založit si personální agenturu?

Personální agentura je po obchodní stránce celkem bez překážek,...

10 vlastností, které musí mít dobrý manažer nebo šéf

Skvělé manažerské řízení je nezbytné pro fungování vaší společnosti,...

KPI v personalistice, co můžeme měřit?

KPI Key Performance Indicator zkratka definuje tzv.klíčový ukazatel výkonu...

Máte strach nebo cítíte úzkost z práce

Vlastní vypořádání se s úzkostí a strachem v práci...
Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektivTohle by nám pomohlo, kolik to stojí?