DomůKrizový management | Crisis managementVyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektiv

Firma v roli detektiva. Firemní detektiv

Tento obsah je určen pouze pro předplatitele

Pro odemknutí tohoto obsahu musíte mít předplatné. Ceník předplatného zde: Předplatné článků
Děkujeme, že rozšiřujete naši komunitu.

Vyšetřování ve firmě může být vyžadováno v reakci zaměstnavatele na jakýkoli podnět, obvykle stížnost, problém nebo nehodu, ale také se může jednat o porušení zásad, postupů nebo v nejhorším případě o trestnou činnost. V rámci personálního auditu, je často vyšetřování na pracovištích také jednou z oblastí, která do něj patří.

Vyšetřování na pracovišti

Vyšetřování na pracovišti je běžnou nutností z mnoha důvodů, od obtěžování až po problémy související s chováním a končící u zjištění nějakého trestného činu. Znalost toho, jak provést důkladné zjištění skutečností, je klíčová pro snížení odpovědnosti, která zaměstnavateli hrozí. V tomto článku se budu zabývat postupy a kroky pro provádění vyšetřování na pracovišti.

V rámci mé personální praxe jsem se setkal i s případy jiného druhu, jako jsou třeba případy, kdy firma potřebuje vědět, že nedochází k úniku dat o patentech nebo know-how, sdílení dat o vývoji projektu, cen, klientech, cílenému poškozování apod. V rámci náboru zaměstnanců na klíčovou top manažerskou pozici si firma najímá detektiva pro analýzu profilu kandidáta. Firma najme firemního detektiva, jako nového zaměstnance, pro analýzu bezpečnostních procesů ve firmě atd.

Jak postupovat při vyšetřování na pracovišti

Cíle vyšetřování

Před zahájením vyšetřování na pracovišti je důležité znát jeho cíl. Cílem je zjistit skutkovou podstatu situace, která může být někdy dost nepřehledná. Na základě těchto skutečností pak mohou vedoucí pracovníci učinit rozhodnutí. Také společnost může tímto způsobem prokázat, že skutečně vynaložila náležitou péči na shromáždění a sběr faktů o situaci. V neposlední řadě také nabízí možnost jednat podle potřeby a omezit tak riziko pro všechny zúčastněné.

Jakmile člen HR oddělení, vedení  nebo manažer oddělení obdrží stížnost, měl by správně posoudit, zda je nutné provést interní šetření. Často nebude k vyřešení problému potřebovat žádná další fakta ani zdroje. V těchto případech může vedení jednoduše vyřešit záležitost neformálně. Interní šetření by však mělo být provedeno, pokud stěžovatel nemůže dodat všechna fakta potřebná k rozhodnutí nebo si není jist hloubkou situace.

Další článek:  Než se rozhodnete pro personální audit

Nezaujaté posouzení

Je proto důležité, aby každá stížnost byla posouzena nezaujatě. Někdy lidé vznášejí svá tvrzení z prosté zášti nebo jako odplatu nadřízenému, podřízenému, kolegovi nebo kolegyni. Malé zápletky až složité konflikty mohou být nejrůznějšího původu. Až do ukončení úplného a pečlivého prověření však vyčkejte s jakýmkoli rozhodnutím o vině či nevině. V průběhu celého procesu vyšetřování je důležité být spravedlivý. Z tvrzení by se nakonec mohla stát žaloba. Obstály by důkazy a váš celkový postup před neutrální třetí stranou by mohl být problém.

Průběh vyšetřování

Vyšetřování na pracovišti se obvykle týká otázek, které jsou citlivé povahy. To vyžaduje, aby zaměstnavatelé řešili situaci co nejrychleji. Pro takové stížnosti byste měli mít dobře definovaný postup. Tento proces by měl určovat, jakým způsobem jsou stížnosti směrovány od nadřízených k personálnímu oddělení. Všichni vedoucí pracovníci by měli být proškoleni, aby kontaktovali personální oddělení, pokud u nich zaměstnanec podá stížnost. Uvědomte si, že formální stížnosti nejsou nutné k zahájení opatření. Jakmile si uvědomíte možné pochybení, začněte s vyšetřováním, i když není podána žádná stížnost. Čím déle budete s řešením problému otálet, tím vyšší je riziko, že vedení ohrozí důvěru svých zaměstnanců a vznikne škoda.

Dalším důvodem pro rychlost je zjištění, zda je třeba přijmout nějaké opatření dříve, než začnete s vyšetřováním. Například pokud existuje riziko ohrožení zdraví, bezpečnosti zaměstnance, škody na majetku, musíte jednat opravdu rychle. Pozastavení pracovního výkonu práce nebo dočasné převedení na jinou práci může poskytnout rychlou reakci během tohoto procesu. Vyvarujte se přijetí jakýchkoli opatření proti stěžovateli. Někteří by to mohli považovat za odvetné opatření.  

Správné a rychlé reakce

Nejenže byste měli rychle začít, ale měli byste také rychle postupovat. Rychlé vyšetřování vám umožní uchovat důkazy a svědkům umožní přesněji si vybavit skutečnosti. Pokud dojde ke zpoždění, zdokumentujte jeho důvody a po skončení informujte strany o výsledcích. Proto podnikněte proaktivní kroky, abyste se vyhnuli odvetným opatřením.

Další článek:  Nová služba: Miniaudit vašeho náboru

Je důležité, aby všichni věděli, že nebudete tolerovat žádnou formu nezákonného obtěžování nebo odvety. Tím chráníte nejen ty, kteří podali stížnost, ale také případné svědky. Než začnete, informujte je všechny, že zaměstnavatel nebude tolerovat odvetná opatření. Ujistěte se, že tato informace žije nejen ve vaší příručce zaměstnance na intranetu, ale také v případném školení. Při každém pohovoru by také mělo být zdokumentováno, že toto prohlášení bylo učiněno. Všichni by si měli být vědomi, že to zahrnuje jakékoli chování nebo jednání, které by mohlo být považováno za odvetné. Nezáleží na tom, zda to byl či nebyl záměr.  

Stížnost a otevřenost

Poměrně často se stává, že zaměstnavatel chce celou věc řešit, ale zaměstnanci nebo zaměstnanec podá stížnost, ale v úvodu žádá, aby nebyla přijata žádná opatření nebo aby jejich jméno zůstalo zcela utajeno. Důvodem je obvykle obava z odvetných opatření. Není to však slib, který může zaměstnavatel dodržet. Ujistěte se tedy, že to vaši nadřízení, manažeři a zástupci personálního oddělení chápou. Jejich výpovědi budete považovat za informace, které je třeba znát, a budete o tom informovat. Společnost však čelí právním otázkám, pokud problémy, na které vás upozorní včas řádně neprošetříte.

Proces vyšetřování na pracovišti

Zvolte vhodnou strategii a zvažte všechny oblasti odpovědnosti. V závislosti na situaci může být rozumné zapojit do této části procesu právního zástupce a sním propojit externího nebo interního vyšetřovatele. Časový plán, seznam osob, se kterými je třeba hovořit – stěžovatel, obviněný, oběť, svědci atd. Ve skupině bude někdo z HR, nadřízený a třetí strana – vyšetřovatel, personální auditor. Zde upozorňuji, že třetí strana nemůže zaměstnavatele hájit v žádném soudním sporu. Zvolte čas a místo pro provedení šetření. Ideální je, když je to v soukromí a mimo prostory firmy. Je nutné zajistit všechny související dokumenty a vše řádně zaznamenat do zprávy – protokolu.

Vyšetřovatel – personální auditor

Klíčový je výběr vhodné osoby, která bude sloužit jako vyšetřovatel. Mezi vhodně vybrané osoby mohou patřit ti, kteří nejsou do situace příliš úzce zapojeni. Jsou důvěryhodní pro svou čestnost, důvěryhodnost a diskrétnost. Jsou vyškolení v provádění vyšetřování na pracovišti, znají prostředí personální práce, ale i koučinku, kladení otázek, sběru dat, křížovému ověřování atd.

Další článek:  Personální audit ve firmě? Kdy realizovat, co sledovat a jak?

Rozhovory a šetření

Účelem rozhovoru je shromáždit fakta o konkrétní situaci. Požádejte strany, aby byly co nejupřímnější a nejpodrobnější. Informujte je o tom, co mohou očekávat po ukončení případného vyšetřování na pracovišti. Dejte jim také vědět, na koho se mohou obrátit, pokud se objeví další otázky nebo obavy.

Obvykle bude mít smysl nejprve vyslechnout stěžovatele. Pro začátek si od něj vyžádejte písemné prohlášení. Pokud jsou ochotni, jsou velmi užitečná. Pomůže to včas stanovit fakta o situaci. Je přirozené, že se příběhy v průběhu času mění, takže čím dříve, tím lépe. Je dobré se jich zeptat, zda neznají další svědky. Během rozhovoru s obviněnou stranou dejte najevo, že vaším jediným cílem je zjistit fakta.

Pokud je to možné, pokuste se od svědků po skončení rozhovoru získat podepsaná písemná prohlášení. Pokud se v minulosti vyskytlo podobné chování nebo obvinění, uveďte to do zprávy také. Zdokumentujte celý proces a přijměte příslušná opatření, jednejte rychle.

Vyšetřování – detektivní práce

Je třeba učinit analýzu všech nesourodých nebo protichůdných podrobností a podle možností zaměstnavatele určit, k čemu skutečně došlo. Mějte na paměti, že tato zpráva o šetření může být předmětem zjištění, pokud by situace vyústila v soudní spor. Po všech rozhovorech připravte nápravná opatření pro všechny nevyřešené problémy. Je důležité, abyste nápravná opatření podali včas.

Potenciální položky opatření mohou zahrnovat školení, disciplinární opatření, vytvoření nových zásad nebo revizi stávajících zásad. Vždy zajistěte konzistenci všech opatření uložených v předchozích podobných situacích. Vyvarujte se zvýhodňování nejlepších pracovníků nebo klíčových zaměstnanců.

Závěrem: Komunikujte výstup vyšetřování

Bez ohledu na výsledek následně kontaktujte zaměstnance, aby věděli, že jste stížnost vzali vážně. Uvědomte je, že to přímo vedlo k důkladnému prošetření skutečností. Není však třeba sdělovat informace o konkrétních přijatých nápravných opatřeních.

Je důležité, aby personální oddělení nebo nadřízený pracovník situaci sledovali i nadále. Chcete zajistit, aby nedošlo k žádné odvetě a aby zaměstnanci okamžitě nahlásili jakékoli další stížnosti nebo odvetná opatření. Pro sběr dat o stavu a vývoji na pracovišti můžete opakovat personální audit, aby se případným situacím předcházelo preventivně.

Petr Kmošek
Petr Kmošekhttps://www.kmosek.com
Od roku 2010 pomáhám podnikatelům, českým firmám i mezinárodním společnostem dostat z týmů ty nejlepší výkony. Pomůžu vaší společnosti s řízením lidských zdrojů. Společně objevíme cesty, jak zlepšit výkon zaměstnanců a zlepšit fungování vaší firmy. Provedu vás podnikatelskou krizí a seznámím s postupy, jak jí čelit. Jsem zakladatel Institutu rodinných firem.

Fluktuace zaměstnanců. Jak na to?

Zcela upřímně a otevřeně. Bez poznání, hluboké analýzy příčin a odchodu zaměstnanců toho moc s tématem fluktuace ve vaší firmě nedokážete. Já ve své...

Dobrý šéf je především dobrý kouč!

Dobří lídři jsou obvykle také dobrými kouči. Vedoucí pracovníci jsou v první linii, když vedou, inspirují a povzbuzují lidi k výkonům a změnám. Efektivním...

Bez zaměstnávání starších trh práce neporazíte!

Současné náborové prostředí není tak vstřícné vůči věku, jak by mohlo být, i když se doba kvůli nedostatku kandidátů může výrazně změnit. Více než...

Proč vás vaši zaměstnanci opouštějí?

Jaké jsou hlavní důvody odchodu ze zaměstnání? A co láká kandidáty do nové práce? Nejnovější průzkum společnosti PayScale se do této problematiky ponořil, aby...

Servant leadership. Vůdcovství pro dnešní generace

V rámci přečtení dnes již více než tisíce článků a studií, včetně stovek knih na téma vedení a managmentu můžu s jistotu prohlásit, že...

Skleněný strop – reálná bariéra dnešních manažerek

Navzdory výrazné podpoře diverzity ve firmách a legislativě pro rovné příležitosti žen a mužů je třeba konstatovat, že ženy stále zůstávají v rozhodovacích pozicích...

Krizi překoná pouze podnikatelská odolnost

Důvodem, proč je dnes pojem resilience aktuálním tématem, je skutečnost, že někteří podnikatelé se vzdávají, zatímco jiní navzdory všemu nadále přežívají, zatímco se potýkají...

Jak nakopnout produktivitu vaší firmy?

Vedoucí pracovníci se vždy snaží zvýšit produktivitu zaměstnanců a samozřejmě někteří z nich se snaží zvýšit i tu vlastní. Až příliš často se však tato...

Model SPNNPS. Model vysoce výkonných organizací

Abych úvod trochu vylepšil našel jsem zajímavé přirovnání z knihy Alenka v říši divů, když hledala cestu z oné říše. „Řekla bys mi prosím,...

Metodika výstupního pohovoru. Průvodce exit interview

Výstupní pohovory se zaměstnanci jsou těžké a náročné. Ještě těžší je však najít vhodný způsob a vhodné otázky pro výstupní pohovor – exit interview....

Jak na adaptační proces? Komplexní plán zaškolení nového zaměstnance

Při nástupu nových zaměstnanců do vašeho podniku nebo organizace je důležité mít vypracovaný komplexní plán jejich nástupu a upozorňuji komplexní. Adaptační plán = co +...

Uvíznutí manažeři mezi několika krizemi

Výzkumníci společnosti The Ken Blanchard Companies® nedávno dokončili průzkum, jehož cílem bylo zjistit, jakým výzvám čelí dnešní manažeři a jak se s nimi úspěšně...

Co hledáte:

Nejnovější články

Podnikům vznikají mezery v dovednostech. Co dělat?

Když slyším něco na téma mezery v dovednostech u dnešních...

Fluktuace zaměstnanců. Jak na to?

Zcela upřímně a otevřeně. Bez poznání, hluboké analýzy příčin...

Pohřben v práci? Tohle je vaše poslední židle!

Mnoho firem sice investuje do nákladných ergonomických kancelářských židlí,...

Chyťte rok 2023 za pačesy!

V první polovině roku 2022 se inflace rozběhla na...

Exkluzivní
přístup
k článkům

Vyberte si předplatné

Top články týdne

Nemůžete nemít značku zaměstnavatele

Moc se mi líbil článek, jehož autorem je Dave...

Barva oblečení a pohovor? Když za vás mluví barvy

Našel jsem tři roky starou studii o barvách a...

Ovlivňují naše biorytmy naši kariéru?

Lidé, jejichž výkonnost má svůj vrchol ráno, mají vetší...

Průvodce: Hledání pasivních kandidátů na trhu práce

Pasivní kandidát je někdo, kdo je v současné době...

HR management malé firmy. Jak vám to jde se zaměstnanci?

Následující data jsou založeny na průzkumu téměř 500 zaměstnanců...

Top články

Generace X Y Z. Rozumíte generacím? Čím a jak je oslovit?

Připravil jsem pro vás náhled nad generacemi X Y...

Co takhle založit si personální agenturu?

Personální agentura je po obchodní stránce celkem bez překážek,...

10 vlastností, které musí mít dobrý manažer nebo šéf

Skvělé manažerské řízení je nezbytné pro fungování vaší společnosti,...

KPI v personalistice, co můžeme měřit?

KPI Key Performance Indicator zkratka definuje tzv.klíčový ukazatel výkonu...

Máte strach nebo cítíte úzkost z práce

Vlastní vypořádání se s úzkostí a strachem v práci...
Vyšetřování na pracovišti? Když je firma detektivTohle by nám pomohlo, kolik to stojí?